Zasadą jest, że plan urlopów sporządza pracodawca. Jest to możliwe oczywiście w przypadku niewielkich zakładów. W większych firmach zastosowanie ma zasada wynikająca z art. 31 k.p., zgodnie z którym za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Sporządzanie planu urlopów jak najbardziej wpisuje się w czynności z zakresu prawa pracy.
Wnioski pracowników
Z przepisów kodeksu pracy wynika, że plan urlopów powinien być tworzony przy czynnym udziale zatrudnionych. Nie oznacza to oczywiście, że to oni mają inicjować sporządzanie planu czy koordynować proces jego tworzenia. Rola pracowników ogranicza się co do zasady do składania propozycji w sprawie terminów wykorzystania dni wypoczynku.
Pracodawca, chcąc usprawnić procedurę opracowywania planu urlopów, powinien poinformować zatrudnionych o terminie, do którego będzie oczekiwał na wnioski w sprawie przyszłorocznego urlopu. Naruszenie tego terminu będzie oczywiście możliwe w uzasadnionych przypadkach losowych.
Przepisy nie określają przy tym jedynej słusznej formy, w jakiej pracownicy mogą składać wnioski urlopowe. Wydaje się, że dopuszczalna jest każda forma, może za wyjątkiem kontaktu telefonicznego czy ustnego, które mogą powodować przeinaczenia i nieścisłości, jak też trudności dowodowe. Najbezpieczniejsza wydaje się być forma pisemna oraz przesłanie propozycji w mailu.
Ważne! Wnioski urlopowe powinny być precyzyjne. Wszelkie luźne sugestie w sprawie terminu przyszłego urlopu, wskazujące orientacyjny zakres, nie mogą zostać rozpatrzone pozytywnie. Wnioskujący powinien zatem określić konkretne dni urlopu oraz przedziały czasu, wskazując datę początkową i końcową poszczególnych okresów wypoczynku.
