Brak inwentaryzacji odbiera możliwość dochodzenia roszczeń związanych z mieniem firmy

Łatwiej będzie wtedy, gdy szef naruszył zasady przy przekazaniu mienia kilku etatowcom. Takie uchybienia często skutkują tym, że gdy zatrudnieni spowodują manko, nic nie można od nich wyegzekwować.

Zgoda ważniejsza niż parafka

- Podpisując umowę z pracownikiem, pracodawca przeoczył brak jego podpisu na deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności za powierzony mu laptop. Komputer zginął, firma wytoczyła proces, a pozwany powołuje się na brak deklaracji i żąda oddalenia powództwa. Czy sąd uwzględni ten zarzut? – pyta czytelnik.

Nie. Pracownik, któremu powierzono mienie w prawidłowy sposób, ponosi odpowiedzialność na podstawie art. 124 kodeksu pracy, choćby nawet nie podpisał deklaracji o przyjęciu tej odpowiedzialności. Istotna jest bowiem rzeczywista zgoda pracownika na przyjęcie tej odpowiedzialności, wynikająca wprost lub pośrednio z uzgodnienia rodzaju pracy w umowie o pracę, a wyrażona na tyle wyraźnie, aby nie budziła wątpliwości. Istotne jest też to, aby powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, że pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość jego ochrony przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania go w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego (postanowienie Sądu Najwyższego z 9 stycznia 2014 r., I PK 178/13).

Od tej zasady istnieje jeden istotny wyjątek. Dotyczy on wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za mienie zakładu powierzone im łącznie jest nieważna, jeżeli nie zawarto jej na piśmie (uchwała SN z 18 kwietnia 1988 r., III PZP 62/87). Szef nie będzie mógł zatem skutecznie powołać się na ustną umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Nieistotny właściciel

- Pracodawca powierzył etatowcowi auto przewłaszczone na zabezpieczenie kredytu bankowego. Podwładny nie zadbał o nie należycie i skradziono je. Pracodawca spłacił bank. Firma dochodzi teraz odszkodowania, a pozwany twierdzi, że nie ma do tego prawa, ponieważ samochód nie był jego własnością. Czy sąd mimo to uwzględni roszczenie?

Tak. Odpowiedzialność za mienie powierzone nie zależy od tego, czy stanowi ono własność firmy, czy osób trzecich. Nie ma także żadnych racjonalnych przesłanek twierdzić, że pracodawca może powierzyć pracownikowi tylko własne mienie. Przysługuje mu od pracownika roszczenie odszkodowawcze według zasad określonych w art. 124-127 k.p. także wówczas, gdy powierzone pracownikowi mienie stanowiło własność osoby trzeciej, a pracodawca naprawił tej osobie szkodę wyrządzoną w tym mieniu przez pracownika. Pamiętać jednak należy o tym, że samo ujawnienie braku w powierzonym pracownikowi mieniu osób trzecich nie oznacza wyrządzenia szkody pracodawcy. W tym momencie nie poniósł on jeszcze uszczerbku majątkowego. Pracodawca dozna go dopiero po zapłaceniu odszkodowania osobom trzecim. Roszczenie pracodawcy wobec pracownika powstaje więc z chwilą naprawienia szkody osobom trzecim i ma charakter roszczenia regresowego (wyrok SN z 19 kwietnia 2010 r., II PK 307/09).

Trzeba zapewnić kombinezon i kask

- Etatowiec pokłócił się z szefem firmy produkcyjnej i zniszczył całe przydzielone mu mienie, czyli środki ochrony indywidualnej i odzież roboczą. Szef dał mu drugą szansę i nie zwolnił dyscyplinarnie. Zobowiązał go jednak do odkupienia w ciągu trzech dni tego, co zniszczył. Czy to prawidłowe postępowanie?

Nie. Firma powinna przydzielić pracownikowi ponownie wszystko to, co uległo zniszczeniu. Nie może on pracować bez odzieży, obuwia i środków ochrony indywidualnej. Te ubrania i sprzęt szef musi przekazać uprawnionemu etatowcowi nieodpłatnie. Zarówno nowe, jak i wcześniej zniszczone przedmioty stanowiły własność pracodawcy. Pracownik odpowiada natomiast w pełnej wysokości za szkodę pracodawcy w tym mieniu, jeśli powierzył mu je z obowiązkiem zwrotu. W tym przypadku firma ma zatem prawo, choć musiała dokonać nowego przydziału odzieży, zażądać od nerwowego pracownika naprawienia szkody za umyślnie zniszczone przedmioty. Jeśli pracownik ma dalej wykonywać swoje obowiązki, bezpodstawne i niezgodne z prawem jest żądanie od niego zakupienia tych środków we własnym zakresie.

Za późno na pretensje i roszczenia

- Szef zwlekał z wytoczeniem sprawy przeciwko podwładnemu, który uszkodził auto. Pozew złożył po dwóch latach od czasu, kiedy dowiedział się o uszkodzeniu mienia. Pozwany podniósł zarzut przedawnienia. Czy firma może wygrać tę sprawę?

Nie. Artykuł 291 § 2 k.p., który skraca termin przedawnienia roszczeń pracodawcy kierowanych do etatowców, stosuje się także do roszczeń zakładu pracy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. Chodzi zarówno o roszczenia przewidziane w art. 114 k.p., jak i te z tytułu niewyliczenia się lub niezwrócenia mienia powierzonego pracownikowi (art. 124 i 125 k.p.). Tak uznał Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 21 maja 2013 r. (III APa 3/13).

Przepis ten przewiduje, że roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków służbowych przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o wyrządzeniu przez pracownika szkody, ale nie później niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia. Etatowiec może zatem podnieść skuteczny zarzut przedawnienia.

Wspólne obciążenie łatwo podważyć

- W 2016 r. do obsługi jednego sklepu firma handlowa zatrudniła kilkunastu pracowników. Rezygnują oni z pracy jeden po drugim. Każdy pracownik przyjmuje odpowiedzialność materialną za mienie powierzone. Czy przed podpisaniem kolejnej umowy o wspólnej odpowiedzialności przeprowadza się inwentaryzację?

Tak. Warunkiem przyjęcia wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone jest przede wszystkim łączne jego powierzenie co najmniej dwóm pracownikom z obowiązkiem wyliczenia się i zawarcie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej (art. 125 §1 k.p.).

Lista przesłanek, które muszą zaistnieć, aby pracownika w ogóle obciążyć materialnie, obejmuje: szkodę (niedobór) powstały wskutek nierozliczenia się, niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków, winę pracownika i związek przyczynowy (adekwatny). W tym przypadku przesłanką szczególną jest prawidłowe powierzenie mienia w warunkach umożliwiających jego strzeżenie. Prawidłowe powierzenie musi zapewniać udział pracownika przy ustalaniu ilości i jakości przekazanych mu dóbr. Jeżeli pracodawca nie wykaże prawidłowego powierzenia, nie może skutecznie dochodzić odszkodowania. W firmach, gdzie występuje ciągła rotacja pracowników, rodzi się pokusa, aby nie przeprowadzać inwentaryzacji po zatrudnieniu nowej osoby, ale dopisywać ją do umowy zawartej już wcześniej przez innych etatowców. Może się to skończyć tym, że w razie sporu, wszyscy będą mogli uwolnić się od odpowiedzialności.

W orzecznictwie nie budzi wątpliwości pogląd wyrażony choćby przez Sąd Najwyższy w wyroku z 12 listopada 2003 r. (I PK 551/02). Zgodnie z nim niezawarcie nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w razie zmiany składu pracowników objętych taką umową (§ 5 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r.) uchyla wspólną odpowiedzialność za powierzone im mienie (art. 125 § 1 k.p. w zw. z art. 124 k.p.). Powierzenie mienia na podstawie nowej umowy wymaga przeprowadzenia jego ponownej inwentaryzacji. Dodatkowo wszelkie błędy podczas tego spisu też działają na niekorzyść firmy, która na jej podstawie chciałaby dochodzić odszkodowania od pracownika. Przykładowo przeprowadzanie inwentaryzacji pod nieobecność pracownika, któremu powierzono mienie do zwrotu lub wyliczenia się i nie zawiadomiono go o terminie inwentaryzacji, a spis towarów przeprowadzono z karty osobistej pracownika czy dokumentacji magazynowej, a nie z natury w sensie fizycznym, skutkuje uznaniem takiej operacji za nieprawidłową. Nie może ona powodować odpowiedzialności materialnej pracownika na podstawie art. 124 § 1 kp. (wyrok SA w Warszawie z 9 lutego 2005 r., III APa 104/04).

Na kim spoczywa ciężar dowodu

- Firma pozwała etatowca o zwrot powierzonych mu przedmiotów, których nie chce oddać. Twierdzi, że zostały skradzione z winy zakładu polegającej na nieodpowiedniej ochronie pomieszczeń. Czy szef musi sam udowadniać, że nie popełnił takich uchybień?

Nie. Pracodawcę obciąża tylko dowód prawidłowego powierzenia mienia oraz nierozliczenia się z niego przez pracownika. Z wymogu wykazania faktu nierozliczenia się pracownika wynika także powinność wykazania przez pracodawcę wysokości szkody. W art. 124 § 3 k.p. ustawodawca wprowadził natomiast domniemanie prawne winy pracownika. Domniemanie prawne stanowi szczególnego rodzaju normę prawną, która składa się z przesłanki i wniosku domniemania. Ta norma nakazuje uznać bez przeprowadzania dowodu fakt określony we wniosku domniemania, jeżeli zostanie udowodniony fakt stanowiący przesłankę domniemania. Przesłankami domniemania ustanowionego w art. 124 § 3 k.p. są: powstanie szkody wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania przez pracownika zobowiązania zwrotu lub rozliczenia się z powierzonego mienia oraz prawidłowość powierzenia mienia. Jeżeli te przesłanki są spełnione, art. 124 § 3 k.p. nakazuje uznać, że naruszenie zobowiązania jest następstwem okoliczności zależnych od pracownika, a więc przez niego zawinionych. Pracownik może uwolnić się od tej odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (wyrok SA w Szczecinie z 26 maja 2015 r., III APa 6/15).