Jak korzystnie sfinansować podarunki dla załogi

W związku ze zbliżającymi się świętami Bożego Narodzenia wiele firm zastanawia się nad dodatkowymi formami wynagradzania załogi. Pracodawcy są zasypywani ofertami klasycznych paczek prezentowych, bonów towarowych, voucherów czy nawet przedpłaconych kart kredytowych (tzw. prepaid).

Przygotowując się do roli świętego Mikołaja, pracodawca musi jednak dobrze zastanowić się, jaką formę dodatkowego wynagrodzenia wybrać i z jakich źródeł je opłacić. Czy w tym celu może skorzystać ze środków zgromadzonych na koncie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? Nie bez znaczenia są też konsekwencje podatkowe prezentu dla pracownika i pracodawcy.

Dodatkowe sposoby gratyfikacji

W prawie pracy nie ma definicji „prezentu" ani tym bardziej „prezentu okolicznościowego dla pracownika". Oznacza to, że pracodawca powinien sam zakwalifikować takie dodatkowe świadczenie, biorąc pod uwagę konsekwencje prawne i podatkowe.

Na prawne możliwości pracodawcy w tym zakresie wskazuje jedynie kodeks pracy, przewidując bardzo ogólne kategorie świadczeń dla pracowników. Podstawowe to oczywiście wynagrodzenie za pracę. Zgodnie z art. 80 kodeksu pracy należy się ono za pracę wykonaną, tak jak określa to indywidualna umowa o pracę. W praktyce oznacza to, że przyznania dodatkowych świadczeń, w szczególności tych niezwiązanych z wykonywaną pracą (jaką są prezenty), nie można uznać za wynagrodzenie za pracę. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy elementem wynagrodzenia jest świadczenie rzeczowe, np. deputat węglowy, opałowy czy stałe świadczenie mieszkaniowe.

Podobnie sytuacja wygląda, gdy u pracodawcy obowiązują premie zależne od wyników osiągniętych przez pracowników. Bez względu na to, czy zasady takich gratyfikacji są ustalone w indywidualnych umowach o pracę, regulaminach wynagradzania, układach zbiorowych, czy w specjalnych planach premiowych jako świadczenia należne pracownikowi po spełnieniu określonych warunków, to pracodawca i tak nie może ich traktować jako dodatkowych prezentów. W związku z tym po spełnieniu wszystkich kryteriów do nabycia takiej premii regulaminowej pracownik ma roszczenie wobec pracodawcy o jej wypłatę. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 14 kwietnia 2015 r. (II PK 144/14). Oznacza to, że to przepisy i warunki, a nie dobra wola i uznaniowa decyzja pracodawcy przesądzają o należności większości świadczeń premiowych czy tzw. trzynastek (premii gwarantowanych m.in. w układach zbiorowych pracy). Dlatego jeśli z końcem roku zatrudniający chce dodatkowo obdarować pracownika, nie może mu zakomunikować, że stało się to przez wypłatę wynagrodzenia należnego za pracę czy premii regulaminowej.

Nagroda i wyróżnienie do akt

Kodeks pracy w art. 105 przewiduje też, że pracodawca może wypłacać pracownikom inne świadczenia, których udzielenie zależy od jego uznania. Nagrody i wyróżnienia mogą być przyznane tym, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości szczególnie przyczyniają się do wykonywania zadań zakładu.

Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem przed przyznaniem przez zakład nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo podmiotowe do jej żądania. To jedna z podstawowych różnic między premią a kodeksową nagrodą.

Oznacza to, że na koniec roku szefowi wolno dodatkowo dać zatrudnionym nagrody i wyróżnienia. Ma tu pełną swobodę, przy czym przyznanie ich nie musi zbiegać się w czasie z końcem roku czy tradycyjnym okresem obdarowywania się podarkami. Można je przyznać np. po zakończeniu projektu albo osiągnieciu przez pracownika wyjątkowych wyników.

Ze względu na szczególny charakter regulacji kodeksowej „nagród i wyróżnień" (art. 105 k.p.) nie są one powszechnie stosowane z okazji gwiazdki. Przyznając kodeksowe nagrody i wyróżnienia, szef musi pamiętać o zasadach równego traktowania pracowników oraz o tym, żeby ten fakt odnotować w aktach osobowych. Z oczywistych względów nie robi się tego przy świątecznych prezentach.

Przykład

Pracodawca przyznaje nagrody i wyróżnienia pod koniec roku pewnej grupie pracowników. Opierając się na uznaniowości tego instrumentu i pomijając jednego lub kilku pracowników, szef nie ma jasnych kryteriów, według których jednym etatowcom daje nagrody i wyróżnienia, a innych pomija. W konsekwencji ci, którzy nie zostali uwzględnieni, mogą wystąpić przeciwko niemu z roszczeniem (m.in. wyrok SN z 21 stycznia 2011 r., II PK 169/10).

Równe traktowanie

Ponieważ to zagadnienie nie jest uregulowane w prawie pracy, należałoby uznać, że jest to dodatkowe świadczenie pracownicze, którego zasady i wartość pracodawca może ustalić samodzielnie. Tu szef nie ma jednak pełnej swobody. Bez względu na formę i źródło finansowania takich prezentów musi przede wszystkim przestrzegać wszelkich zasad wynikających z wymogu równego traktowania pracowników i zakazu dyskryminacji. Wyrok SN z 21 stycznia 2011 r. (II PK 169/10) nie pozostawia tu żadnych wątpliwości. Wskazuje, że przy ocenie praktyk dyskryminacyjnych wynagrodzenia pracowników należy traktować bardzo szeroko. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego będzie ono obejmowało wszystkie składniki, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej (art. 183c § 2 k.p.).

W praktyce prezenty gwiazdkowe dla pracowników pracodawca powinien przyznawać z poszanowaniem zasad równego traktowania.

Podobnie sprawa wygląda, gdy chodzi o przepisy podatkowe. Do dochodów pracownika ze świadczenia pracy zaliczają one zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i wszelkie inne świadczenia pieniężne i w naturze (art. 12 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361; dalej ustawa o PIT). W zakres dóbr w naturze wpisują się różne świadczenia materialne, jak i usługi, w tym upominki rzeczowe, bony towarowe, a także dofinansowanie do wycieczek, wyjazdów oraz wszelkiego rodzaju karnety, czy vouchery.

Fiskus czuwa

Przepisy podatkowe klasyfikują przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności na cele jego pracowników (oraz byłych pracowników), jako dostawę (art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 710; dalej: ustawa o VAT). Niestety bez względu na to, czy taki prezent będzie o małej wartości w rozumieniu ustawy o VAT (do 100 zł), czy ją przekroczy, dla pracownika stanowi podstawę do opodatkowania podatkiem dochodowym.

Ustawodawca różnicuje konsekwencje podatkowe dla etatowca z tytułu uzyskania prezentu od pracodawcy jedynie wtedy, gdy prezent ten jest sfinansowany z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Paczka z funduszu

Najpopularniejszym sposobem przyznawania załodze dodatkowych świadczeń w okresie świątecznym jest ich wypłata z zfśs. Decydując się na skorzystanie z tych funduszy, pracodawca musi jednak rozstrzygnąć, czy zgodnie z prawem oraz regulaminem zfśs może z tego źródła sfinansować prezenty dla całego personelu, czy tylko dla niektórych pracowników.

Zasadniczo zfśs ma służyć finansowaniu działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych >patrz ramka. Jej zakres określa art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 800; dalej: ustawa o zfśs).

Ustawodawca na tyle szeroko określił aktywność socjalną, którą można realizować z zfśs, że sfinansowanie prezentów gwiazdkowych dla etatowców z tego źródła jest zasadniczo dopuszczalne i praktykowane przez wiele firm. Dopuszczalność zakupu z zfśs bonów towarowych, pomocy w formie rzeczowej oraz wypłat pieniężnych pracownikom potwierdziły polskie sądy (m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 3 września 2015 r., III AUa 679/14; wyrok SA w Szczecinie z 22 marca 2016 r., III AUa 657/15; wyrok SA w Poznaniu z 28 kwietnia 2015 r., III AUa 1218/14).

Aby jednak sąd nie zakwestionował zakupu takich prezentów za pieniądze zfśs, muszą być spełnione pewne warunki. Forma pomocy musi być zapisana w regulaminie funduszu socjalnego, uzgodnionym z zakładową organizacją związkową (lub z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, gdy u pracodawcy nie działa związek zawodowy). Ponadto regulamin powinien jasno określać, czy takie świadczenia są przyznawane z inicjatywy pracodawcy, czy na wniosek pracownika. Oznacza to, że jeśli regulamin zfśs nie przewiduje możliwości sfinansowania z jego źródeł prezentów np. w formie „pomocy materialnej w postaci świadczeń rzeczowych obejmujących zakup paczek świątecznych" albo „pomocy materialnej w postaci świadczeń rzeczowych obejmujących zakup bonów towarowych i kart podarunkowych", to nie wolno ich kupić za te pieniądze.

Ważne kryterium socjalne

Decydując się na sfinansowanie prezentów gwiazdkowych z zfśs, pracodawca nie może jednak pominąć kryterium socjalnego. Wydatkując pieniądze z funduszu, musi więc dostosować wysokość wsparcia do sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r., I UK 121/09).

Jeśli zatem szef przyznałby wszystkim prezenty o tej samej wartości, bez względu na sytuację socjalną pracownika lub grupy pracowników, Sąd Najwyższy uznałby, że naruszył prawo i identyczne podarki czy paczki dla wszystkich przyznane z pominięciem kryterium socjalnego nie mogą być finansowe z zfśs.

Kryterium socjalne uwzględnia sytuację życiową, rodzinną i materialną pracownika. Wszystkie te aspekty należy rozpatrywać łącznie. Oznacza to, że szef może przyznać świadczenia z zfśs jedynie w zróżnicowanym wymiarze albo nie przyznawać ich osobom znajdującym się w korzystniejszej sytuacji.

W praktyce, nie chcąc doprowadzić do tego, że część zatrudnionych nie dostanie żadnego prezentu (co mogliby odczytać, jako rodzaj dyskryminacji), tworzy się pewne kategorie pracowników i różnicuje wartość świadczeń w zależności od sytuacji socjalnej etatowca. Dotychczas sądy nie zakwestionowały takiego podejścia. Pracodawcy mogą więc skorzystać z tego, sięgając przed świętami do zasobów zfśs.

Prezent a przychód

Zróżnicowanie, czy prezent pracodawcy pochodzi ze środków obrotowych pracodawcy, czy z zfśs, ma też istotne znaczenie dla zobowiązań podatkowych pracownika. Świadczenia finansowane ze środków obrotowych pracodawcy podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Należy też od ich wartości odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne.

Wyjątkiem są jedynie prezenty, które pracownik będzie mógł wykorzystać do wykonywania swoich obowiązków służbowych (w zależności od stanowiska będą to np. akcesoria biurowe, ubrania), gdyż zgodnie z interpretacją organów podatkowych w takiej sytuacji po stronie pracownika nie ma osobistej korzyści.

Zasadniczo odmienna jest sytuacja przy świadczeniach (zarówno pieniężnych, jak i rzeczowych) w całości finansowanych z zfśs. Zwolnienie od podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT obejmuje jedynie świadczenia do 380 zł (łącznie w całym roku). Zwolnienie to nie dotyczy jednak bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towar lub usługi. A to dlatego, że bony czy talony nie są powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym ani świadczeniem o charakterze rzeczowym. Z kolei karty przedpłacone (tzw. prepaid), jako forma świadczenia pieniężnego, teoretycznie mogą uprawniać do ulgi w podatku dochodowym pracownika, jeśli będą mieścić się we wskazanych limitach, a także zostaną przyznane z zastosowaniem kryteriów socjalnych. Dla pracownika oznacza to, że jeśli otrzyma takie świadczenia z zfśs w wysokości ponad limit objęty zwolnieniem podatkowym, musi zapłacić podatek dochodowy od kwoty przewyższającej 380 zł.