Pracodawcy prowadzą ewidencję czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika. Taka ewidencja zawiera przede wszystkim informację o liczbie przepracowanych godzin w poszczególnych dniach roboczych, dniach wolnych od pracy, liczbie godzin pracy w niedzielę i święta, czy liczbie przepracowanych nadgodzin. Z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy nie zwalnia firmy fakt, że pracownik jest działaczem związkowym, oddelegowanym do pełnienia funkcji związkowej.
Zakres zwolnienia od pracy
W przypadku działaczy związkowych zwolnionych z obowiązku świadczenia pracy sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy zależy od tego, w jakim wymiarze dany pracownik korzysta ze zwolnienia od pracy. Jeżeli pracownik jest całkowicie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy (na stałe oddelegowany do pracy związkowej), obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy jest uproszczony. Pracodawca nie ma obowiązku odnotowywać dokładnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Przyjmuje się, że działacz związkowy pracuje 8 godzin każdego dnia. W praktyce taka sytuacja ma miejsce w przypadku licznych organizacji związkowych, zrzeszających co najmniej 150 członków (art. 31 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych).
Inaczej przedstawia się sytuacja działaczy związkowych częściowo zwolnionych z obowiązku świadczenia pracy. W przypadku takich pracowników należy ustalić godziny, w których zatrudniony będzie wykonywał pracę związkową oraz godziny, w których będzie pozostawał do dyspozycji pracodawcy. W konsekwencji, pracodawca musi ewidencjonować dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Należy pamiętać, że pracownik oddelegowany do pełnienia funkcji związkowej nadal ma obowiązek przestrzegać zasad korzystania z pomieszczeń pracodawcy, określonych najczęściej w regulaminie pracy. Dlatego nawet wtedy, gdy firma nie odnotowuje dokładnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy działacza związkowego, to taki pracownik nie może przebywać na terenie zakładu po zakończeniu jego działalności, jeżeli taki zakaz wynika z regulaminu pracy.
Bez prawa do nadgodzin
Jeżeli działacz związkowy, wykonując funkcję związkową, przebywa na terenie zakładu więcej czasu, niż przewiduje to jego wymiar czasu pracy, to nie otrzyma z tego tytułu dodatku za pracę w nadgodzinach. Taka osoba nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy i nie wykonuje pracy na jego rzecz.