Opłata za autostradę w kosztach firmy

- Przedsiębiorca ma samochód osobowy w leasingu (operacyjnym). Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Czy może wliczać w koszty uzyskania przychodów bilety za przejazdy autostradą w Polsce (przejazdy na odległość powyżej 50 km)? Jak ma te wydatki dokumentować? Czy musi je jakoś opisywać? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ewidencja niepotrzebna

Samochód używany na podstawie leasingu operacyjnego nie jest dla korzystającego środkiem trwałym.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT). Jednak, stosownie do art. 23 ust. 3b ustawy o PIT, ograniczenie to nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego.

Oznacza to, że wydatki z tytułu używania na podstawie umowy leasingu operacyjnego samochodu osobowego, w tym opłaty za przejazdy autostradami, mogą być kosztami uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego prawidłowe udokumentowanie. Ustawa o PIT nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Tylko określone dowody księgowe

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Szczegółowe zasady jej prowadzenia zostały określone w przepisach rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w rozporządzeniu.

Katalog z rozporządzenia

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, czyli:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

1c) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2016 r. poz. 1829, 1948, 1997 i 2255) dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Konieczne elementy dokumentu

Podstawowym dokumentem będącym podstawą wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest faktura.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

a) numer i datę wystawienia,