Zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy lub płacy jest konieczne wtedy, gdy zmiana ta dotyczy istotnych warunków zatrudnienia albo jest niekorzystna dla pracownika. Przez istotne warunki pracy rozumie się przede wszystkim postanowienia dotyczące rodzaju, miejsca i wymiaru czasu pracy oraz wynagrodzenia. Wypowiedzenie zmieniające może więc objąć stanowisko, charakter pracy, poszczególne składniki wynagrodzenia za pracę, np. dodatki funkcyjne, stażowe czy premie. Potwierdził to także Sąd Najwyższy w wyroku z 30 września 2011 r. (III PK 14/11). Stwierdził, że wypowiedzenia zmieniającego wymaga zarówno modyfikacja zasad nabywania prawa lub ustalania wysokości wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków, jak funkcyjny czy stażowy, jak również innych składników, jak nagrody jubileuszowe czy odprawy emerytalno-rentowe. Zmiany w wynagrodzeniach są więc zawsze uważane za istotne.
Kiedy niekorzystnie
W praktyce zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego budzi wątpliwości, zwłaszcza gdy chodzi o ocenę, czy nowe regulacje są faktycznie mniej korzystne dla zatrudnionych. Przy tej analizie szef musi kierować się przede wszystkim tym, co opłaca się konkretnemu pracownikowi, a nie całej załodze. Miarodajna jest bowiem treść pojedynczej umowy o pracę w zestawieniu z nowymi postanowieniami. Ponadto o tym, co należy uznać za korzystniejsze dla pracownika, muszą decydować kryteria obiektywne, a nie subiektywne (przekonania stron stosunku pracy).
Przy czym w razie zmiany zasad wynagradzania polegającej na ograniczeniu lub wyłączeniu niektórych jego składników (np. dodatku stażowego) zawsze konieczne jest wypowiedzenie zmieniające.
Przykładowo, jeśli pracodawca zastosowałby niższy procent przy obliczaniu dodatku stażowego, równocześnie podwyższając wynagrodzenie zasadnicze, a wskutek tej zmiany pracownik po roku dostawałby niższe wynagrodzenie niż wynikało z wcześniejszych zasad, to gdy firma nie zastosowała wypowiedzenia zmieniającego, zatrudniony będzie mógł skutecznie dochodzić zapłaty dodatku stażowego na dawnych zasadach.
Podobnie byłoby, gdyby zatrudniający zamierzał zmienić reguły obliczania dodatków do wynagrodzenia, zastępując ich dotychczasowe powiązanie z wysokością wynagrodzenia zasadniczego i stosując dodatki kwotowe. Taka modyfikacja byłaby istotna, bo w rzeczywistości mogłaby być niekorzystna dla załogi.