W jaki sposób odzyskać nienależnie uiszczoną opłatę skarbową

Załatwianie wielu spraw urzędowych wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty skarbowej. Opłatę uiszcza się najczęściej przy wnoszeniu podań. Nie jest przy tym wymagane wypełnianie deklaracji, a o wysokości odpowiedniej stawki podatnik jest informowany na miejscu. Dlatego mało kto zadaje sobie trud uzyskania informacji dotyczących opłaty. Tymczasem istnieje ku temu bardzo dobry powód. Ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. DzU z 2015 r. poz. 783) przewiduje możliwość otrzymania zwrotu opłaty. Przysługuje on częściej, niż mogłoby się zdawać. Dlatego zapamiętanie kilku podstawowych informacji na temat tej daniny może przynieść wymierną korzyść.

W czterech przypadkach

Ustawa o opłacie skarbowej wskazuje cztery kategorie, z którymi wiąże się obowiązek zapłaty. Jest to:

1) wykonanie czynności urzędowej (na podstawie zgłoszenia lub na wniosek),

2) wydanie zaświadczenia na wniosek,

3) wydanie zezwolenia (pozwolenia, koncesji),

4) złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii.

Ad. 1. Aby czynność urzędowa podlegała opłacie skarbowej, musi dotyczyć indywidualnej sprawy z zakresu administracji publicznej. Oznacza to, że należy ją kojarzyć przede wszystkim z decyzjami administracyjnymi, które indywidualnie rozstrzygają o naszych prawach i obowiązkach. Nie podlegają opłacie skarbowej czynności podejmowane z urzędu, gdyż warunkiem koniecznym powstania obowiązku zapłaty jest złożenie odpowiedniego wniosku. Jako przykłady czynności urzędowych, które wymagają wniesienia opłaty skarbowej, można wskazać: sporządzenie aktu małżeństwa, wydanie decyzji o nabyciu obywatelstwa polskiego, wpis do rejestru działalności regulowanej.

Ad. 2. Zaświadczenie to urzędowe potwierdzenie określonych faktów lub stanu prawnego. Wydawane jest, jeżeli wnioskodawca występuje o to ze względu na swój interes prawny lub gdy potwierdzenie urzędowe wymagane jest przez przepis prawa. Opłacie skarbowej podlega wydanie zaświadczenia wyłącznie w sprawie z zakresu administracji publicznej, co oznacza, że z obowiązkiem zapłaty nie może się wiązać uzyskanie zaświadczenia od pracodawcy. Przykłady zaświadczeń, których wydanie wymaga uiszczenia opłaty, to: odpis skrócony aktu stanu cywilnego, europejska karta broni palnej, zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości.

Ad. 3. Podobnie jak w przypadku poprzednich kategorii opłaty skarbowej chodzi wyłącznie o zezwolenia (pozwolenia, koncesje) wydane przez organy administracji publicznej w indywidualnych sprawach. Zezwolenia kojarzą się głównie z prowadzeniem działalności gospodarczej, jednak bardzo często dotyczą również innych spraw. Jako przykłady warto wymienić: zezwolenie na pobyt stały, wiza wydawana przez komendanta placówki Straży Granicznej, pozwolenie na wykonywanie rybołówstwa rekreacyjnego, zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej w zakresie ubezpieczeń albo reasekuracji.

Ad. 4. Złożenie dokumentów stwierdzających udzielenie pełnomocnictwa (prokury) wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty, gdy dotyczy sprawy z zakresu administracji publicznej lub sprawy sądowej. Opłata jest należna od każdego stosunku pełnomocnictwa wynikającego z dokumentu. Obowiązek zapłaty dotyczy również składanych kopii i wypisów.

Wykaz w załączniku

Ustawa o opłacie skarbowej zawiera załącznik z wykazem przedmiotów opłaty skarbowej. To, co nie zostało tam wymienione, nie podlega obowiązkowi zapłaty. Wykaz ma formę tabelaryczną i zawiera:

1) w kolumnie nr 2 – przedmiot opłaty skarbowej;

2) w kolumnie nr 3 – stawkę;

3) w kolumnie nr 4 – zwolnienia.

Razem z wnioskiem

Opłata, w przeciwieństwie do podatku, wiąże się z otrzymaniem czegoś w zamian. W przypadku opłaty skarbowej jest to wydanie zaświadczenia, zezwolenia (pozwolenia, koncesji), a także przeprowadzenie czynności urzędowej. Uiszczenie opłaty powinno nastąpić w momencie skierowania do instytucji odpowiedniego żądania. To oznacza, że pomiędzy wpłatą a tym, czego ona dotyczy, występuje pewien odstęp czasu, w którym mogą zaistnieć okoliczności skutkujące niewykonaniem opłaconej czynności.

Przykład

Składając podanie o pozwolenie na broń palną, wnioskodawca uiścił opłatę skarbową w dniu złożenia podania. Do wniosku nie dołączył jednak opinii lekarskiej niezbędnej do wydania decyzji. Wnioskodawca nie odpowiedział na wezwanie w tej sprawie, w związku z czym wniosek został pozostawiony bez rozpatrzenia.

Ustawa o opłacie skarbowej przewiduje możliwość odzyskania pieniędzy, tak aby nie płacić za coś, co nie następuje.

Powód nie jest istotny

Ustawa o opłacie skarbowej wskazuje dwa przypadki, które uprawniają do otrzymania zwrotu:

1) od dokonania czynności urzędowej – jeżeli nie wykonano jej mimo uiszczenia opłaty;

2) od wydania zaświadczenia lub zezwolenia (pozwolenia, koncesji) – jeżeli nie wydano ich mimo uiszczenia opłaty.

Nie wskazuje się przy tym powodu, dla którego nie doszło do dokonania czynności urzędowej czy wydania zaświadczenia lub zezwolenia. Jest to bardzo korzystne dla podatników, ponieważ zwrot przysługuje za każdym razem, gdy opłacona czynność nie zostanie wykonana. Pieniądze można odzyskać jedynie na wniosek, organ nie może ich zwrócić z urzędu. Złożenie wniosku w sprawie zwrotu opłaty skarbowej nic nie kosztuje, a sformułowanie podania nie jest trudne.

Prawo do uzyskania zwrotu opłaty skarbowej przedawnia się po upływie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym ją uiszczono. Oznacza to, że w 2016 roku można ubiegać się o zwrot opłaty wniesionej jeszcze w 2011 r. Po otrzymaniu wniosku organ podatkowy przeprowadzi postępowanie, które zweryfikuje zasadność zwrotu. W tym celu wystąpi do odpowiedniej instytucji o przekazanie dokumentów niezbędnych do rozpatrzenia sprawy.

Nadpłata

Do spraw związanych z opłatą skarbową stosuje się przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2015 r. poz. 613 ze zm.). Zgodnie z art. 72 § 1 pkt 1 tej ustawy za nadpłatę uważa się kwotę nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku.

Zwrot na podstawie ustawy o opłacie skarbowej dotyczy tylko dwóch szczególnych przypadków dotyczących niedokonania wnioskowanej czynności, podczas gdy przyczyn, dla których wpłatę z tytułu opłaty skarbowej można traktować jako nadpłatę, jest wiele. Sprowadzają się one do ustalenia, że opłata była nienależna już w dniu jej uiszczenia. W takiej sytuacji należy złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty, który nie podlega żadnej opłacie. W podaniu najważniejsze jest wytłumaczenie, dlaczego uważamy, że opłata skarbowa była uiszczona nienależnie.

Przykład

Powstanie nadpłaty w opłacie skarbowej można uzasadnić, wskazując następujące sytuacje:

1) przyjęcie podania zostało uzależnione od uiszczenia opłaty skarbowej, podczas gdy czynność związana z podaniem nie została wymieniona w załączniku do ustawy o opłacie skarbowej; 2) podatnik przedłożył upoważnienie do występowania w sprawie brata, w związku z tym dokonał wpłaty na odpowiedni rachunek bankowy, podczas gdy złożenie pełnomocnictwa udzielonego najbliższym członkom rodziny podlega zwolnieniu;

3) podatnik przed załatwieniem sprawy w innym mieście uiścił opłatę skarbową na rachunek urzędu miasta w swojej miejscowości (opłatę skarbową wpłaca się na rzecz gminy właściwej ze względu na siedzibę organu, w którym załatwiana jest sprawa, a nie miejsca zamieszkania);

4) źle ustalono stawkę, w związku z czym wpłacający uiścił zbyt wysoką kwotę.

Różnice między zwrotem opłaty skarbowej a stwierdzeniem nadpłaty mają znaczenie głównie dla organu podatkowego, który w zależności od sytuacji przeprowadzi odmienne postępowanie. Z punktu widzenia podatnika efekt jest ten sam. Ważne, aby w podaniu opisać zaistniałą sytuację, a organ podatkowy podejmie odpowiednie kroki.

Podsumowanie

Oprócz normalnego trybu, w jakim zwraca się nadpłacone podatki, ustawodawca przewidział dla opłaty skarbowej szczególną procedurę zwrotu.

1. W sprawach nienależnie wpłaconej opłaty skarbowej stosuje się przepisy dotyczące nadpłaty podatków. Oznacza to, że w takim przypadku składa się wniosek o stwierdzenie nadpłaty na podstawie ordynacji podatkowej na ogólnych zasadach przewidzianych dla podatków.

2. Jeżeli wpłata została dokonana właściwie, lecz nie doszło do wykonania opłaconej czynności, wydania zaświadczenia, zezwolenia (pozwolenia, koncesji), to wpłacający powinien złożyć wniosek o zwrot opłaty skarbowej.