Wielkanocny prezent od pracodawcy: kiedy PIT po stronie pracownika

Prezenty, imprezy oraz inne gesty dobroczynności pracodawców zazwyczaj kojarzą się z okresem świąt Bożego Narodzenia. Jednak coraz częściej pracodawcy, przy każdej nadarzającej się okazji próbują zmotywować swoich pracowników do bardziej efektywnej pracy przez zwiększenie ich zadowolenia z warunków pracy i płacy. Taką okazją są niewątpliwie Święta Wielkanocne.

Z zakładowego funduszu

Decydując się na jakikolwiek gest w stosunku do pracowników, warto przede wszystkim zaplanować go tak, aby można go było prawidłowo rozliczyć bez generowania dodatkowego kosztu po stronie obdarowanego.

Przede wszystkim warto podkreślić jak ważne w tej kwestii jest źródło finansowania prezentów świątecznych dla pracowników. Pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników zobligowani do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) mogą wykorzystać go w takim celu. Niestety dobroczynność socjalna musi być bardzo przemyślana, gdyż nie wystarczy sam fakt tworzenia zfśs. Powinny zostać spełnione kryteria, na podstawie których przyznane będzie świadczenie. Przyznanie i wysokość świadczenia musi być uzależnione od sytuacji materialnej i rodzinnej obdarowanego. Tylko wtedy będzie można zastosować zwolnienie ze składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz czasem z podatku - do 380 zł w roku.

Nie zawsze 380 zł wolne od podatku

Choć - tak jak już zostało wspomniane - 380 zł w danym roku kalendarzowym finansowane z zfśs jest zwolnione z podatku, to jednak nie każda forma świadczenia kwalifikuje się do tego zwolnienia. Jeżeli prezent będzie przekazany w postaci świadczenia rzeczowego, pieniężnego lub karty przedpłaconej, to wówczas zwolnienie będzie miało zastosowania. Jeżeli jednak zostaną przyznane bony lub talony, które można wymienić na inne towary lub usługi, to zastosowanie zwolnienia będzie bezpodstawne.

Ze środków obrotowych

W przypadku braku w firmie zakładowego funduszu lub podjęcia decyzji o sfinansowaniu świadczeń świątecznych ze środków obrotowych firmy, cała wartość świadczenia będzie przychodem obdarowanego, który zobowiązany będzie pokryć koszt składek i podatku. Jeżeli dobroczynność nie będzie nosiła znamiona działalności socjalnej, to wówczas pracodawca może uznać poniesione wydatki jako koszt uzyskania przychodu.

Z imprezą też warto uważać O ile w przypadku obdarowania pracowników prezentami świątecznymi warto rozważyć ich sfinansowanie z zfśs, o tyle finansowanie imprezy świątecznej powinno być tylko i wyłącznie z środków obrotowych. Jeżeli zaprosimy na nią wszystkich pracowników, bez uzależnienia ich obecności od sytuacji materialnej i rodzinnej, to wówczas nie zostaną spełnione kryteria umożliwiające sfinansowanie spotkania z zfśs. Takie stanowisko przyjął Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 4283/06).

Ważna intencja i charakter spotkania

Jeżeli impreza świąteczna zostanie zorganizowana w celu zwiększenia efektywności pracy i zadowolenia pracowników i cel ten zostanie udowodniony w przypadku kontroli fiskusa, to wówczas pracodawca może koszt imprezy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu spółki. Jest to bowiem niewątpliwie wydatek związany z działalnością firmy, co jest jednym z kryteriów pozwalających ten koszt w taki sposób zakwalifikować. Aby cały wydatek imprezy był kosztem uzyskania przychodu, musi ona być zorganizowana dla pracowników i ich rodzin. Wydatek za osoby towarzyszące nie pomniejszy przychodu.

Integracyjna świąteczna nie powiększy przychodu uczestnika

O ile kwestia prezentów świątecznych wymaga wnikliwej analizy pod kątem podatkowym, o tyle, działając zgodnie z wytycznymi Trybunału Konstytucyjnego zawartymi w wyroku z 7 lipca 2014 r. (K 7/13), można zorganizować świąteczne spotkanie bez ryzyka, że powiększy ono u uczestników przychód ze stosunku pracy. Wystarczy bowiem, że zostaną zachowane trzy kryteria:

- udział w spotkanie musi być dobrowolny, tzn. pracownicy mogą, ale nie muszą w nim uczestniczyć,

- udział nie zwiększy ich materialnych korzyści oraz

- nie da się określić kosztu na każdego z uczestników.