Nieśmiała elektronizacja w kodeksie pracy

Już niebawem pracodawcy będą mogli zrezygnować z papierowej dokumentacji osobowo-płacowej i zastąpić ją elektroniczną. Na rzeczywiste usankcjonowanie elektronicznego obiegu dokumentów kadrowo-płacowych będą jednak musieli poczekać.

Na początku listopada br. Ministerstwo Rozwoju skierowało do konsultacji publicznych projekt ustawy „o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją". Pierwsza część zmian miałaby wejść w życie 1 czerwca 2017 r., a druga dokładnie rok później. Głównym celem projektu jest dopuszczenie do elektronicznej wymiany dokumentów pomiędzy stronami stosunku pracy, złagodzenie obowiązków pracodawców w zakresie prowadzenia i przechowywania papierowej dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz znaczne skrócenie okresu przechowywania takich akt.

Projekt stanowi niewątpliwie początek pozytywnego nurtu zmian w dosyć konserwatywnej dziedzinie, jaką jest polskie prawo pracy.

Prawo do skanu

Wiele obowiązujących przepisów kodeksu pracy nie przystaje do realiów zelektronizowanego obrotu gospodarczego, pracy zdalnej, powszechnego korzystania z internetu i poczty elektronicznej. Najistotniejszy jest jednak brak uwzględnienia przez przepisy potrzeb i problemów polskiego rynku pracy opartego głównie na małych i średnich pracodawcach, dysponujących ograniczonymi możliwościami finansowymi. Dobrze więc, że ustawodawca podejmuje kroki, które umożliwią pracodawcom obniżenie kosztów działalności przez elektronizację procesu prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracowników (przy pozostawieniu możliwości papierowego prowadzenia i przechowywania akt). Od dawna bowiem pojawiają się głosy krytykujące obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji w postaci papierowej. Jeżeli ustawa wejdzie w życie w zaproponowanym brzmieniu, pracodawca będzie mógł tworzyć zdematerializowane dokumenty lub stworzone bądź otrzymane papierowe pisma zeskanować i przechowywać w postaci elektronicznej. Jeżeli dodatkowo uwzględnimy tę część nowelizacji, która skraca okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracowników z 50 do 10 lat (z wyjątkiem pracowników, którzy rozpoczęli pracę przed 1 stycznia 1999 r.), oszczędności pracodawców będą niebagatelne, procesy kadrowo-płacowe wewnątrz firm przyspieszą i znikną kilometry papierowych teczek.

Na powyższych usprawnieniach kończy się jednak zasadność nowelizacji. Po lekturze projektu można odnieść wrażenie, że nie wprowadza on żadnych zmian w stosunku do status quo. W relacjach pracodawca – pracownik papierowa postać oświadczeń woli czy wniosków nadal będzie stosowana najczęściej, gdyż nowe przepisy nie przewidują żadnej realnej i możliwej do praktycznego zastosowania alternatywy.

Drogi podpis

Problem proponowanej zmiany dotyczy modyfikacji brzmienia niektórych przepisów, przede wszystkim art. 29 § 2 i art. 30 § 3 k.p. (ale również przepisów dotyczących np. formy wniosku pracownika o podzielenie urlopu wypoczynkowego na części czy zastosowania indywidualnego rozkładu czasu pracy). Nowelizacja przewiduje dla zawarcia umowy o pracę oraz dla oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia umowy o pracę formę pisemną albo formę elektroniczną (na chwilę obecną oba przepisy kodeksu pracy literalnie przewidują jedynie formę pisemną). W rzeczywistości zmiana ta jest jedynie superfluum ustawowym. Od 2002 r. forma pisemna czynności prawnej oraz elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym są równoważne, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego. Przepisy kodeksu cywilnego mają natomiast zastosowanie do stosunku pracy w sytuacjach nieunormowanych przepisami prawa pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Nowelizacja potwierdza więc jedynie to, co już 14 lat temu zostało usankcjonowane przez ustawodawcę – umowa o pracę może zostać zawarta oraz wypowiedziana lub rozwiązana w drodze oświadczenia złożonego w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Uwagi te dotyczą także wielu innych wniosków i oświadczeń (składanych w szczególności przez pracowników) wskazanych w nowelizowanych przepisach. Rodzi się więc pytanie o celowość takiej zmiany i jednocześnie obawa, czy nie doprowadzi ona do chaosu interpretacyjnego. Łatwo sobie wyobrazić, że zmiana brzmienia art. 29 § 2 i art. 30 § 3 kodeksu pracy może spowodować spopularyzowanie błędnej w mojej ocenie ścieżki interpretacyjnej. Jeżeli bowiem ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie dodatkowej formy zawarcia umowy o pracę oraz złożenia oświadczenia o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy o pracę, to może oznaczać, że forma ta nie była dopuszczalna dotychczas.

Pojawia się także pytanie, jak powszechne w praktyce jest lub będzie zastosowanie formy elektronicznej umowy o pracę oraz oświadczenia o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy o pracę, czy też np. wniosku pracownika o podzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego na części. Kwalifikowany podpis elektroniczny kosztuje ok. 200–300 zł rocznie. Trudno więc oczekiwać, że pracownik, mający możliwość zawarcia umowy o pracę w formie pisemnej, poniesie koszt uzyskania kwalifikowanego podpisu tylko po to, by zastąpić nim własnoręczny podpis. Uzyskanie takiego podpisu musiałby więc finansować pracodawca, co też jawi się jako mało opłacalne i niepraktyczne.

Widać więc, że nowelizacja nie wprowadza rewolucyjnych zmian w zakresie formy zawarcia umowy o pracę i składania oświadczeń woli przez strony stosunku pracy.

Co łączy kodeks cywilny i tablet

Warto przypomnieć, że ciekawa alternatywa dla pracowników i pracodawców pojawiła się wraz ze zmianą kodeksu cywilnego, która weszła w życie we wrześniu 2016 r. Nowelizacja wprowadziła do kodeksu cywilnego definicję dokumentu. Obecnie zgodnie z art. 773 k.c. dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Dokumentem jest więc nie tylko zapisana kartka papieru, jak powszechnie dotąd uważano, ale także np. e-mail, SMS czy plik komputerowy. Mając zatem na uwadze, że do dokonania czynności prawnej w formie pisemnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, za umowę zawartą w formie pisemnej należy uznać umowę podpisaną przez pracodawcę i pracownika własnoręcznie (np. specjalnym rysikiem) na tablecie lub ekranie dotykowym komputera i utrwaloną w formie nieedytowalnego pliku. Dokument taki będzie sporządzany i przechowywany w formie elektronicznej, bez potrzeby drukowania egzemplarza i plik elektroniczny będzie stanowił oryginał dokumentu.

Czekając na nowoczesność

Na ustawowe usankcjonowanie dopuszczalności wymiany oświadczeń woli, pism i wniosków na linii pracodawca – pracownik poprzez e-mail (np. wskutek uznania złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę w treści wiadomości e-mail za zgodne z prawem) przyjdzie nam zapewne jeszcze trochę poczekać. Takie rozwiązanie niewątpliwie ułatwiłoby komunikację pracodawców i pracowników, a jego zalety przeważają nad ewentualnymi wadami. Na chwilę obecną jednak należy opowiedzieć się za dopuszczalnością, w świetle aktualnie obowiązujących przepisów, złożenia oświadczenia woli przez własnoręczne podpisanie dokumentu na tablecie przez pracownika lub pracodawcę i przesłanie takiego oryginalnego, nieedytowalnego pliku jako załącznika do wiadomości e-mail. Takie rozwiązanie nie jest idealne, gdyż nie pozwoli uniknąć problemu natury dowodowej, związanego m.in. z kwestią wykazania faktu doręczenia oświadczenia drugiej stronie. Nie powinien być to jednak zasadniczy argument przeciwko dopuszczeniu takiej praktyki do powszechnego stosowania, jeżeli tylko pracodawca lub pracownik chcieliby z niej skorzystać.

Z pewnością niezwykle pomocne w rozpowszechnieniu zdematerializowanej postaci pisemnych oświadczeń woli w prawie pracy mogłoby się okazać orzecznictwo sądów, które potwierdziłoby dopuszczalność i zgodność z prawem składania pisemnych, zdematerializowanych oświadczeń woli, bez konieczności nowelizacji obowiązujących przepisów.