Rozliczenie pracownika z powierzonych mu pieniędzy lub innego mienia

Warunkiem koniecznym, aby w ogóle mogła powstać odpowiedzialność pracownika za szkodę w tzw. mieniu powierzonym, jest jego prawidłowe powierzenie przez pracodawcę.

Przedmiotem powierzenia może być każdy rodzaj mienia, które pracownik może objąć w posiadanie i sprawować nad nim rzeczywistą pieczę (m.in. pieniądze, papiery wartościowe, narzędzia, towar do sprzedaży). Składniki mienia, których dotyczy surowszy rygor odpowiedzialności przewidziany w art. 124 i 125 kodeksu pracy, są zawsze powierzane pracownikom z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

Tego samego rodzaju odpowiedzialność pracownik ponosi za mienie osoby trzeciej, które zostało mu powierzone, np. w ramach działalności firmy przewozowej, jak również za należności przekazane przez osobę trzecią za dostarczony towar. Jeżeli nie wyliczy się z przekazanego towaru lub środków pieniężnych, poniesie odpowiedzialność odszkodowawczą.

Szkoda z zaniedbania

Warunkiem odpowiedzialności jest:

- zawinione przez pracownika niedopełnienie obowiązków w zakresie pieczy nad powierzonym mieniem,

- nierozliczenie się z tego mienia, oraz

- szkoda pozostająca w związku z tymi zaniedbaniami.

Dodatkowo, konieczną przesłankę odpowiedzialności pracownika stanowi prawidłowe powierzenie mu mienia w warunkach umożliwiających sprawowanie nad nim pieczy.

Prawidłowe powierzenie

Mienie zostaje powierzone prawidłowo, jeżeli zapewniono udział pracownika przy ustalaniu ilości i jakości przekazanego mu mienia. Zazwyczaj pracownik potwierdza tę okoliczność na piśmie. Wyliczenie ewentualnego niedoboru powinno zostać dokonane na podstawie inwentaryzacji początkowej i końcowej sporządzanych z natury, a nie np. na podstawie dokumentacji.

Jeżeli pracodawca nie wykaże prawidłowego powierzenia mienia, nie może dochodzić odpowiedzialności na zasadach dotyczących mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Istotne jest, aby zatrudniony wyraził rzeczywistą zgodę na przyjęcie odpowiedzialności za mienie powierzone, np. w umowie pisemnej lub pośrednio poprzez uzgodnienie rodzaju pracy w umowie o pracę. Zgoda ta powinna być jednak na tyle wyraźna, by nie budziła wątpliwości.

W przypadku braku prawidłowego powierzenia mienia, możliwe jest pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności według przepisów odnoszących się do ogólnej odpowiedzialności podwładnego za szkodę wyrządzoną firmie (art. 114-122 k.p.). W takim jednak przypadku co do zasady ma zastosowanie ograniczenie odpowiedzialności do trzech pensji.

Rozliczenie podwładnego polega na wykazaniu, że mienie nadal pozostaje pod jego pieczą albo że zostało rozdysponowane zgodnie z prawem.

Ile do zapłaty

Pracownik, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu (np. narzędzia) albo do wyliczenia się (np. pieniądze, bilety do kina), odpowiada za szkodę powstałą w tym mieniu w pełnej wysokości. Oznacza to, że ponosi odpowiedzialność nie tylko za stratę rzeczywistą, ale również za utracone korzyści.

Odpowiedzialność pracownika nie jest w tym przypadku objęta limitem do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, nawet gdy szkodę wyrządził z winy nieumyślnej.

Bez konsekwencji

Pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w mieniu powierzonym w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczynili się do jej powstania albo zwiększenia (np. niezapewnienie warunków pracy umożliwiających dopilnowanie powierzonego mienia, przeciążenie pracownika pracą, brak prawidłowego nadzoru pracodawcy). Nie ponosi też ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Pracownik nie poniesie też odpowiedzialności, gdy szkoda nastąpiła na skutek siły wyższej, która jest określana jako zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia (np. powódź, trzęsienie ziemi, nawałnica).

Odpowiedzialność zbiorowa

Przepisy kodeksu pracy przewidują możliwość wspólnego przyjęcia odpowiedzialności materialnej przez co najmniej dwóch pracowników za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez zatrudnionych z pracodawcą, która powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.

W przypadku wspólnego przyjęcia odpowiedzialności, pracownicy odpowiadają za szkodę w częściach określonych w umowie, chyba że szkoda została spowodowana w całości lub w części przez niektórych pracowników. Wtedy za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.

Jeżeli w umowie nie określono części, w jakich odpowiadają poszczególni pracownicy, przyjmuje się, że ponoszą odpowiedzialność w częściach równych. Gdy osoby będące stroną umowy o wspólnej odpowiedzialności umyślnie spowodują całość lub część niedoboru, odpowiednio za jego całość lub część ponoszą odpowiedzialność solidarną.

Każda zmiana w składzie pracowników zatrudnionych w miejscu powierzenia mienia wymaga zawarcia nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Szczegółowe zasady tej odpowiedzialności określa rozporządzenie Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jedn. DzU z 1996 r., nr 143, poz. 663).

Zakres roszczeń

Gdy pracodawca poniósł szkodę na skutek nienależytego sprawowania pieczy nad mieniem powierzonym pracownikowi, mimo że zapewnił do tego warunki, i w efekcie pracownik nie rozliczył się z tego mienia, szef może wyciągnąć wobec niego konsekwencje.

Po pierwsze, może dochodzić naprawienia szkody poprzez zapłatę odszkodowania w pełnej wysokości obejmującej szkodę rzeczywistą i utracone korzyści. Do naprawienia szkody może dojść na mocy orzeczenia sądu pracy, na mocy ugody sądowej lub pozasądowej, jak również poprzez dobrowolną zapłatę odszkodowania przez podwładnego. W przypadku zawarcia ugody poza procesem, w razie jej niewykonania przez pracownika, podlega ona wykonaniu w trybie przepisów kodeksu postępowania cywilnego po nadaniu jej klauzuli wykonalności przez sąd pracy.

Przykład:

Stan towarów w magazynie powierzonych pracownikowi wykazuje braki. Nie jest on w stanie wykazać dokumentów wydania towaru klientowi wraz z jego potwierdzeniem i zobowiązaniem do zapłaty. Szef może dochodzić odszkodowania w wysokości wartości brakującego towaru z uwzględnieniem marży handlowej, którą uzyskałby przy sprzedaży towaru, z którego podwładny się nie rozliczył (pod warunkiem, że towar ten, uwzględniając realia rynkowe, znalazłby nabywcę we wskazanej cenie).

Zależnie od charakteru naruszenia i stopnia winy podwładnego, możliwe jest też wypowiedzenie mu umowy o pracę albo zwolnienie pracownika dyscyplinarnie.

W przypadku uzgodnienia lub zasądzenia kwoty odszkodowania, szef może dokonać potrącenia z wierzytelności przysługujących pracownikowi wobec pracodawcy nieobjętych zakazem potrącenia. Nie może natomiast dokonać potrącenia odszkodowania z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody, poza przypadkami określonymi w art. 87 i art. 871 kodeksu pracy – tzn. tylko na mocy tytułu wykonawczego i do określonej w k.p. wysokości wynagrodzenia.

Z powództwem o odszkodowanie pracodawca powinien wystąpić do sądu pracy. Jeżeli wartość dochodzonego odszkodowania ma przewyższać 75 tys. złotych, sądem właściwym do rozpoznania sprawy w pierwszej instancji jest sąd okręgowy.

Ciężar dowodu

W przypadku odpowiedzialności za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, ustawa przewiduje domniemanie winy pracownika.

Pracodawcę obciąża dowód wykazania prawidłowego powierzenia mienia oraz nierozliczenia się z niego podwładnego, czyli wykazanie szkody i jej wysokości.

Pracownik, chcąc uwolnić się od odpowiedzialności, musi udowodnić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, np. że zrobił wszystko, co było możliwe w zakresie jego obowiązków, aby nie dopuścić do niedoboru, że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo z powodu niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia (np. poprzez wadliwe zabezpieczenie magazynu, dopuszczenie przez pracodawcę do magazynu z towarem osób nieuprawnionych), czy też że szkoda powstała z winy osoby trzeciej. Jeśli sąd uzna te okoliczności za przyczynę czy współprzyczynę szkody, zwolni pracownika w całości albo w stosownej części z odpowiedzialności.

Przykład:

Pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty do spraw zaopatrzenia, mimo ustalonych zasad rozliczania, powierzał zaliczki otrzymane od pracodawcy osobom trzecim na zakup towaru bez pokwitowania. Podobnie dokumenty wskazujące na dokonanie zakupu przekazywał księgowości, nie żądając pokwitowania. Pracownik ten nie może bronić się, że szkoda wynikająca z nierozliczonych zaliczek powstała z przyczyn od niego niezależnych.   —Maria Werenowska

masz pytanie, wyślij e-mail: tygodnikpraca@rp.pl