- Pracownicy naszej firmy potwierdzają obecność podpisem na liście obecności. Obejmuje ona okres miesiąca kalendarzowego. W razie nieobecności pracownika kadry zaznaczają skrótem przyczynę nieobecności (mamy je w kilku grupach – urlop wypoczynkowy, opieka nad dzieckiem, choroba i opieka, urlop dla rodziców, inne nieobecności usprawiedliwione, nieobecność nieusprawiedliwiona). Spotkaliśmy się z opinią, że takie rozwiązania nie powinny być stosowane. Czy powinniśmy zmienić dotychczasową praktykę? – pyta czytelniczka.
Tak, ta praktyka powinna ulec zmianie. Nie ma żadnych powodów, dla których na ogólnodostępnej liście obecności miałyby być podawane takie szczegółowe informacje. Powinny się one znajdować w ewidencji czasu pracy. Lista obecności nie jest ewidencją, a jedynie przyjętym sposobem potwierdzania obecności w pracy. Wystarczające jest wskazanie na niej samego faktu nieobecności, bez konkretyzowania jej przyczyny.
Potwierdzenie przybycia
Zgodnie z art. 1041 § 1 pkt 9 kodeksu pracy, przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez zatrudnionych przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinien zostać ustalony w regulaminie pracy. Gdy pracodawca nie ustala regulaminu, o zasadach postępowania w tym zakresie nowozatrudnieni powinni się dowiadywać z pisemnych informacji o dodatkowych podstawowych warunkach zatrudnienia sporządzanych na podstawie art. 29 § 3 k.p.
Sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności może być dowolny – np. potwierdzenie elektroniczne lub przez podpis na liście obecności, a w bardzo małych firmach wystarczające może być powiadomienie ustne itp. Obecność można potwierdzać również mailem, sms-em i w każdy inny sposób, np. logując się do systemu informatycznego. Szef może też ustalić obecność pracownika na podstawie lokalizatora miejsca zainstalowanego w pojeździe służbowym. W każdym przypadku chodzi o możliwość sprawdzenia, czy podwładny „dotarł" do pracy.
Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może następować m.in. poprzez:
