Świadczenia pozapłacowe bez ZUS

Pracodawcy coraz częściej motywują zatrudnionych do pracy, oferując im dodatkowe korzyści w postaci szeroko rozumianych benefitów. Oprócz wynagrodzenia za pracę każdy pracownik – jeśli tak zdecyduje pracodawca – bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, staż czy typ umowy o pracę ma prawo korzystać z ekstrausług czy świadczeń proponowanych przez firmę.

Najpopularniejsze świadczenia pozapłacowe to:

- ponadstandardowa opieka medyczna (pracodawca zapewnia pracownikom możliwość korzystania ze świadczeń medycznych w ramach wykupionego abonamentu w prywatnych placówkach medycznych),

- dostęp do usług sportowo-rekreacyjnych.

Po równo

Te świadczenia finansowane są ze środków obrotowych pracodawcy, dlatego każdy pracownik ma do nich dostęp na takich samych zasadach. Mogą być one przekazywane po równo każdemu zatrudnionemu. To bezpieczna alternatywa dla świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs), gdzie kluczowe jest kryterium socjalne. Z zfśs nie wolno wypłacać ani przyznawać świadczeń wszystkim zatrudnionym. Niedopuszczalne jest też przyznawanie i wypłacanie z zfśs świadczeń po równo, można to natomiast robić ze środków obrotowych.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) benefity finansowane przez pracodawcę stanowią przychód pracowników z racji zatrudnienia (w stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o PIT). Wszystko bowiem, co pracodawca przekazuje pracownikowi do dyspozycji w formie pieniężnej czy rzeczowej, co ma określoną wartość i jest przypisane konkretnemu odbiorcy, jest opodatkowane. Od tej zasady nie ma żadnych wyjątków.

Wartość świadczeń pozafinansowych wchodzi do podstawy wymiaru składek społecznych. Jest jednak od tego odstępstwo przy wypłacie dodatkowych świadczeń finansowanych ze środków obrotowych pracodawcy.

Bez składek

Jeśli w regulaminie wynagradzania pracodawca wprowadzi zasadę współfinansowanie tych benefitów przez pracownika, to część, za którą będzie płacił pracodawca, zostanie wyłączona z podstawy wymiaru ZUS. Taką możliwość daje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). Jego § 2 ust. 1 pkt 26 wskazuje, że korzyści materialne wynikające ze zbiorowych układów pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, które polegają na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Konstrukcja tego przepisu jednoznacznie określa, że aby zastosować te wyłączenia, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

- konkretna korzyść stanowi przychód pracownika z racji zatrudnienia w stosunku pracy,

- prawo do uzyskania korzyści wynika z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, przewidujących udział pracownika w przeniesieniu kosztów nabycia tych świadczeń,

- korzyść ma formę niepieniężną (zakup artykułu lub usługi po cenach niższych niż detaliczne).

Jeśli którykolwiek z tych warunków nie będzie spełniony, wartość bonusów stanowi podstawę naliczenia składek. Potwierdza to też sam ZUS w interpretacjach indywidualnych, np. w decyzjach 2/2016 z 7 stycznia 2016 r. i 029/20015 i z 24 sierpnia 2015 r. (obie wydane przez ZUS w Lublinie).

Warto więc stosować te reguły, bo korzystają na tym zarówno pracownik, jak i pracodawca >patrz tabela z kalkulacją. Co istotne, rozporządzenie składkowe nie określa minimalnej kwoty wysokości kosztów, jakie ma ponosić pracownik. Zależy to tylko od ustaleń regulaminowych w zakładzie, czyli może to być nawet 1 grosz. Zazwyczaj pracownik płaci od 50 groszy za jeden rodzaj świadczenia pozafinansowego. Choć etatowiec ponosi pewną, najczęściej symboliczną, odpłatność, rekompensują to oszczędności generowane dla każdej ze stron.

Z tabeli wynika, że współfinansowanie benefitów przez pracodawcę i pracownika daje korzyści obu stronom. Ponoszą one mniejsze koszty składek społecznych w porównaniu z sytuacją, w której pracodawca pokrywa świadczenie w 100 proc. Przy czym korzyści przy redukcji kosztów ZUS należy analizować, biorąc pod uwagę cały rok i wszystkich zatrudnionych w firmie.

Własny transport

Przepisy te odnoszą się też do korzystania przez etatowca z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami komunikacji organizowanych przez pracodawcę.

Według ZUS takie zwolnienie ze składek będzie można zastosować, gdy pracodawca zapewni dojazd własnym lub wynajętym samochodem. Jeśli pracodawca zdecyduje się na rekompensatę pieniężną za przejazd do pracy, to zdaniem ZUS nie może uwolnić się od opłacania składek (nawet jeśli obowiązek wypłaty takiego ekwiwalentu wynika z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania).

Dodatkowe świadczenia nie podlegają oskładkowaniu ZUS, jeśli przekazuje się je pracownikowi w okresie pobierania przez niego wynagrodzenia za czas choroby czy zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego oraz w trakcie urlopu wychowawczego. Określa to § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego oraz art. 6 ust. 1 pkt 19 i art. 9 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

—Joanna Ruszczak

Zdaniem autorki

Joanna Ruszczak senior associate w księgowości płacowej krakowskiego biura Rödl & Partner

Świadczenia pozapłacowe dla pracowników są coraz bardziej popularne. Przybywa pracodawców decydujących się na takie honorowanie etatowców, co jest spowodowane m.in. ich postawą. Dla zatrudnionych bonusy pozapłacowe są czynnikiem często tak samo istotne jak wysokość oferowanego im wynagrodzenia. Dzięki temu szef zyskuje bardziej zmotywowanego i zaangażowanego pracownika. Dodatkowo odpowiednia polityka świadczeń pozapłacowych może przynieść obu stronom wymierne korzyści finansowe. Warto zatem zadbać o właściwe jej przygotowanie i uwzględnienie warunków wynikających z rozporządzenia składkowego.