Podatnik prowadzi działalność gospodarczą (działalność biurowa) w mieszkaniu (mieszkanie jest współwłasnością majątkową małżeńską). Mieszkanie ma 80 m2. Przedsiębiorca zgłosił w urzędzie gminy wykonywanie działalności w mieszkaniu i zadeklarował, że dla celów działalności będzie wykorzystywać 15 m2. Dlatego co miesiąc wlicza do kosztów 15/80 kwoty czynszu za to mieszkanie. Czy w taki sam sposób ma rozliczać koszty energii elektrycznej, tzn. też w wysokości 15/80? Faktury za energię dotyczą zawsze okresów dwumiesięcznych, więc jak te kwoty ujmować w kosztach i wpisywać do pkpir – raz na dwa miesiące? Czy ma jakieś znaczenie, że na fakturze za energię jako nabywcy są wpisani oboje małżonkowie? – pyta czytelnik.
Przedsiębiorcy (osoby fizyczne) prowadzący działalność gospodarczą w mieszkaniu (domu), którzy chcą zaliczyć wydatki związane z eksploatacją takiej nieruchomości jako koszt podatkowy prowadzonej firmy, muszą pamiętać o wykazaniu związku tych wydatków z prowadzoną działalnością. Nie mogą to być wydatki o charakterze osobistym. Organy podatkowe podkreślają, że wydatki związane z utrzymaniem mieszkania (domu) mogą być kosztem uzyskania przychodów takiego przedsiębiorcy tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy pomieszczenie na prowadzenie działalności gospodarczej (np. gabinet lekarski, biuro itd.) nie służy potrzebom osobistym podatnika. Jeśli natomiast pomieszczenie służące działalności gospodarczej jest wykorzystywane także albo wręcz głównie na potrzeby osobiste, to wydatków tych przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych. Z tego względu powinno zostać wyodrębnione pomieszczenie, np. pokój w mieszkaniu, parter w domu dwukondygnacyjnym, służące wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej (zob. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2012 r., IBPBI/1/415-379/12/ZK).
W dacie wystawienia faktury
Odnośnie do daty potrącenia kosztu rozumiem, że czytelnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Zatem wydatek zostanie poniesiony w dacie wystawienia faktury przez zakład energetyczny dokumentującej sprzedaż energii elektrycznej do tego mieszkania. Nie ma znaczenia, że okres rozliczeniowy faktury to dwa miesiące.
Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (zob. art. 22 ust. 4 ustawy o PIT). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).
Musi być związek z przychodem
Dla dalszej analizy zakładam, że spełnione są warunki do zaliczenia części wydatków na opłaty związane z mieszkaniem, w tym opłatę za energię elektryczną, do kosztów podatkowych.
