Oświadczenie etatowca będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich (m.in. z dwóch dni wolnych) składa się w aktach osobowych pracownika, w części B. Tak stanowi § 6 ust. 2 pkt c rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Opowiada się tylko swój
Mimo że przepisy milczą na ten temat, powszechnie przyjmuje się, że to oświadczenie podwładny składa jednorazowo, a nie np. w każdym roku i uaktualnia je dopiero, gdy zmieni zamiar o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich. Jednocześnie nie ma przeszkód, aby szef co roku domagał się podania takich oświadczeń, jeżeli weźmie na siebie to dodatkowe obciążenie biurokratyczne. Przepisy nie nakładają także na pracownika obowiązku udowodnienia, że drugi rodzic lub opiekun dziecka nie korzysta z tych przywilejów. Wystarczy jego oświadczenie. Nie ma podstaw prawnych, aby szef mógł domagać się deklaracji od drugiego rodzica/opiekuna (czyli nie od swojego podwładnego), że nie zamierza brać tych dni ani tym bardziej potwierdzenia od szefa czy z kadr firmy zatrudniającej drugiego rodzica/opiekuna. Przekazanie takiego dokumentu wręcz naruszałoby przepisy o ochronie danych osobowych. I to zarówno przez pracodawcę, który udzielił takich informacji, jak i przez tego, który je otrzymał i przechowuje.
Szef musi zapłacić
Za czas zwolnienia podwładnemu przysługuje wynagrodzenie według rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.). Zgodnie z jego § 5 przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. Z tym, że składniki wynagrodzenia ustalane są w wysokości przeciętnej (czyli tzw. zmienne składniki), oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres jej niewykonywania. Należy zatem zastosować zasady, o których mowa w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.). Z tą jednak różnicą, że dla zmiennych składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy nie dłuższe niż miesiąc nie ustala się trzymiesięcznej podstawy. Bierze się natomiast pod uwagę wynagrodzenie uzyskane w miesiącu, w którym przypadło niewykonywanie pracy.
Rodzic sam nie weźmie
Kodeks pracy nie określa trybu udzielania dni na opiekę, w tym nie wskazuje, czy o wolne należy występować z wyprzedzeniem. Przyjmuje się, że pracownik nie może udzielić sobie dni na opiekę. Skutkiem takiej samowolnej decyzji mogłoby być nawet zwolnienie dyscyplinarne. Natomiast powiązanie wolnego z uprzedzeniem szefa powinno wynikać z wyważenia między pracowniczym obowiązkiem dbałości o dobro zakładu a zasadami współżycia społecznego. Nie można bowiem wykluczyć ani nagłych sytuacji związanych z wychowywaniem dzieci, ani przypadków, gdy nieobecność podwładnego istotnie utrudniłaby pracę w firmie, a nawet doprowadziła do strat. Co do zasady jednak szef nie może odmówić pracownikowi udzielenia tego dnia czy odwołać go z wolnego, tak jak jest to dopuszczalne przy urlopie wypoczynkowym.
Nowe reguły opieki
Od 2 stycznia 2016 r. te zasady wykorzystania dni wolnych na opiekę zostaną zmodyfikowane. Zmianą na korzyść podwładnego jest prawo do zwolnienia w wymiarze 16 godzin albo dwóch dni. Oznacza to możliwość wzięcia nawet 16 zwolnień po jednej godzinie. Z kolei etatowiec pracujący w systemie równoważnym po 12 godzin będzie miał w praktyce wolne 24 godziny. Zmiana obejmie także niepełnoetatowców, ale tylko korzystających z tego przywileju w wymiarze godzinowym. W takim przypadku wolne będzie ustalane proporcjonalnie do wymiaru etatu, przy zaokrągleniu niepełnej godziny w górę.
Nowelizacja wprowadza też zasadę, że o sposobie wykorzystania zwolnienia w roku kalendarzowym decyduje pracownik w pierwszym wniosku o jego udzielenie złożone w tym roku. Wtedy musi zdecydować o wybieraniu wolnego w dniach czy godzinach.
