Zasady wypłaty premii warto uregulować

Jeśli pracodawca zacznie przyznawać premie, których zasad wypłaty nigdzie nie określił, nie dość, że naraża się na spory z pracownikami, to jeszcze spowoduje wątpliwości co do wliczania tego składnika pensji do podstawy zasiłków.

Publikacja: 09.04.2017 14:00

Zasady wypłaty premii warto uregulować

Foto: Fotolia

Premia, obok wynagrodzenia zasadniczego, jest jednym z najczęściej spotykanych dodatkowych, nieobligatoryjnych elementów wynagrodzenia pracownika. Wprowadzając taki dodatkowy składnik pensji, pracodawca powinien szczegółowo uregulować warunki jego wypłaty. Wypłata premii, w odróżnieniu od nagrody, nie zależy bowiem od jego uznania. Pracownik nabywa do niej prawo w chwili spełnienia warunków określonych w wewnętrznych przepisach ustalonych i wprowadzonych przez pracodawcę.

Ustalenie warunków

Uregulowanie kwestii dotyczących przyznawania i wypłaty premii pozostaje w gestii pracodawcy. Premia jest bowiem nieobowiązkowym elementem wynagrodzenia zatrudnionych. Jeśli podejmie decyzję o wprowadzeniu premii do wewnętrznych przepisów, powinien dokładnie określić warunki jej przyznawania. W razie braku szczegółowych regulacji, istnieje ryzyko wystąpienia sporu z pracownikiem o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia.

Szczegółowe warunki przyznawania i wypłaty premii można uregulować w umowie o pracę albo w wewnętrznych przepisach obowiązujących u danego pracodawcy. Najczęstszą praktyką jest ich zamieszczenie w regulaminie wynagradzania lub w odrębnym dokumencie, jakim jest regulamin premiowania. Decyduje o tym pracodawca.

Zasady premiowania trzeba określić w sposób precyzyjny, a zatem nie budzący wątpliwości zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Od spełnienia określonych tam warunków będzie bowiem zależało to, czy podwładnemu przysługuje premia, czy nie.

Pracodawcy powinni pamiętać, że zapisy umowne albo postanowienia regulaminu mają określać przede wszystkim:

- okoliczności, od których wystąpienia (lub niewystąpienia) zależy przyznanie dodatku w postaci premii,

- wysokość premii (kwotę, procent),

- zasady nieprzyznawania premii w przypadku nieobecności pracownika.

Skutki absencji

Premia może mieć wpływ na wysokość zasiłku chorobowego pobieranego przez pracownika.

Co do zasady podstawę wymiaru tego świadczenia stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 372) wynagrodzenie oznacza przychód pracownika po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe.

Istotne jest jednak, że ustawa zasiłkowa przewiduje pewne ograniczenia w uwzględnianiu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego poszczególnych składników wynagrodzenia. Mianowicie, zgodnie z jej art. 41 ust. 1, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego świadczenia zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagrodzeniu, jeśli są one wypłacane za okres pobierania zasiłku. Celem tego przepisu jest zapobieganie podwójnej wypłacie tego samego składnika wynagrodzenia za ten sam okres.

W praktyce oznacza to, iż wliczenie premii do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego zależy od tego, jak uregulowane są zasady jej wypłaty w razie nieobecności pracownika. Premię wlicza się zatem do podstawy zasiłku jedynie tedy, gdy na podstawie przepisów obowiązujących u danego pracodawcy nie jest ona wypłacana w okresie nieobecności podwładnego spowodowanej chorobą.

Przykłady zapisów

W razie braku postanowień o zachowaniu przez pracownika prawa do premii za okres pobierania zasiłku chorobowego należy uznać, że ten składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy jego wymiaru. Jeżeli jednak – mimo braku odpowiednich postanowień w regulaminie wynagradzania i w umowie o pracę – pracodawca udokumentuje, że pracownik otrzymuje premię również za okres pobierania zasiłku, składnik ten należy pomijać ustalając podstawę wymiaru tego świadczenia.

Przykład

W regulaminie określono, że: „pracownikowi przysługuje miesięczna premia w wysokości od 10 proc. do 20 proc. wynagrodzenia określonego w umowie o pracę". Regulamin nie zawiera odrębnych zapisów odnośnie do obniżenia wysokości premii w okresie choroby pracownika. Aby uniknąć zarzutu nierównego traktowania pracowników, pracodawca powinien stosować wobec nich takie same zasady – czyli albo wypłacać premie za okres choroby, albo zrezygnować z ich wypłaty.

Pracodawca może jednak uregulować kwestię wypłaty premii w razie nieobecności pracownika spowodowanej chorobą w taki sposób, aby uniknąć wątpliwości czy sporów o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia.

Przykład

Pracodawca ustalił w regulaminie wynagradzania, że „pracownikowi przysługuje miesięczna premia w wysokości 10 proc. wynagrodzenia zasadniczego. Premia ulega obniżeniu o 2 proc. za każdy dzień nieobecności pracownika w pracy spowodowanej chorobą". Takie uregulowanie oznacza konieczność uwzględnienia premii (w obniżonej wysokości) w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego.

Przykładem zapisu, który powoduje, że nieobecność pracownika oznacza brak premii, a zarazem konieczność wliczenia jej do podstawy wymiaru jest natomiast następujące postanowienie: „pracownikowi nie przysługuje miesięczna premia za miesiąc, w którym wystąpiła choćby jednodniowa nieobecność pracownika z powodu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą".

- Agata Iwanow, radca prawny w kancelarii Chajec, Don-Siemion & Żyto

Premia, obok wynagrodzenia zasadniczego, jest jednym z najczęściej spotykanych dodatkowych, nieobligatoryjnych elementów wynagrodzenia pracownika. Wprowadzając taki dodatkowy składnik pensji, pracodawca powinien szczegółowo uregulować warunki jego wypłaty. Wypłata premii, w odróżnieniu od nagrody, nie zależy bowiem od jego uznania. Pracownik nabywa do niej prawo w chwili spełnienia warunków określonych w wewnętrznych przepisach ustalonych i wprowadzonych przez pracodawcę.

Ustalenie warunków

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona
Zawody prawnicze
Korneluk uchyla polecenie Święczkowskiego ws. owoców zatrutego drzewa
Konsumenci
UOKiK ukarał dwie znane polskie firmy odzieżowe. "Wełna jedynie na etykiecie"
Zdrowie
Mec. Daniłowicz: Zły stan zdrowia myśliwych nie jest przyczyną wypadków na polowaniach
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego