PIT/CIT/VAT: Kiedy prezentem mikołajkowym trzeba się podzielić z urzędem skarbowym

W zbliżającym się okresie świąteczno – noworocznym wielu pracodawców daje swoim pracownikom prezenty. Wśród upominków przekazywanych z okazji świąt najczęściej pojawiają się paczki żywnościowe, bony i talony, karty przedpłacone, ale także środki finansowe wypłacane w gotówce. Dodatkowo, część pracodawców przekazuje dzieciom pracowników paczki mikołajkowe.

Z punktu widzenia przepisów podatkowych, działania te mogą powodować różnego rodzaju konsekwencje zarówno w PIT i CIT, jak również w VAT.

Liczy się źródło finansowania

Świąteczne prezenty dla pracowników mogą być co do zasady finansowane w dwojaki sposób. Pracodawca może je sfinansować albo ze środków obrotowych firmy, albo z pieniędzy pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs). Należy mieć na uwadze, że każde z tych dwóch rozwiązań ma wpływ na sposób opodatkowania oraz oskładkowania przekazywanych świadczeń.

Zwolnienie do limitu 380 zł

W celu sfinansowania świadczeń udzielanych zatrudnionym osobom w okresie przedświątecznym większość pracodawców korzysta ze środków zgromadzonych w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych >patrz ramka.

W zależności od tego, jaką postać będzie miało dane świadczenie, różne będą tego konsekwencje w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne.

Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, zwolniona z podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwot 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są: bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Bony towarowe

Jeśli pracownik otrzyma bony towarowe, których zakup zostanie sfinansowany z zfśs, to wówczas – jak wynika to wprost z ww. przepisu – nie ma do nich zastosowania omówione zwolnienie. Tym samym, cała wartość bonów jest przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu.

Przykład

Firma A przekazała pracownikowi bon towarowy. Jego wartość to 250 zł. Zapłaciła za bon pieniędzmi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ponieważ wartość otrzymanych bonów towarowych nie podlega zwolnieniu od podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, firma A musi doliczyć do przychodu pracownika i opodatkować całą wartość bonu, czyli 250 zł.

Karta przedpłacona

Można zauważyć, że w ostatnich latach wielu pracodawców rezygnuje z przekazywania bonów towarowych na rzecz kart przedpłaconych. Wynika to m.in. z korzystniejszych podatkowo rozwiązań w przypadku przekazania tego rodzaju świadczenia. Karta przedpłacona jest rodzajem karty płatniczej, która jest zbliżona do karty debetowej. W konsekwencji, kartę tę należy uznać za świadczenie pieniężne, które w przypadku sfinansowania z zakładowego funduszu w związku z finansowaniem działalności socjalnej, podlega zwolnieniu do wysokości 380 zł rocznie zgodnie z przepisami ustawy o PIT. Stanowisko to zostało potwierdzone w licznych orzeczeniach i interpretacjach organów podatkowych.

Przykład

Firma A przekazała pracownikowi kartę przedpłaconą. Jej wartość wyniosła 400 zł. Zapłaciła za nią pieniędzmi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jako że wartość otrzymanych świadczeń pieniężnych podlega zwolnieniu od podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT do wysokości 380 zł rocznie, firma A musi doliczyć do przychodu pracownika i opodatkować tylko różnicę wartości karty, czyli kwotę 20 zł (400 zł – 380 zł).

Paczki pod choinkę

Paczki świąteczne finansowe ze środków zfśs, w ramach finansowania działalności socjalnej, są zwolnione z opodatkowania do kwoty 380 zł. Wielu pracodawców przekazuje paczki mikołajkowe również dzieciom pracowników. Organy podatkowe wskazują, że w takiej sytuacji to pracownik osiąga przychód, gdyż dziecko nie otrzymałoby paczki świątecznej, gdyby nie łączący pracownika z pracodawcą stosunek pracy. Tym samym, przekazując paczkę dziecku pracownika, można zastosować zwolnienie od podatku dochodowego przewidziane dla pracowników. W takim przypadku należy uznać, że limit 380 zł będzie miał również zastosowanie w omawianej sytuacji, tj. otrzymania paczek przez dzieci pracowników.

Przykład

Firma A przekazała dzieciom pracowników paczki mikołajkowe. Wartość każdej paczki to 150 zł. Firma A zapłaciła za nie pieniędzmi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jako że wartość otrzymanych świadczeń rzeczowych podlega zwolnieniu od podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT do wysokości 380 zł rocznie, a było to jedyne świadczenie przekazane pracownikom z zakładowego funduszu w tym roku, pracodawca nie musi doliczać wartości paczki do przychodów pracowników.

Bez składki ZUS

Jeżeli pracownik otrzyma od pracodawcy świadczenie sfinansowane z zfśs, to od jego wartości nie zostaną naliczone składki na ubezpieczenia społeczne. Taki rodzaj świadczenia, tj. uzyskanego ze środków funduszu, korzysta bowiem ze zwolnienia ze składek ubezpieczeniowych (zarówno społecznych, jak i zdrowotnej).

Jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej określającego szczegółowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy tej nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Warto nadmienić, że przepis wyłączający z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych świadczenia sfinansowane ze środków zfśs nie wprowadza żadnego ograniczenia kwotowego zwolnienia ze składek. Nie określa też żadnych obostrzeń w kwestii momentu przekazania świadczenia oraz jego formy. Dlatego niezależnie od tego, jaką postać będą miały świadczenia sfinansowane z zfśs, a więc tego czy będą to paczki, bony towarowe, czy karty przedpłacone oraz tego, jaką będą miały wartość, nie podlegają one oskładkowaniu.

Z firmowej kasy

Pracodawcy, którzy nie posiadają w swojej strukturze zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a zamierzają przekazać pracownikom różnego rodzaju prezenty świąteczne takie jak paczki, bony towarowe lub karty przedpłacone, mogą sfinansować je ze środków obrotowych firmy.

Jeżeli zakup zostanie sfinansowany w całości lub części ze środków obrotowych, to wartość prezentu jest przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu. Przepisy podatkowe nie przewidują żadnego zwolnienia w tym zakresie. Co więcej, od tej wartości należy również naliczyć pracownikom zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę zdrowotną. Świadczenia dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych firmy nie zostały bowiem wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Przykład

Firma A dała pracownikowi świąteczną paczkę. Jej wartość wyniosła 100 zł. Firma zapłaciła za nią pieniędzmi ze środków obrotowych firmy. Ponieważ zarówno przepisy podatkowe, jak również przepisy składkowe nie przewidują żadnego zwolnienia w tym zakresie, firma musi doliczyć do przychodu pracownika i opodatkować kwotę 100 zł. Kwota ta będzie również podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Podarunki dla emerytów i rencistów

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT, wolne od podatku są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł.

Oznacza to, że otrzymane przez emerytów i rencistów paczki, ale także bony towarowe korzystają ze zwolnienia od podatku bez względu na to, czy ich zakup zostanie sfinansowany z zfśs, czy ze środków obrotowych. Ich opodatkowanie wystąpi dopiero, gdy roczna wartość świadczeń przekroczy kwotę 2280 zł. Od nadwyżki ponad tę kwotę należy pobrać 10-proc. zryczałtowany podatek dochodowy zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT.

Przedsiębiorca ujmie w kosztach

Możliwość zaliczenia wartości prezentów przekazanych pracownikom do kosztów uzyskania przychodów zależy w głównej mierze od źródeł finansowania.

Jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 ustawy CIT). Tym samym, prezenty, bony, czy też karty przedpłacone przekazywane pracownikom z okazji świąt i zakupione ze środków obrotowych pracodawcy są w tej sytuacji kosztem uzyskania przychodów pracodawcy. Wydatki poniesione na ten cel, tak jak większość kosztów pracowniczych, mają związek z przychodami jednostki i nie zostały wymienione w katalogu kosztów niepodatkowych. Spełniają zatem warunki stawiane kosztom podatkowym przez przepisy ustaw podatkowych.