Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat może utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych albo wypłacać świadczenia urlopowe. Należy pamiętać, że to świadczenie nie jest wypłacane ze środków funduszu socjalnego. Oznacza to, że prawo do niego oraz jego wysokość nie są uwarunkowane od spełnienia przesłanek socjalnych takich jak sytuacja życiowa, rodzinna, materialna, a jedynie od długości urlopu.
Decydującą kwestią przy wypłacaniu świadczenia urlopowego jest podstawa zatrudnienia. Przysługuje ono osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Nie ma mowy o wypłacaniu takich świadczeń pracobiorcom zatrudnionym w oparciu o pozapracownicze formy zatrudnienia, jak umowa zlecenia czy o dzieło. Świadczenie to nie przysługuje również pracownikom wykorzystującym urlop w okresie wypowiedzenia, a ponadto nie należy się byłym pracownikom – emerytom i rencistom (chyba że nadal są zatrudnieni u pracodawcy i chcą skorzystać z urlopu wypoczynkowego w danym roku w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych).
Zasadą jest wypłacanie świadczenia urlopowego w wysokości odpisu podstawowego na zfśs. Jednak te przepisy wyznaczają jedynie maksymalną jego granicę, wskazując, że jest to wysokość odpisu podstawowego. Istotną dla praktyki kwestią jest odpowiedź na pytanie – czy pracodawca ma prawo wypłacać świadczenie urlopowe w niższej wysokości?
Odnosząc się do tej wątpliwości należy zauważyć, że przepisy ustawy o zfśs wskazują jedynie nieprzekraczalną granicę wysokości świadczenia, jaką jest wysokość odpisu podstawowego. Określenie wyłącznie granicy maksymalnej świadczenia jednoznacznie wskazuje, że pracodawca może ustalić wysokość świadczenia urlopowego na niższym poziomie. Ponadto należy zauważyć, że wypłacanie świadczeń urlopowych nie jest bezwzględnym obowiązkiem małego pracodawcy, który może zrezygnować z wypłacania świadczeń urlopowych.
Gdyby pracodawca zdecydował się na wypłatę świadczeń urlopowych w kwocie niższej niż wartość odpisu na fundusz, jako warunek legalizujący taką decyzję należy uznać przekazanie obniżonej wysokości świadczenia urlopowego do wiadomości pracowników. Przyjmuje się, że należy ich o tym poinformować do końca stycznia danego roku.
