Czy są składki ZUS od zwrotu kosztów używania przez pracownika własnego auta?

- Wkrótce otworzę firmę – serwis pożarowy. Kilka osób będzie obsługiwać klientów w wyjazdach lokalnych, ale będą używać własnych samochodów. Zwrócę im koszty podróży. Czy składkom na ZUS będzie podlegać cała zwracana kwota, czy tylko do jakiegoś limitu kilometrów jazd lokalnych? – pyta czytelnik.

Od oskładkowania wobec ZUS może być zwolniona cała kwota zwracana pracownikom za używanie ich pojazdów prywatnych do celach służbowych w jazdach lokalnych. Muszą jednak zostać spełnione łącznie określone warunki.

Ryczałt lub kilometrówka

Możliwość zastosowania takiej ulgi reguluje § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i  rentowe (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 2236 ze zm.). Przewiduje on, że podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości:

- miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo

- nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kwestię ryczałtu z tytułu zwrotu kosztów podróży reguluje rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.). W § 2 tego rozporządzenia postanowiono, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

2) dla motocykla – 0,2302 zł,

3) dla motoroweru – 0,1382 zł.

Z powyższego należy wnioskować, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów używania jego samochodu (w jazdach lokalnych) albo w formie ryczałtu pieniężnego miesięcznego (wysokość wynika z pomnożenia stawki za 1 kilometr i przyznanego przez pracodawcę miesięcznego limitu kilometrów), albo w formie faktycznego przebiegu pojazdu i liczby przejechanych kilometrów (potwierdzonej ewidencją przebiegu pojazdu).

Konieczna ewidencja

Jak wskazał ZUS w piśmie z 5 czerwca 2017 r. (DI/100000/ /43/477/2017): W sytuacji, gdy u pracodawcy obowiązuje system zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania do celów służbowych samochodów (....) polegający na uzależnieniu wysokości zwrotu od ilości faktycznie przejechanych kilometrów (kilometrówka), to warunkiem jego stosowania jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Dodano również, że taki system (w odróżnieniu od systemu zwrotu ryczałtowego) nie przewiduje możliwości ustanowienia limitu kilometrów, po przekroczeniu których nastąpi zaniechanie zwrotu kosztów.

Istotne jest jednak, co podkreślił ZUS, że wyłączenie od oskładkowania jest możliwe po łącznym spełnieniu kilku warunków:

- samochód jest używany w jazdach lokalnych,

- wysokość zwrotu nie przekracza kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km określonych w ww. rozporządzeniu przy uwzględnieniu liczby faktycznie przebytych kilometrów,

- przebyte kilometry są udokumentowane w ewidencji pojazdu,