Druga rata odpisu na zfśs do 30 września

Koniec września to czas ostatecznych wpłat na socjalne konto. Trzeba zapłacić drugą ratę naliczonych odpisów na zakładowy fundusz socjalny wraz ze zwiększeniami. Trudna sytuacja finansowa firmy nie uchroni przed koniecznością wpłaty. Opóźnienie w spełnieniu tego obowiązku może zostać uznane za niewykonywanie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2015 r. poz. 111; dalej ustawa o zfśs) zagrożone karą grzywny do 5000 zł. O grzywnie orzeka sąd na wniosek inspektora pracy, w trybie określonym przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Kto płaci socjal

Pieniądze muszą przelać ci pracodawcy, którzy 1 stycznia zatrudniali co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. To oni są zobowiązani w tym roku do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i dwukrotnego zasilenia jego konta.

Wysokość wpłat zależy od zakładanej liczby etatowego personelu. Do 31 maja trzeba było przesłać na socjalny rachunek 75 proc. tzw. odpisów podstawowych. Majowy odpis obejmuje wszystkich pracowników – zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących pracę w warunkach szczególnych bądź te w szczególnym charakterze i młodocianych >patrz ramka.

Druga transza

Pozostałą część środków należy przelać na konto funduszu w kolejnej racie do końca września. W drugim rzucie odpisów szef przekazuje:

- pozostałe 25 proc. odpisów podstawowych,

- ewentualne zwiększenie odpisów o 6,25 proc. średniej płacy za pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności,

- fakultatywne zwiększenie środków funduszu o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia na emerytów lub rencistów – byłych pracowników, objętych pomocą socjalną zakładu.

Termin wrześniowy jest dla szefa obligatoryjny w przypadku 25 proc. odpisów podstawowych. Wszystkie dobrowolne zwiększenia też powinny być przelane do 30 września. Jednak ich nieprzekazanie na czas lub w ogóle nie stanowi naruszenia przepisów ustawy. Charakter prawny takiej wpłaty (fakultatywne zwiększenie) zamyka drogę do skutecznego domagania się zapłaty socjalnych zwiększeń.

Ale ten pracodawca, który uchyla się od zasilenia konta zfśs kwotą odpowiadającą odpisom podstawowym, powinien mieć świadomość, że może zostać do tego zdyscyplinowany przez załogę.

Uprawnienia związków

Możliwość upomnienia się o socjalne pieniądze ma związek zawodowy. To jemu przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi świadczeń socjalnych pieniędzy wydanych niezgodnie z ustawą lub o przekazanie środków należnych na ten fundusz.

Sporne przedawnienie

Pracodawca, który nie chce zasilić socjalnego konta, licząc, że sprawa przycichnie i z czasem się przedawni, może być jednak niemile zaskoczony. Roszczenie związku o zaległe wpłaty się nie przedawnia. Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2012 r. (III PK 66/11). Analogicznie SN wypowiadał się także we wcześniejszym orzeczeniu z 9 grudnia 2011 r. (II PK 127/11). Sąd wyszedł z założenia, że roszczenie związku zawodowego o wpłatę na socjalne konto – na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o zfśs – ma charakter publicznoprawny. A w sferze publicznoprawnej przedawnienie istnieje tylko wtedy, gdy konkretny przepis tak stanowi lub odsyła w kwestiach nieuregulowanych w ustawie do stosowania innych, konkretnych przepisów. W prawie publicznym przedawnienie należności musi zatem wynikać z wyraźnego przepisu prawa mającego wprost zastosowanie do tej należności. Ponieważ żaden przepis ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ani innej ustawy nie odnosi się do przedawnienia roszczeń o przekazanie należnych środków na fundusz socjalny, to roszczenia te nie przedawniają się. Między związkami zawodowymi reprezentującymi załogę jako podmiot zbiorowego prawa pracy a pracodawcą nie istnieje ani stosunek pracy, ani stosunek prawny zbliżony do stosunku pracy. W związku z tym nie ma żadnych podstaw, aby do roszczeń związków zawodowych wynikających z tej ustawy stosować art. 291 § 1 k.p.

Pewne trzy lata

Stanowisko SN w tej sprawie wydawało się ugruntowane. Jednak w wyroku z 10 kwietnia 2013 r. (II PK 272/12) SN orzekł, że roszczenia związku zawodowego o zwrot zakładowemu funduszowi świadczeń socjalnych środków wydatkowanych niegodnie z przepisami ustawy lub o przekazaniu należnych środków na fundusz (art. 8 ust. 3 ustawy z zfśs) ulegają trzyletniemu przedawnieniu od daty ich wymagalności, czyli przedawnieniu określonemu w art. 291 § 1 k.p.

Wyrok ten, jak widać, jest sprzeczny z poprzednimi dotyczącymi tego zagadnienia, w których SN przyjmował, że żądanie związku zawodowego wpłaty wymaganych kwot nieprzekazanych w terminie przez pracodawcę na rachunek bankowy funduszu socjalnego w ogóle się nie przedawnia. Skąd ta zmiana? Wcześniej SN przyjmował, że roszczenie związku zawodowego ma publicznoprawny charakter, a w wyroku z 10 kwietnia 2013 r., że ma charakter roszczenia prywatnoprawnego. A skoro mamy do czynienia ze stosunkiem prywatnoprawnym, który ma wymiar majątkowy i wywodzi się z przepisów prawa pracy, to jego źródło przesądza o zastosowaniu terminów przedawnienia wynikających z kodeksu pracy. Tak więc gdy w ciągu trzech lat od daty obowiązku przekazania środków na rachunek bankowy zfśs związek zawodowy nie podejmie działań, to już później może nic nie wskórać ze względu na przedawnienie swojego żądania.

W myśl tej zasady roszczenie o wpłatę odpisów za 2015 r. stanie się wymagalne 1 października br. Jeśli pracodawca do końca września 2015 r. nie przeleje odpisów na zfśs za 2015 r., to związek zawodowy ma czas do końca września 2018 r. aby podjąć przed sądem skuteczną walkę o socjalne zaległości. Późniejsze wystąpienie z powództwem o wpłatę socjalnych pieniędzy może już nie być skuteczne, jeśli pracodawca podniesie zarzut przedawnienia roszczenia, a sąd uwzględni je, biorąc pod uwagę orzeczenie SN z 10 kwietnia 2013 r.

Konieczność sprawdzenia...

Roczne hipotezy co do liczebności zatrudnienia najczęściej nie sprawdzają się w 100 proc. Dlatego ustalone na początku kwoty odpisów na fundusz socjalny maleją lub rosną. Jeśli przed wpłatą którejś z rat nastąpią zmiany w zatrudnieniu, warto przeliczyć wysokość odpisu, uwzględniając te modyfikacje, i przelać środki w poprawionych kwotach.

Na co warto zwrócić uwagę? Przy sprawdzaniu poprawności obliczeń stanu załogi w przeciętnej liczbie zatrudnionych, od której zależy wysokość corocznego odpisu podstawowego na zfśs, uwzględnia się wszystkich zatrudnionych objętych definicją pracownika zawartą w art. 2 k.p. – a więc wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Z grona pracowników uwzględnianych do celów odpisów socjalnych nie wolno zatem wyłączać pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz na urlopie bezpłatnym. O zasadzie tej przypomniał resort pracy w stanowisku przysłanym do redakcji 20 lipca 2015 r. w sprawie odpisu na zfśs na pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych.

...i ostatecznej korekty

Odpisy na fundusz socjalny w 2015 r. trzeba będzie skorygować do końca grudnia br. Po dokonaniu ostatecznych obliczeń pracodawca będzie miał już pełne rozeznanie, czy odprowadzona przez niego do 30 września br. kwota była właściwa, czy trzeba środki uzupełnić bądź powstała nadpłata.