- Pracownik poinformował mnie przez telefon, że nie może przyjść do firmy. Z uwagi na nieprzewidziane zamknięcie przedszkola, musi zaopiekować się dzieckiem. Czy złożone mi telefonicznie oświadczenie jest dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy? W zakładzie nie ma żadnych przepisów regulujących tę kwestię. Podwładny zaś zadzwonił do mnie w tym samym dniu, w którym nie mógł pojawić się w pracy. – pyta czytelnik.
W opisanej sytuacji telefoniczne usprawiedliwienie przez pracownika jego nieobecności w firmie jest dopuszczalne.
Przyczynami usprawiedliwiającymi absencję etatowca w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają mu stawienie się w firmie i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania zadań służbowych wskazane przez podwładnego i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność. Tak stanowi § 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
W świetle § 3 pkt 3 przywołanego rozporządzenia jednym z dowodów usprawiedliwiających nieobecność w firmie jest oświadczenie pracownika na wypadek zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do 8 lat z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do którego/rej uczęszcza syn czy córka.
Pracownik ma obowiązek złożyć szefowi takie oświadczenie niezwłocznie, informując o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu absencji. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące w danej firmie nie określają sposobu zawiadomienia przełożonego o powodzie nieobecności etatowca w zakładzie, podwładny powinien to zrobić osobiście lub przez inną osobę (np. małżonka czy kuriera), telefonicznie albo za pośrednictwem innego środka łączności (np. e-mailem albo fax-em) bądź drogą pocztową – gdzie za dzień zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego (§ 2 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r.) >patrz wyciąg z regulaminu pracy oraz wzór pisma zawierającego usprawiedliwienie nieobecności pracownika w zakładzie.