Oddelegowanie pracownika za granicę a reguły opodatkowania jego przychodu

Sam fakt wykonywania pracy za granicą nie przesądza o tym, że podatki będą należne w kraju wykonywania pracy. Częstą sytuacją jest także konieczność opłacania podatku w dwóch krajach – Polsce i kraju oddelegowania.

Publikacja: 07.12.2017 01:00

Oddelegowanie pracownika za granicę a reguły opodatkowania jego przychodu

Foto: www.sxc.hu

Co prawda odpowiedzialność za poprawne rozliczenie podatkowe i zapłatę podatku spoczywa na podatniku, niemniej płatnik (pracodawca), z racji ciążących na nim obowiązków (w tym naliczenie i odprowadzenie zaliczek na PIT, sporządzenie PIT-11), również musi pochylić się nad kwestią opodatkowania przychodu pracownika delegowanego.

Status rezydencji

W pierwszej kolejności pracodawca powinien ustalić status rezydencji podatkowej pracownika oddelegowanego (szerzej na ten temat pisaliśmy 16 listopada). W tym celu należy przeanalizować kryteria zawarte w ustawie o PIT (zasada 183 dni pobytu w roku kalendarzowym, ośrodek interesów życiowych) oraz reguły zawarte w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania (dalej UPO) – jeżeli została zawarta z krajem, do której oddelegowany jest pracownik. W przypadku, gdy z danym krajem nie została podpisana UPO, rezydencję ustala się wyłącznie na podstawie przepisów polskich.

W praktyce może się okazać, że pracodawca nie jest w stanie ustalić rezydencji pracownika lub nie ma pewności co tego, gdzie pracownik posiada miejsce zamieszkania dla celów podatkowych. Dlatego w każdym przypadku należy wystąpić do pracownika o złożenie oświadczenia o statusie jego rezydencji. Uzyskanie oświadczenia nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prawidłowego naliczenia podatku i składek, ale może stanowić formę zabezpieczenia interesów pracodawcy na wypadek sporu z urzędem i/lub pracownikiem.

Opodatkowanie w Polsce

Jeżeli pracownik zachowuje status polskiego rezydenta podatkowego w trakcie oddelegowania (np. z uwagi na to, że w Polsce zostaje jego żona/mąż i dzieci), podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich światowych dochodów bez względu na to, skąd pochodzą. Ewentualne zwolnienie lub wyłączenie z opodatkowania określonych kategorii przychodów może mieć miejsce na podstawie zapisów odpowiednich UPO.

Z kolei pracownik, który utracił status polskiego rezydenta podatkowego (np. singiel, który przebywa za granicą przez 300 dni w roku), podlega opodatkowaniu w Polsce wyłącznie od dochodów pochodzących z polskich źródeł (np. dochód za dni pracy wykonywanej fizycznie w Polsce). Należy także pamiętać, iż polscy nierezydenci podatkowi to osoby, których miejsce zamieszkania znajduje się poza Polską. Oznacza to, że posiadają oni zagraniczny adres zamieszkania, który należy wykazać w informacji PIT-11 oraz podlegają pod urząd skarbowy właściwy dla nierezydentów w danym województwie, w którym siedzibę ma pracodawca.

Bez podwójnych naliczeń

Kolejną ważną kwestią, którą powinien ustalić pracodawca, jest metoda unikania podwójnego opodatkowania przewidziana w UPO zawartej z krajem oddelegowania – jeżeli została podpisana.

W przypadku metody zwolnienia z progresją, dochód pracownika oddelegowanego zwolniony z opodatkowania w Polce jest wykazywany odrębnie na informacji PIT-11. Natomiast przy metodzie zaliczenia proporcjonalnego (kredytu podatkowego) całość przychodu pracownika oddelegowanego trzeba wykazać w PIT-11 jako przychód podlegający opodatkowaniu w Polsce (pracownik w swoim zeznaniu podatkowym będzie miał możliwość odliczyć od podatku należnego w Polsce podatek zapłacony za granicą – do określonego limitu, oraz tzw. ulgę abolicyjną).

W przypadku polskiego nierezydenta podatkowego w PIT-11 wykazać należy jedynie taką część przychodu pracownika, która odpowiada wynagrodzeniu za pracę fizycznie wykonywaną w Polsce (w tym także benefity niezwiązane z oddelegowaniem, nagrody itp. za okresy poprzedzające oddelegowanie itp.).

Opcja także w krajach bezumownych

W przypadku oddelegowania do kraju, z którym Polska nie zawarła UPO, w zależności od lokalnych regulacji może wystąpić podwójne opodatkowanie dochodu pracownika. W takim przypadku ustawa o PIT przewiduje możliwość odliczenia – do określonego limitu – podatku zapłaconego za granicą od podatku należnego w Polsce oraz tzw. ulgi abolicyjnej (poza przypadkami uzyskiwania dochodów z tzw. rajów podatkowych). Na pracodawcy mogą wtedy jednak ciążyć dodatkowe obowiązki rejestracyjne i informacyjne.

Zwolnienia fiskalne

Obliczając dochód pracownika oddelegowanego podlegający opodatkowaniu w Polsce pracodawca może uwzględnić obowiązujące zwolnienia z opodatkowania – w szczególności zwolnienie:

- kwot wypłaconych pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym (maksymalnie do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego w miesiącu przeniesienia), oraz

- kwoty stanowiącej 30 proc. równowartości diet przysługujących z tytułu podróży służbowej za granicę, za każdy dzień pobytu za granicą.

Kwot zwolnionych z opodatkowania nie wykazuje się w informacji PIT-11.

Co więcej, w określonych okolicznościach pracodawca może w ogóle zaprzestać poboru zaliczek na PIT od dochodów za pracę wykonywaną za granicą, jeżeli dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu za granicą.

Kalendarz podatkowy

Zarówno na potrzeby kalkulacji równowartości diet przysługujących pracownikowi z tytułu zagranicznych podróży służbowych (na potrzeby PIT i ZUS), jak i ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu w Polsce i za granicą, pracodawca powinien zobowiązać pracownika oddelegowanego do prowadzenia kalendarza podatkowego. W takim kalendarzu należy wskazywać w szczególności:

- kraj pobytu (także w przypadku podróży do innego kraju w danym dniu – np. część dnia w Polsce i część dnia w Niemczech),

- fakt wykonywania pracy,

- fakt przebywania na urlopie wypoczynkowym,

- przebywanie na zwolnieniu lekarskim.

Na podstawie zgromadzonych w ten sposób danych pracodawca może poprawnie skalkulować równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą oraz wysokość zaliczki na PIT należnej w Polsce.

Polityka wyrównania

W sytuacji oddelegowania, pracodawca może na podstawie dodatkowego porozumienia z pracownikiem wziąć na siebie ekonomiczny ciężar zwiększonych obciążeń podatkowych pracownika w związku z oddelegowaniem. Służy temu tzw. polityka wyrównania podatkowego, o której szerzej napiszemy w kolejnych artykułach cyklu.

Co prawda odpowiedzialność za poprawne rozliczenie podatkowe i zapłatę podatku spoczywa na podatniku, niemniej płatnik (pracodawca), z racji ciążących na nim obowiązków (w tym naliczenie i odprowadzenie zaliczek na PIT, sporządzenie PIT-11), również musi pochylić się nad kwestią opodatkowania przychodu pracownika delegowanego.

Status rezydencji

Pozostało 95% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe