Okres rozliczeniowy czasu pracy służy wielu rozliczeniom związanym z czasem pracy. Zdecydowaną większość z nich „zamyka" – na jego przestrzeni ma być m.in. zapewniony przeciętnie 40-godzinny tydzień pracy (przeciętnie 48-godzinny wraz z godzinami nadliczbowymi), zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Do jego końca oddajemy dni wolne za pracę w święta, niedziele czy dni wolne wynikające z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Nie jest jednak tak, że okres rozliczeniowy zamyka całkowicie wszystkie kwestie czasu pracy.
Pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy (poza osobami zatrudnionymi w systemie weekendowym oraz pracownikami instytucji kultury). Oznacza to, że w każdych kolejnych 4 tygodniach musi się znaleźć co najmniej jedna niedziela wolna. Nie zamyka się to w okresie rozliczeniowym. Jak wskazał GIP w piśmie z 4 sierpnia 2009 r. (GPP-459-4560-49/09/PE/RP): art. 15112 k.p. nie precyzuje, jak liczyć te cztery tygodnie. Można więc przyjąć, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Natomiast z uwagi na to, że ten przepis nie określa początku czterotygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela, pracodawca wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy.
Przykład:
Pracownik pracuje w systemie równoważnym, we wszystkie dni tygodnia, według grafików miesięcznych. Objęty jest trzymiesięcznym okresem rozliczeniowym, który obejmuje kwartały kalendarzowe. W październiku pracował w niedziele: 15, 22 i 29. Niedziele 1 i 8 października miał wolne. Zatem miał zapewnione dwie niedziele wolne na pięć niedziel październikowych. W listopadzie pracował w niedziele 5, 12 i 26, niedzielę 19 miał wolną.
Takie rozłożenie wolnych niedziel jest nieprawidłowe. Przy trzech kolejnych niedzielach października przepracowanych przez pracownika, pierwsza niedziela listopadowa powinna być wolna. Wolna niedziela oznacza przy tym wolny cały czas oznaczony jako niedziela – pomiędzy 6.00 tego dnia a 6.00 dnia następnego lub w przedziale innych 24 godzin wskazanych w przepisach wewnątrzzakładowych.
Przy zrealizowanym harmonogramie październikowym jedyna możliwość prawidłowego zaplanowania pracy musiałaby wyglądać jak >w załączonej tabeli.