Płace

Jak liczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, gdy obowiązek wypłaty powstaje na przełomie roku?

123RF
Nawet jeśli rekompensata za niewykorzystane wolne obejmuje dni z 2017 i 2018 r., do jej ustalenia stosuje się jeden współczynnik, obowiązujący w czasie wypłaty.

Do jednego z uprawnień pracownika, w związku z jego zatrudnieniem w ramach umowy o pracę, należy urlop wypoczynkowy. Definicja urlopu wypoczynkowego jest określona w art. 152 kodeksu pracy (k.p.). Mowa jest w nim o corocznym, nieprzerwanym i płatnym urlopie wypoczynkowym, który przysługuje pracownikowi. Niewykorzystanie przysługującego urlopu wypoczynkowego przed zakończeniem umowy skutkuje powstaniem obowiązku wypłaty ekwiwalentu za urlop. Jak obliczyć jego wysokość, kiedy obowiązek ten powstaje na przełomie roku?

Wymiar urlopu, jaki przysługuje pracownikowi, zależy od udokumentowanego przez pracownika stażu pracy. Do stażu pracy wliczają się — oprócz okresów zatrudnienia — także okresy nauki. Staż pracy ponad 10 lat daje prawo do skorzystania z 26-dniowego wymiaru urlopu. Natomiast jeżeli pracownik zatrudniony jest krócej niż 10 lat, to przysługuje mu 20 dni urlopu rocznie. Obliczenie prawidłowego wymiaru urlopu w roku kalendarzowym, w którym ustaje zatrudnienie, opisane zostało w art. 155 k.p. Zgodnie z zapisami przywołanego artykułu urlop wyliczany jest w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego u danego pracodawcy. Kiedy umowa o pracę kończy się w trakcie miesiąca, za miesiąc ten należy naliczyć pracownikowi 1/12 wymiaru urlopu. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, mając jednak na uwadze, że w danym roku kalendarzowym wymiar urlopu należny pracownikowi nie może przekroczyć 20 bądź 26 dni w sumie ze wszystkich okresów zatrudnienia, co może mieć miejsce w przypadku kilkukrotnej zmiany miejsca pracy.

Współczynnik do obliczania

Co do zasady, pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jednak k.p. wyraźnie nie wskazuje, jak urlop ma być wykorzystany. Pomimo, że kładziony jest duży nacisk na wykorzystywanie bieżących urlopów, to powszechną sytuacją jest wypłacanie ekwiwalentu za niewykorzystane dni wolnego. Liczba dni, jaką należy zrekompensować w formie ekwiwalentu, to różnica pomiędzy proporcjonalnym do przepracowanego czasu wymiarem, a liczbą dni wykorzystanych przez pracownika.

Aby odpowiednio ustalić ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy niezbędne jest użycie współczynnika do jego obliczania. Jest to stała wartość dla danego roku kalendarzowego, która wyraża przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w roku.

Uwaga!

W 2018 roku współczynnik urlopowy wynosi 20,92.

Dla porównania, w roku 2017 wynosił on 20,83. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik urlopowy oblicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu.

Krok 1. Ustalenie podstawy

Aby ostatecznie obliczyć wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należy w pierwszej kolejności ustalić podstawę wynagrodzenia urlopowego. Do tego celu należy przyjąć przeciętne wynagrodzenie, jakie otrzymuje pracownik w stałej wysokości, a także uwzględnić średnią z wypłat składników zmiennych, takich jak premie czy prowizje, z trzech ostatnich miesięcy. Jeżeli pracownik wynagradzany jest dodatkowo składnikami przyznawanymi za okresy dłuższe niż miesiąc, to również te elementy należy uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, jako średnią z 12 ostatnich miesięcy.

Krok 2. Stawka godzinowa

Tak ustaloną podstawę należy podzielić przez ustalony na dany rok współczynnik urlopowy. Następnie otrzymany wynik należy ponownie podzielić przez dobową normę czasu pracy wyrażoną w godzinach. Tym samym otrzymamy godzinową stawkę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Krok 3. Kwota brutto

Stawka godzinowa, pomnożona przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu, daje ostateczną kwotę brutto ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi.

Przykład

15 stycznia 2018 roku rozwiązano z pracownikiem umowę o pracę. Z tytułu niewykorzystanych trzech dni przysługującego w styczniu urlopu, pracownik otrzymuje ekwiwalent. Jak obliczyć jego wysokość przy założeniu, że pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 2500 zł brutto miesięcznie oraz premię motywacyjną w wysokości:

• w październiku - 600 zł,

• w listopadzie - 400 zł,

• w grudniu - 500 zł brutto?

Podstawa wynagrodzenia urlopowego obejmuje:

• płacę zasadniczą 2500 zł oraz

• średnią z trzech ostatnich miesięcy wypłacanych składników zmiennych (600 + 400 + 500 / 3 miesiące = 1500 / 3 = 500 zł

Podstawa wynagrodzenia urlopowego wynosi: 2500 + 500 = 3000 zł.

Dzielimy tę podstawę przez współczynnik urlopowy, a następnie przez dobowy wymiar czasu pracy:

3000 / 20,92 / 8h = 17,93 zł

Otrzymaną stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin, za które pracownikowi należy się ekwiwalent za urlop wypoczynkowy:

17,93 zł x 24h (3 dni x 8 h) = 430,32 zł

Ekwiwalent urlopowy wynosi 430,32 zł brutto.

Z roku ubiegłego

Kiedy umowa o pracę kończy się na przełomie roku bądź wypłata ekwiwalentu obejmuje zaległy urlop z roku ubiegłego, powstaje pytanie, przy użyciu którego współczynnika urlopowego obliczyć należność dla pracownika. Z przepisów wynika, że ustalony na dany rok kalendarzowy współczynnik stosuje się zarówno do obliczania należności za urlop bieżący, jak i zaległy. O wysokości zastosowanego współczynnika decyduje więc data ustania stosunku pracy, a w praktyce — data wypłaty ekwiwalentu, a nie charakter tego urlopu. Jeżeli data wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany w 2017 roku urlop przypada na rok 2018, to do wyliczenia należności dla pracownika powinien zostać zastosowany współczynnik obowiązujący w roku 2018, bez względu na to, za jaki okres urlop jest rekompensowany.

Przykład

Pracownikowi, w związku z zakończeniem umowy o pracę 31 stycznia 2018 r., należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystane pięć dni urlopu zaległego z 2017 roku i trzy dni urlopu z roku bieżącego. Jaki zastosować współczynnik do prawidłowego obliczenia ekwiwalentu za dni niewykorzystanego urlopu?

Koniec umowy o pracę, który datowany jest na ostatni dzień stycznia 2018 roku, wymaga zastosowania współczynnika urlopowego w wysokości ustalonej dla 2018 roku, wykluczając tym samym możliwość różnicowania zastosowanego współczynnika. Ekwiwalent za cały niewykorzystany urlop powinien zostać obliczony z zastosowaniem wskaźnika w wysokości 20,92.

Magdalena Drzewińska, ekspert wFirma.pl

Źródło: rp.pl

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL