Prenumerata 2018 ju˜ż w sprzedża˜y - SPRAWD˜!

Kadry

Złamanie zasad przechowywania dokumentów elektronicznych powodem zwolnienia z pracy

Adobe Stock
Jeœli pracodawca uregulował zasady przechowywania dokumentów elektronicznych, a pracownik postšpił wbrew nim, szef może go zwolnić w trybie dyscyplinarnym.

- Pracownica samowolnie, bez uzgodnienia ze mnš, usunęła ze służbowego laptopa istotne pliki. Tłumaczyła, że dawno nikt z nich nie korzystał, więc uznała, że nie majš już dla firmy żadnego znaczenia. Jej zachowanie znacznie utrudniło, a w kilku przypadkach wręcz wykluczyło sporzšdzenie – na ich podstawie – niezbędnych raportów. W rezultacie te raporty złożyliœmy ze znacznym opóŸnieniem, za co zostałem obcišżony wysokimi karami finansowymi. Czy na tej podstawie mogę tę pracownicę zwolnić dyscyplinarnie? – pyta czytelnik.

OdpowiedŸ na to pytanie nie jest jednoznaczna. Zależy od tego, czy w firmie czytelnika obowišzuje regulamin przechowywania dokumentów w formie elektronicznej >patrz wzór wycišgu z regulaminu przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

WARIANT I. Wbrew regulaminowym zasadom

Zakładajšc, że pracodawca ustalił w regulaminie reguły sporzšdzania, archiwizowania i likwidacji wytwarzanych przez podwładnych dokumentów w wersji elektronicznej, pracownicę można zwolnić dyscyplinarnie. W tym przypadku należy bowiem uznać, że pracownica postšpiła wbrew w/w zasadom i można jej zasadnie zarzucić bezprawnoœć zachowania uzasadniajšcš zwolnienie dyscyplinarne (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.).

Rozwišzanie umowy o pracę bez wypowiedzenia uzasadnia naruszenie podstawowych obowišzków pracowniczych, które charakteryzuje się znacznym stopniem winy etatowca w postaci winy umyœlnej lub rażšcego niedbalstwa.

Wina umyœlna wyraża się w tym, że pracownik chce przez swoje zachowanie wyrzšdzić szkodę pracodawcy lub co najmniej œwiadomie się na to godzi. Natomiast niedbalstwo to niedołożenie starannoœci wymaganej od etatowca. Obejmuje sytuacje, gdy pracownik:

- przewiduje, że swoim zachowaniem uchybi obowišzkowi, ale bezpodstawnie przypuszcza, iż do tego nie dojdzie,

- nie przewidział, że swoim zachowaniem naruszy obowišzek, ale mógł i powinien był to przewidzieć.

Art. 52 § 1 pkt 1 k.p. ma zastosowanie tylko do sytuacji rażšcego niedbalstwa pracownika, w których nie zachowuje on podstawowych zasad starannego postępowania. Konieczne jest ponadto, aby działanie lub zaniechanie podwładnego naruszało interes pracodawcy, a przynajmniej mu zagrażało. Pod pojęciem „interesu pracodawcy" należy zaœ rozumieć jego majštek oraz elementy niematerialne, np. dyscyplinę pracy.

Zakładajšc, że taki regulamin funkcjonuje, postępowanie podwładnej czytelnika naruszyło dyscyplinę pracy. Utrudniło sporzšdzenie raportów, a niektórych nie udało się w ogóle przygotować, za co pracodawca został ukarany finansowo.

WARIANT II. Brak regulaminu

Jeœli w firmie nie obowišzuje regulamin zawierajšcy zasady sporzšdzania, archiwizowania i likwidacji wytwarzanych przez podwładnych dokumentów w wersji elektronicznej, zastosowanie dyscyplinarki będzie nieuzasadnione.

Jeœli pracodawca nie ustalił zasad sporzšdzania, archiwizowania i likwidacji wytwarzanych przez pracowników dokumentów w wersji elektronicznej, to nawet usunięcia przez podwładnš wszystkich wytworzonych przez niš plików nie można uznać za podstawę rozwišzania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Przyjęcie odmiennego stanowiska oznaczałoby udzielenie zatrudniajšcym pozwolenia na wręczanie dyscyplinarki niemal każdemu etatowcowi, który pracuje na komputerze służbowym i usuwa nieprzydatne – w jego ocenie – dokumenty dla firmy. Analogicznie stwierdził Sšd Okręgowy w Elblšgu w wyroku z 31 paŸdziernika 2014 r. (IV Pa 47/14).

—Anna Borysewicz, adwokat

podstawa prawna: art. 52 § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1666 ze zm.)

ródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL