Hotel nie może być zbyt drogi
- Czy ustawa o PIT wprowadza ograniczenia kwotowe, tj. czy wskazuje do jakiej kwoty świadczenia otrzymane przez pracownika w związku z podróżą służbową są zwolnione z podatku dochodowego?
I tak, i nie. W zakresie niektórych świadczeń ustawodawca wprowadza ograniczenia, a w zakresie innych takich ograniczeń kwotowych nie przewiduje. Zgodnie z § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167; dalej: rozporządzenie), pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Ustawodawca przewidział ograniczenia kwotowe w odniesieniu do diet, czyli określonej ryczałtowo kwoty przeznaczonej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, a w podróży zagranicznej także na pokrycie innych drobnych wydatków. Zgodnie z rozporządzeniem dieta w podróży krajowej wynosi obecnie 30 złotych, a w podróżach zagranicznych wysokość diety jest różna w zależności od docelowego państwa podróży.
Ograniczenia kwotowe istnieją również w przypadku noclegów zarówno w podróży służbowej w kraju, jak i za granicą. W podróży krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów stwierdzonych rachunkiem, jednak maksymalna zwracana pracownikowi opłata za dobę hotelową nie może przekraczać równowartości dwudziestokrotności diety, tj. 600 złotych. Również w podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zasadniczo zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, jednak maksymalny zwrot za dobę hotelową nie może przekroczyć limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Wysokość limitu zależy od państwa docelowego podróży.
Wszelkie pozostałe wydatki podlegają zwrotowi w kwocie rzeczywiście poniesionej i wykazanej odpowiednimi dokumentami takimi jak faktury, rachunki, bilety, ewentualnie oświadczenia o poniesionym wydatku. Wydatki te muszą oczywiście zostać uznane przez pracodawcę za niezbędne do poniesienia w trakcie podróży służbowej.