Kadry

Złamanie zasad przechowywania dokumentów elektronicznych powodem zwolnienia z pracy

Adobe Stock
Jeśli pracodawca uregulował zasady przechowywania dokumentów elektronicznych, a pracownik postąpił wbrew nim, szef może go zwolnić w trybie dyscyplinarnym.

- Pracownica samowolnie, bez uzgodnienia ze mną, usunęła ze służbowego laptopa istotne pliki. Tłumaczyła, że dawno nikt z nich nie korzystał, więc uznała, że nie mają już dla firmy żadnego znaczenia. Jej zachowanie znacznie utrudniło, a w kilku przypadkach wręcz wykluczyło sporządzenie – na ich podstawie – niezbędnych raportów. W rezultacie te raporty złożyliśmy ze znacznym opóźnieniem, za co zostałem obciążony wysokimi karami finansowymi. Czy na tej podstawie mogę tę pracownicę zwolnić dyscyplinarnie? – pyta czytelnik.

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Zależy od tego, czy w firmie czytelnika obowiązuje regulamin przechowywania dokumentów w formie elektronicznej >patrz wzór wyciągu z regulaminu przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

WARIANT I. Wbrew regulaminowym zasadom

Zakładając, że pracodawca ustalił w regulaminie reguły sporządzania, archiwizowania i likwidacji wytwarzanych przez podwładnych dokumentów w wersji elektronicznej, pracownicę można zwolnić dyscyplinarnie. W tym przypadku należy bowiem uznać, że pracownica postąpiła wbrew w/w zasadom i można jej zasadnie zarzucić bezprawność zachowania uzasadniającą zwolnienie dyscyplinarne (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia uzasadnia naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, które charakteryzuje się znacznym stopniem winy etatowca w postaci winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

Wina umyślna wyraża się w tym, że pracownik chce przez swoje zachowanie wyrządzić szkodę pracodawcy lub co najmniej świadomie się na to godzi. Natomiast niedbalstwo to niedołożenie staranności wymaganej od etatowca. Obejmuje sytuacje, gdy pracownik:

- przewiduje, że swoim zachowaniem uchybi obowiązkowi, ale bezpodstawnie przypuszcza, iż do tego nie dojdzie,

- nie przewidział, że swoim zachowaniem naruszy obowiązek, ale mógł i powinien był to przewidzieć.

Art. 52 § 1 pkt 1 k.p. ma zastosowanie tylko do sytuacji rażącego niedbalstwa pracownika, w których nie zachowuje on podstawowych zasad starannego postępowania. Konieczne jest ponadto, aby działanie lub zaniechanie podwładnego naruszało interes pracodawcy, a przynajmniej mu zagrażało. Pod pojęciem „interesu pracodawcy" należy zaś rozumieć jego majątek oraz elementy niematerialne, np. dyscyplinę pracy.

Zakładając, że taki regulamin funkcjonuje, postępowanie podwładnej czytelnika naruszyło dyscyplinę pracy. Utrudniło sporządzenie raportów, a niektórych nie udało się w ogóle przygotować, za co pracodawca został ukarany finansowo.

WARIANT II. Brak regulaminu

Jeśli w firmie nie obowiązuje regulamin zawierający zasady sporządzania, archiwizowania i likwidacji wytwarzanych przez podwładnych dokumentów w wersji elektronicznej, zastosowanie dyscyplinarki będzie nieuzasadnione.

Jeśli pracodawca nie ustalił zasad sporządzania, archiwizowania i likwidacji wytwarzanych przez pracowników dokumentów w wersji elektronicznej, to nawet usunięcia przez podwładną wszystkich wytworzonych przez nią plików nie można uznać za podstawę rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Przyjęcie odmiennego stanowiska oznaczałoby udzielenie zatrudniającym pozwolenia na wręczanie dyscyplinarki niemal każdemu etatowcowi, który pracuje na komputerze służbowym i usuwa nieprzydatne – w jego ocenie – dokumenty dla firmy. Analogicznie stwierdził Sąd Okręgowy w Elblągu w wyroku z 31 października 2014 r. (IV Pa 47/14).

—Anna Borysewicz, adwokat

podstawa prawna: art. 52 § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1666 ze zm.)

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL