Wraz z zakończeniem roku kalendarzowego podatnicy zmagają się prawidłowym zakwalifikowaniem poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Wątpliwości te dotyczą w szczególności nakładów na budowanie wizerunku, w tym wydatków na tzw. działalność CSR (czyli biznesu odpowiedzialnego społecznie). Prawidłowe ujęcie i udokumentowanie takich wydatków często może przesądzić o uznaniu ich za koszt podatkowy.
Co do zasady, wydatki poniesione na reklamę są kosztem podatkowym, jeśli reklama jest związana z prowadzoną działalnością i służy uzyskaniu przychodów. W praktyce ukształtowało się też podejście, że wydatek powinien być racjonalny i właściwie udokumentowany.
Inaczej niż wydatki na reklamę, koszty reprezentacji nie mogą być kosztem uzyskania przychodów. Zgodnie z ustawą o CIT, do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).
Reprezentacja, czyli co
Przepisy ustaw podatkowych nie definiują pojęcia „reprezentacja". Słownikowa definicja wskazuje, że reprezentacja to „okazałość, wystawność w trybie życia związana ze stanowiskiem, pozycją". Zgodnie z ukształtowaną dawniej linią orzeczniczą i interpretacyjną, koszty reprezentacji charakteryzowały się okazałością i wystawnością, a celem ich poniesienia było wyłącznie kreowanie wizerunku firmy (np. interpretacja Izby Skarbowej w Rzeszowie z 6 grudnia 2006 r., IS.I/2-4231/22/06). Jednocześnie, ze względu na brzmienie wspomnianego przepisu, wykluczano z kosztów wydatki na usługi gastronomiczne (posiłki, poczęstunek).
Obecnie podejście do reprezentacji wygląda inaczej. Przełomowy okazał się wyrok NSA z 25 stycznia 2012 r. (II FSK 1445/10), zgodnie z którym „koszty reprezentacji (...) to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia".