Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia finansowanego przez pracodawcę

Kodeks pracy przewiduje określone zasady, których celem jest nie tylko ochrona pracownika, ale także ochrona interesów pracodawcy. W sytuacji podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych podstawowe znaczenie mają przepisy art. 1031 – 1036 kodeksu pracy.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 1031 k.p. podnoszenie kwalifikacji zawodowych to zdobywanie lub uzupełnianie przez pracownika wiedzy i umiejętności, z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. ?Z jednej strony chodzi więc o pozyskiwanie nowej wiedzy i umiejętności. Z drugiej zaś o poszerzanie zasobu już posiadanego, ale tylko takiego, które określa definicja – tzn. istotna jest tu inicjatywa pracodawcy lub jego zgoda.

Inicjatywa lub zgoda

Inicjatywa pracodawcy to sytuacja, w której on sam z własnej woli wysyła podwładnego na szkolenie, aby ten podniósł swoje kwalifikacje, albo też gdy sam je prowadzi. Przy zgodzie pracodawcy to sam zatrudniony inicjuje kursy i szkolenia, w których chce uczestniczyć, a szef tylko wyraża na to zgodę.

Czytaj także: Podróż służbowa a podróż szkoleniowa - jak prawidłowo zakwalifikować

Obie te sytuacje są kwalifikowane jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika w sensie prawnym. Jeżeli zatem pracodawca ani nie wyszedł z inicjatywą w tym zakresie, ani nie zgodził się na naukę pracownika, to udział zatrudnionego w wybranej formie dokształcania (szkolenia) nie stanowi podnoszenia kwalifikacji zawodowych w rozumieniu przywołanego przepisu. W konsekwencji pracownik podejmujący szkolenie w tych warunkach nie korzysta z ochrony gwarantowanej przez przytaczane przepisy, tj. nie może domagać się ani płatnego urlopu szkoleniowego, ani płatnych zwolnień od pracy.

Z własnej potrzeby

Gdy pracodawca nie finansuje żadnego typu szkoleń, a pracownik sam się doszkala, to z jednej strony – zgodnie z art. 17 k.p. – pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji (np. zmienić organizację czasu pracy). Jednak zgodnie z orzecznictwem (np. wyrok SN z 26 kwietnia 2006 r., I UK 260/05) podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie należy do istoty stosunku pracy. W związku z tym, jeśli pracownik wcześniej nie uzgodni z pracodawcą zwrotu lub choćby części zwrotu za odbyte przez siebie i z własnej inicjatywy szkolenia, pracodawca nie ma żadnego obowiązku zwrócić mu poniesionych z tego tytułu kosztów.

Do celów dowodowych lepsze pismo

Zarówno inicjatywa, jak też zgoda pracodawcy powinna być wyraźna, choć nie jest konieczne, by była pisemna. Dla ewentualnych późniejszych celów dowodowych wskazane jest jednak, by pracownik dysponował pisemnym potwierdzeniem zgłoszenia takiej inicjatywy lub wyrażenia zgody. Przy czym może to być zarówno pismo adresowane indywidualnie do niego, jak i stosowna adnotacja zamieszczona w innym dokumencie znajdującym się w aktach pracodawcy.

Świadczenia obowiązkowe i dodatkowe

Każdy pracownik, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, ma prawo do urlopu szkoleniowego i zwolnień z pracy. O przyznaniu dodatkowej pomocy, np. dofinansowaniu nauki, decyduje pracodawca.

Kodeks pracy przewiduje określone uprawnienia, które mają umożliwić, a przynajmniej ułatwić pracownikom, uczestniczenie w zajęciach ?i przygotowanie się do egzaminów. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uchwale z 10 marca 2005 r. (II PZP 2/05) owo „ułatwianie" podnoszenia kwalifikacji należy rozumieć jako nieodmawianie bez uzasadnionych przyczyn zgody na korzystanie z wybranej przez pracownika formy kształcenia oraz tworzenie pozytywnej atmosfery wobec uczących się pracowników.

Gdy pracownik uczy się z inicjatywy lub za zgodą szefa, ten musi mu zapewnić urlop szkoleniowy (na przygotowanie się do egzaminów) oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny do punktualnego przybycia na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Urlop szkoleniowy przysługuje więc wyłącznie w przypadku przystępowania do określonej kategorii egzaminów >patrz tabelka oraz na przygotowanie pracy dyplomowej kończącej studia. Pracownik nie może liczyć na tę formę zwolnienia od pracy, gdy przystępuje do innego rodzaju egzaminu czy w związku ?z odbywaniem zajęć (w tym drugim przypadku może skorzystać tylko ze zwolnienia z części lub z całości dnia pracy). Przy czym pracodawca nie może skrócić wymiaru urlopu szkoleniowego. Wymiar urlopu szkoleniowego zależy od rodzaju zdawanego egzaminu.

Na dni robocze

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Termin jego wykorzystania ustalają strony stosunku pracy. Należy przy tym uwzględnić jego przeznaczenie.

Tylko przed egzaminem

Urlopu dla pracownika przystępującego do egzaminu należy udzielać w okresie bezpośrednio go poprzedzającym. Programy kształcenia zwykle określają, kiedy przypada czas egzaminu, więc również te urlopy można zaplanować. Ostatecznie jednak decyzja o udzieleniu takiego urlopu jest kompetencją pracodawcy. To zaś oznacza, że pracownik nie może samodzielnie zdecydować o terminie rozpoczęcia korzystania z urlopu. Ustawodawca wprowadził również dowolność, jeżeli chodzi o sposób wykorzystywania dni wolnych – pozostawił to w dyspozycji stron umowy.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Zakwaterowanie i podręczniki

Firma może też przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia. Najczęściej dotyczy to pokrycia opłat za kształcenie, kosztów przejazdów, podręczników i zakwaterowania. Wartość tych dodatkowych świadczeń jest wolna od podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne.

Zapisy zobowiążą do lojalności

Jeżeli pracodawca chce zatrzymać pracownika w firmie ?i zabezpieczyć się przed jego szybkim odejściem po podniesieniu kwalifikacji, powinien zawrzeć z nim pisemną umowę, tzw. umowę szkoleniową. Strony ustalają w niej wzajemne prawa i obowiązki.

Przepisy kodeksu pracy przewidują jednoznacznie, że pracodawca finansujący daną formę podnoszenia kwalifikacji zawodowych może zobowiązać pracownika, aby przez określony czas pozostawał w zatrudnieniu pod rygorem konieczności zwrotu kosztów szkolenia. Zamieszczanie takiego zobowiązania w umowie ma jednak sens tylko wtedy, gdy firma zobowiązała się w umowie do dodatkowych świadczeń, o których mowa powyżej. Nie wolno bowiem zobowiązać podwładnego, aby zwrócił wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego ?i płatnych zwolnień od pracy.

Zachowanie wskaże na intencje

Do zawarcia umowy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych może dojść w sposób dorozumiany. Taka sytuacja zaistnieje np. wówczas, gdy pracodawca – mimo braku umowy ustnej lub pisemnej – udziela pracownikowi płatnego urlopu szkoleniowego i wypłaca ?wynagrodzenie za czas zwolnienia ?z całości lub części dnia pracy ?w celach szkoleniowych.

Koniecznie na piśmie

Umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, która ma zawierać zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki, trzeba sporządzić na piśmie pod rygorem nieważności. Brak zachowania takiej formy spowoduje, że wszelkie zawarte w niej postanowienia są nieważne, a tym samym – niewiążące. Umowę szkoleniową należy przechowywać w części B akt osobowych.

Prawa i obowiązki stron

W umowie pracodawca standardowo zobowiązuje się pokryć koszty szkolenia oraz udzielić urlopu szkoleniowego i czasu wolnego niezbędnego na dotarcie na szkolenie i udział w nim. Natomiast pracownik zobowiązuje się:

- ukończyć dany kurs czy szkolenie w określonym terminie (w tym również do pozytywnego zdania egzaminu, jeżeli przewiduje go program kursu czy szkolenia),

- pozostawać w zatrudnieniu u pracodawcy finansującego podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Taka klauzula lojalnościowa nie może trwać dłużej niż 3 lata, licząc od ukończenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jeśli pracodawca umieści w przedmiotowej umowie większą liczbę lat, należy przyjąć, że postanowienie umowne zawierające takie zobowiązanie pracownika jest nieważne. Umowę w tym zakresie należy traktować jako zawartą na 3 lata po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Nakłady do oddania

Pracownik, który naruszy tę umowę – np. wypowie umowę ?o pracę lub rozwiąże ją bez wypowiedzenia bez istnienia ku temu ustawowo określonych podstaw – musi zwrócić pracodawcy ?poniesione koszty, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Przykład:

Pracownik, który zobowiązał się do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez okres 3 lat ?i rozwiązał stosunek pracy za wypowiedzeniem po upływie roku po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jest zobowiązany do zwrotu 2/3 tych kosztów. Natomiast pracownik, który zobowiązał się ?w umowie do pozostawania ?w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, lecz z przyczyn nieznanych pracodawcy w ogóle nie podjął szkolenia, do którego był zobowiązany bądź je przerwał, najwłaściwsze byłoby przyjęcie, ?że jest on zobowiązany do zwrotu całości tych kosztów.

Pracownik ma obowiązek zwrócić koszty poniesione na jego edukację, gdy:

a) bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

b) pracodawca rozwiąże z nim stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie (termin ten nie może trwać dłużej niż 3 lata),

c) w okresie wskazanym w pkt b pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94

k.p. (mobbing),

d) w okresie wskazanym w pkt b pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 (gdy mimo szkodliwego wpływu wykonywanej pracy na zdrowie pracownika pracodawca w terminie wskazanym w orzeczeniu nie przesunie go do innej pracy odpowiedniej ze względu na jego kwalifikacje i stan zdrowia) lub art. 94

k.p. (mobbing) – mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

W interesie pracodawcy jest więc zawarcie tego typu umowy i odpowiednie sformułowanie jej postanowień. Musi przy tym pamiętać, że umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż przepisy k.p. regulujące podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika. Zgodnie bowiem z art. 18 k.p., jeśli tak się dzieje, postanowienia te są nieważne, a zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy.

Firmowe warsztaty

Istnieje oczywiście możliwość szkolenia pracowników przez samych pracodawców, posiadających odpowiednie know-how, dające wymagane doświadczenie zawodowe uprawniające do przeprowadzenia cyklu szkoleń. Takie szkolenia pracodawca wycenia zgodnie z zasadami racjonalizmu, a pracownik po każdym odbytym szkoleniu potwierdza fakt jego odbycia własnoręcznym podpisem.

PRZYKŁADOWE ZAPISY UMOWY SZKOLENIOWEJ:

1. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika będzie polegać na uzyskaniu uprawnień [....] (w tym miejscu należy podać, pod jakim kątem i w jakim kierunku ma być szkolony pracownik). W tym celu Pracownik rozpocznie płatny kurs / płatne kursy organizowane przez podmioty trzecie wskazane przez Pracodawcę. Pracodawca dopuszcza możliwość kierowania Pracownika na szkolenia również z inicjatywy samego Pracownika za zgodą pracodawcy. W takiej sytuacji Pracownik zobowiązany jest powiadomić Pracodawcę ?o miejscu, dacie i podmiocie szkolącym.

2 Pracownik zobowiązuje się:

a. podjąć kurs w terminie określonym jako data rozpoczęcia kursu [.........] oraz regularnie uczęszczać na kurs (zajęcia teoretyczne i praktyczne) zgodnie z planem (harmonogramem) kursu,

b. przyswoić wiedzę i umiejętności będące przedmiotem kursu, w zakresie umożliwiającym pozytywne zakończenie zajęć w terminie przewidzianym dla szkolenia objętego niniejszą umową,

c. zdać egzamin potwierdzający uzyskanie uprawnień [.........],

d. przedłożyć Pracodawcy dokumenty potwierdzające pozytywne ukończenie kursu oraz zdanie egzaminu potwierdzającego uzyskanie uprawnień [.........],

3. Jeżeli w trakcie trwania jakiegokolwiek szkolenia Pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji, będzie zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez Pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń na ten cel.

Te zapisy są przykładowe. Nie wyczerpują one w całości wzajemnych praw ?i obowiązków z umowy szkoleniowej, ?jak również wszelkich roszczeń, jakie pracodawca / zleceniodawca posiada wobec braku wywiązania się pracownika ?z nałożonych na niego obowiązków szkoleniowych.

Przedawnienie po 3 latach

Roszczenie pracodawcy wobec pracownika z tytułu ewentualnego zwrotu kosztów szkoleniowych lub zwrotu kosztów z tytułu ponoszonych przez pracodawcę świadczeń dodatkowych, zgodnie z art. 291 § 1 k.p., przedawnia się z upływem lat 3, licząc od dnia, kiedy dane roszczenie stało się wymagalne – czyli po zakończeniu stosunku pracy rozwiązanego za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.

Nauka na koszt zewnętrznych podmiotów

Część nakładów, jakie pracodawca poczynił na edukację zatrudnionych, może próbować odzyskać w formie dofinansowania. Może też wysłać zatrudnione osoby, aby przeszkoliły się w firmie, która prowadzi je bezpłatnie w ramach unijnych programów.

Na podstawie umowy szkoleniowej zawartej z niektórymi pracownikami pracodawcy może przysługiwać zwrot środków. Na wniosek pracodawcy starosta może mu przyznać środki (po zawarciu umowy) na sfinansowanie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) kosztów kształcenia ustawicznego pracownika określonych w tym kosztów:

- kursów i studiów podyplomowych realizowanych z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,

- egzaminów umożliwiających uzyskanie dokumentów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,

- badań lekarskich i psychologicznych wymaganych do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu,

- ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem.

Starosta może przyznać te środki w wysokości 80 proc. poniesionych kosztów, nie więcej jednak niż 300 proc. przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika. W przypadku mikroprzedsiębiorstw jest to zaś odpowiednio 100 proc. kosztów, nie więcej niż 300 proc. przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika.

Środki z KFS przyznane pracodawcy na sfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego stanowią pomoc udzielaną zgodnie z warunkami dopuszczalności pomocy de minimis.

Przez definicję kształcenia ustawicznego zgodnie z Rozporządzeniem Edukacji Narodowej z 18 sierpnia 2017 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (DzU z 2017 r., poz. 1534) rozumie się kształcenie dorosłych w publicznych placówkach i ośrodkach, uzyskiwanie i uzupełnianie wiedzy ogólnej, umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych w odniesieniu do bezrobotnych, poszukujących pracy, pracowników i pracodawców, które kończy się ukończeniem kursów różnej specjalizacji, a które to później umożliwiają przystąpienie do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie, w zakresie danej kwalifikacji. Osoba, która ukończy kwalifikacyjny kurs zawodowy i zda egzamin potwierdzający kwalifikacje w zawodzie w zakresie danej kwalifikacji, otrzymuje świadectwo potwierdzające kwalifikacje w zawodzie nazywane powszechnie dyplomem.

Unijne programy

Pracodawca może się też starać o dofinansowanie szkoleń pracowników, które organizuje we własnym zakresie, ze środków unijnych w ramach programu „Kapitał ludzki", współfinansowanego przez Europejski Fundusz Społeczny. Wnioski należy kierować do wojewódzkich urzędów pracy albo urzędów marszałkowskich, choć w niektórych województwach są to także inne instytucje (np. na Mazowszu – Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych). Dla pracodawców działających w kilku województwach właściwą instytucją jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.

Bezpłatny poza stażem

Mimo otrzymanego dofinansowania, pracownik w związku z otrzymanym urlopem bezpłatnym nie może traktować tego okresu jako czas przepracowany. Takie stanowisko wyraził SN w wyroku z 13 września 2010 r. (II PK 257/09, OSNP 2012, nr 1-2, poz. 5), w którym stwierdził, że: „Okresu urlopu bezpłatnego nie można traktować jako okresu przepracowanego w związku z uzyskaniem od pracodawcy dofinansowania na podniesienie kwalifikacji pracowniczych".

Z uzyskanych dotacji

Aby obniżyć koszty szkolenia pracowników przez podmioty zewnętrzne pracodawca może również poszukiwać wśród nich tych, które we własnym zakresie postarały się o dotacje z Europejskiego Funduszu Społecznego i które w związku z tym oferują szkolenia na korzystniejszych warunkach finansowych. Baza takich podmiotów jest zamieszczona pod adresem www.inwestycjawkadry.info.pl.

Zdaniem autorki: Monika Matyjasik -Staszewska, adwokat, syndyk, prowadzi Kancelarię Adwokacką

Z punktu widzenia pracodawcy warto i należy zabezpieczyć się umową szkoleniową, gdy planuje on związać się z danym pracownikiem na co najmniej 3 lata, a jednocześnie zależy mu na podnoszeniu kwalifikacji przez tę osobę. Jednak sposób tego zabezpieczenia powinien być adekwatny do otrzymanych przez pracownika przywilejów. Zarówno w przypadku umowy szkoleniowej zawartej z inicjatywy pracodawcy, jak i za jego zgodą, warto dodatkowo zawrzeć z pracownikiem – oczywiście w miarę możliwości – umowę o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy, na podstawie której pracownik nie będzie mógł podejmować żadnej działalności konkurencyjnej względem pracodawcy (tzn. w trakcie trwania zatrudnienia świadczyć usług na podstawie umów cywilnoprawnych, innej umowy ?o pracę czy nawet w ramach działalności gospodarczej). Odpowiednio sformułowany zakres przedmiotowy takiej umowy pozwala chronić interesy pracodawcy. Szerzej o tym w następnej części cyklu.

Zakaz Konkurencji i Tajemnica Przedsiębiorstwa

Pozostało 96% artykułu

2 / 3

artykułów

Czytaj dalej. Subskrybuj