Prenumerata 2018 ju˜ż w sprzedża˜y - SPRAWD˜!

Kadry

Zamieszczanie zdjęć pracowników na identyfikatorach narusza ochronę danych osobowych

Fotolia.com
NARUSZENIA | Zamieszczenie zdjęć pracowników na identyfikatorach nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, gdy obowišzek ich noszenia wynika z przepisów wewnštrzzakładowych. W przeciwnym razie konieczna jest zgoda na korzystanie z wizerunku.

Zakres danych osobowych, które pracodawca ma prawo uzyskać od pracownika, został wskazany w art. 221 kodeksu pracy. Sš to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Szef może też żšdać, aby zatrudniony podał inne dane osobowe, w tym imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, numer PESEL lub RCI PESEL – jeżeli sš one niezbędne ze względu na korzystanie przez zatrudnionego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, takich jak np. œwiadczenia i prawa zwišzane z rodzicielstwem. Co do zasady pracodawca nie może żšdać podania innych danych osobowych niż wymienione, chyba że obowišzek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Dotyczy to zwłaszcza stosunków pracy charakteryzujšcych się większym stopniem podporzšdkowania (w Policji, w sšdach, w korpusie służby cywilnej itd.).

Fotka poza kodeksowš listš

Zdjęcie lub inny noœnik informacji, który pozwoli na identyfikację osoby pracownika, należy utożsamiać z jego wizerunkiem. To jedno z dóbr osobistych podlegajšcych prawnej ochronie – wizerunek jako odrębne dobro osobiste zostało wyodrębnione w art. 23 kodeksu cywilnego. Gwarancję ochrony odnajdziemy także w art. 81 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 880). Ten drugi przepis wyraŸnie podkreœla autonomię decydowania o zakresie i okolicznoœciach publicznego udostępnienia wizerunku danej osoby (tak w wyroku Sšdu Apelacyjnego w Warszawie z 22 maja 2015 r., I ACa 1741/14).

Zdjęcia nie ma w katalogu danych osobowych, które pracodawca ma prawo uzyskać od pracownika (tj. pozyskiwać i przetwarzać bez jego zgody). Należy zatem przyjšć, że co do zasady, aby pracodawca mógł zgodnie z prawem pozyskać fotografię pracownika, powinien uprzednio uzyskać jego zgodę zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 922).

Forma rekompensaty

Zdjęcie pracownika jako tożsame z jego wizerunkiem i jako dobro osobiste podlega ochronie przepisów kodeksu cywilnego. Skutki naruszenia prawa do ochrony wizerunku pracownika mogš być dla pracodawcy dotkliwe – paradoksalnie także wizerunkowo.

Osoba, której konkretne dobro osobiste (tj. wizerunek) zostało naruszone, może żšdać, aby naruszajšcy dopełnił czynnoœci potrzebnych do usunięcia skutków tego naruszenia. W szczególnoœci chodzi tu o złożenie oœwiadczenia odpowiedniej treœci i w odpowiedniej formie.

Na zasadach okreœlonych w k.c. można domagać się również zadoœćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny (art. 23 i 24 k.c.).

Naruszenie wizerunku może polegać na jego nieprawidłowym rozpowszechnianiu, utrwalaniu lub przekształcaniu. Ponadto – co wynika z głosów doktryny prawniczej, a także z orzecznictwa sšdów powszechnych – do naruszenia wizerunku jako dobra osobistego dochodzi w razie jego utrwalania w warunkach naruszenia prawa do prywatnoœci lub wbrew wyrażonej woli portretowanego (tak w wyroku Sšdu Okręgowego we Wrocławiu z 17 lutego 2014 r., I C 1062/13). Z przywołanego orzeczenia zarysowuje się już istotna rola woli i zgody osoby, której wizerunek jest w jakimœ sensie upubliczniany, o czym mowa w dalszej częœci artykułu.

Internet i reklama

Czy pracodawca ma prawo wykorzystać wizerunek pracownika na billboardach, w internecie lub w radiu, reklamujšc tym samym prowadzonš działalnoœć? Taka praktyka wydaje się dosyć powszechna. Jednak czy jest legalna?

Aby zapobiec ewentualnym naruszeniom, pracodawca powinien uzyskać zgodę pracownika na wykorzystanie jego wizerunku/zdjęcia do okreœlonego konkretnie celu oraz w szczegółowo ustalonym zakresie. Prawo nie stanowi, w jakiej formie ma być wyrażona zgoda. Dla celów dowodowych przyjmuje się jednak, że powinno się zachować formę pisemnš (o możliwoœci wyrażenia zgody w dowolnej formie stanowi wyrok SA we Wrocławiu z 27 czerwca 2014 r., I ACa 633/14). Co najważniejsze, wyrażona zgoda musi być niewštpliwa, nie można jej domniemywać.

Zatem aby móc legalnie rozpowszechniać wizerunek pracownika np. w reklamie, mogšcej przybrać rozmaitš postać, pracodawca powinien uzyskać uprzednio jego zgodę na piœmie, wraz z informacjš co do zakresu zgody oraz celu tego rozpowszechniania.

Intranet i stopki maili

Wykorzystywanie zdjęć pracowników w tzw. intranecie (sieć, do której dostęp ma ograniczona liczba osób, np. pracownicy firmy X) jest dziœ powszechnie stosowanym rozwišzaniem. Zdjęcia niewštpliwie pomagajš pracownikom w wewnętrznej komunikacji i usprawniajš proces zarzšdzania.

Odmiennie niż w przypadku internetu, intranet jest sieciš ograniczonego dostępu. Pracownicy wykorzystujš ten system, aby wykonywać przydzielone obowišzki pracownicze. Żeby jednak odpowiedzieć na pytanie, czy pracodawca powinien uzyskać zgodę na rozpowszechnianie – nawet ograniczone – wizerunku pracownika, należy się zastanowić, czy dostęp do intranetu majš wyłšcznie pracownicy danego podmiotu (brak publicznego dostępu), czy np. także klienci przedsiębiorstwa. W drugim przypadku pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika, ponieważ cel rozpowszechniania jego wizerunku nie byłby zwišzany wyłšcznie ze stosunkiem pracy, a dostęp do zdjęcia podwładnego potencjalnie miałby szerszy kršg osób. Gdy zaœ intranet jest wykorzystywany wyłšcznie do celów wewnętrznych, a dostęp do niego posiadajš wyłšcznie pracownicy firmy, uznaje się, iż zamieszczenie w nim zdjęcia pracownika nie oznacza rozpowszechniania wizerunku. Nie jest zatem potrzebna wówczas zgoda pracownika wedle art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Identyfikator i legitymacja służbowa

Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca ma prawo wystawić pracownikowi legitymację służbowš, przepustkę albo inny dokument upoważniajšcy go do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem. Takš możliwoœć przewiduje wprost § 4 rozporzšdzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zwišzanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Jednak przepis ten – co jest dosyć kontrowersyjne – milczy na temat wykorzystania w tej legitymacji czy przepustce zdjęcia pracownika. Na podstawie tej regulacji możliwa jest identyfikacja osoby wyłšcznie na podstawie jej imienia i nazwiska.

Dlatego też, odnoszšc się do wspomnianych powyżej regulacji kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie danych osobowych, wykorzystanie zdjęcia pracownika w legitymacji służbowej lub identyfikatorze jest możliwe wyłšcznie za jego zgodš.

Powyższe potwierdził Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w piœmie z 5 marca 2008 r. w sprawie zamieszczania zdjęć pracownika na identyfikatorach(DOLIS-035-219/07/ 461/08). Podniósł w nim, że uniknięcie ewentualnego zarzutu naruszenia dóbr osobistych pracownika w przypadku zamieszczenia na identyfikatorze zdjęcia pracownika jest możliwe wtedy, gdy uzyska się uprzednio zgodę pracownika. Co ciekawe, ta zgoda nie jest wymagana, gdy obowišzujšce u pracodawcy przepisy wewnętrzne (Ÿródła prawa pracy) takie jak regulamin pracy czy układ zbiorowy pracy przewidujš obowišzek noszenia przez pracowników identyfikatorów. Wówczas zamieszczenie zdjęć na identyfikatorach nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Czasem bez zgody

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku nie jest wymagana w dwóch przypadkach. Po  pierwsze wtedy, gdy dotyczy to osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w zwišzku z pełnieniem przez niš funkcji publicznych, w szczególnoœci politycznych, społecznych, zawodowych. Po drugie – gdy chodzi o osobę stanowišcš jedynie szczegół całoœci takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Nie zawsze tylko szczegół całoœci

To, jak istotne jest wyraŸne okreœlenie zakresu zgody na rozpowszechnianie wizerunku, podkreœlał Sšd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 15 wrzeœnia 2016 r. (I ACa 1559/15): W żadnym razie występujšcy w nagraniu powód, jako jedna z dwóch, doœć długo i statycznie prezentowanych postaci, nie może być traktowany jako szczegół całoœci takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Pozwany uchybił zatem obowišzkowi uzyskania zgody, o jakim mowa w art. 81 u.p.a.p.p., co przesšdza o bezprawnoœci zachowania spółki, także rozpatrywanego w płaszczyŸnie kodeksowych przepisów o ochronie dóbr osobistych i to bez potrzeby badania, czy publikacja miała charakter krzywdzšcy. Istotne jest naruszenie autonomii powoda w zakresie swobodnego decydowania o rozpowszechnieniu własnego wizerunku.

Zdaniem autorki

Nicola Zięba, prawnik, Kancelaria Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy Sp. k.

Uzyskanie zgody pracownika na wykorzystanie jego wizerunku w okreœlonym celu niejednokrotnie może uchronić pracodawcę przed ewentualnymi nadużyciami prawa podmiotowego, jakim jest ochrona dóbr osobistych. Przede wszystkim pracodawca powinien mieć na uwadze to, czy wizerunek pracownika będzie udostępniany wyłšcznie dla celów wewnętrznych, np. w celu usprawnienia komunikacji między współpracownikami, czy też dostęp do niego będš miały – nawet potencjalnie – osoby spoza przedsiębiorstwa lub innego podmiotu zatrudniajšcego.

ródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL