Podróż służbowa to codzienność w pracy wielu osób. Zgodnie z jej kodeksową definicją jest to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. W tym celu pracodawca wydaje polecenie wyjazdu. Obok zadań i terminu ich realizacji, polecenie powinno wskazywać środek transportu, którym pracownik ma się przemieszczać podczas podróży. W tym zakresie podwładny powinien się podporządkować. Ma to kluczowe znaczenie w kwestii późniejszego rozliczania delegacji, w tym zwrotu kosztów przejazdu.
W poleceniu wyjazdu pracodawca wskazuje rodzaj środka transportu oraz jego klasę. W grę wchodzi komunikacja publiczna, pojazd służbowy lub taki, który nie jest własnością firmy. Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu wskazanego środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, ale z uwzględnieniem przysługujących mu ulg (bez względu na to, z jakiego tytułu się należy).
Polecenie wyjazdu jest zbiorczym poleceniem służbowym. Składa się ono z kilku mniejszych poleceń, które pracownik powinien prawidłowo wykonać. To nie on decyduje, gdzie jedzie, czym, kiedy i co robi. Brak wykonania choćby jednej z dyspozycji zawartej w poleceniu wyjazdu powoduje, że nie można mówić o prawidłowym wykonaniu zadania służbowego.
Czy jednak polecenie w zakresie rodzaju i klasy środka transportu jest dla pracownika bezwzględnie wiążące w każdej sytuacji? Otóż nie.
Jeżeli podróż służbowa przebiega bez komplikacji, co pozwala na wykonanie zadania zgodnie z poleceniem wyjazdu, należy uznać, że jakakolwiek ingerencja pracownika w kwestię wskazanego mu środka transportu jest niedopuszczalna. Samowolna zmiana sposobu przemieszczania się może skutkować przede wszystkim odmową pracodawcy zwrotu kosztów poniesionych na transport w części przekraczającej koszty, jakie poniósłby, gdyby się zastosował do polecenia. Pracodawca ma też prawo nałożyć na podwładnego karę porządkową z racji naruszenia przyjętej organizacji i dyscypliny pracy. Te działania będą jak najbardziej zasadne i celowe. Bierność przełożonego może bowiem spowodować, że inni pracownicy także zaczną ignorować treść poleceń wyjazdu.
