Informacja zwrotna musi być nie tylko regularna, ale przede wszystkim efektywna. W osiągnięciu tego pomoże każdemu menedżerowi 5 wskazówek.
1. Przygotowanie do rozmowy
Członkowie zespołu spóźniali się z wykonaniem zadań, co powodowało liczne konflikty, jednak projekt zakończył się sukcesem. Jak powinien wówczas wyglądać feedback? Nie wystarczy, jeśli szef pochwali zespół za efekt – równie ważne jest zwrócenie uwagi na niedociągnięcia. Takie podejście wymaga przygotowania się do rozmowy i analizy aktywności zespołu. Przed rozmową warto spisać wszystkie konkretne zachowania –pozytywne, jak i negatywne – które szef chce omówić. Warto uświadomić sobie, że wpędzenie pracownika w poczucie winy nie jest efektywnym rozwiązaniem. Należy zadbać, by poczuł się doceniony, ale też zdał sobie sprawę z niedociągnięć, których powinien unikać.
2. W pierwszej osobie
Istotny jest sposób, w jaki szef zwraca się do pracownika. Jeśli używa form bezosobowych (takich jak „można by", „powinno się"), odbiorca feedbacku nie doceni wagi przekazu. Dużo skuteczniejsze są wypowiedzi, w których podkreśla się, jak szef odczuł sytuację i jak pracownik może ją poprawić. Warto odwołać się do swoich obserwacji i emocji. - Wiążę ze współpracą z Tobą duże nadzieje, a mam wrażenie, że niestety nie wykorzystujesz w pełni swoich możliwości i tracisz szanse" – taki zwrot z ust przełożonego to dla pracownika silny bodziec do działania.
3. Ważne są pytania
Podczas projektu szef obserwował postęp prac, a po jego zakończeniu przygotował listę punktów, które chce poruszyć w informacji zwrotnej. Jest przygotowany, może pół godziny mówić o mocnych i słabych stronach przedsięwzięcia. Nie może jednak pozwolić, by spotkanie z pracownikami zamieniło się w monolog. Należy stawiać im pytania, które pozwolą wspólnie zrozumieć istotę problemu. Co poszło nie tak? Jakie działania podjąć, by pokonać trudności? Z czego są dumni pracownicy? Jeśli stawia się pytania, które wymagają dłuższej odpowiedzi niż „tak" lub „nie", można lepiej zrozumieć kontekst zdarzeń i uniknąć błędnej oceny.
4. Warto ważyć słowa
Choć mówienie o emocjach jest ważne, nie można pozwolić, by zdominowały spotkanie. Szef musi pamiętać o celach, jakie postawił przed udzieleniem informacji oraz korzyściach, jakie chce uzyskać dla siebie oraz osoby, której udziela informacji zwrotnej. Jeśli przyjmie postawę atakującą, musi liczyć się z tym, że pracownicy skupią się bardziej na emocjach niż na merytorycznym przekazie.Taka reakcja może pogorszyć atmosferę w firmie i wywrzeć negatywny wpływ na to, jak postrzegają szefa pracownicy. Ostrożne ważenie słów jest szczególnie istotne, kiedy udziela się feedbacku kilku osobom jednocześnie.
