Kadry

Czy przełożony zawsze musi uwzględnić prośbę pracownika o przesunięcie terminu urlopu

AdobeStock
Nie każdą prośbę pracownika o przesunięcie wypoczynku przełożony musi uwzględnić. Są jednak okoliczności, w których odmowa nie wchodzi w grę.

Koniec roku szkolnego i nadejście lata wiążą się nieodłącznie z sezonem urlopowym. W tym czasie pracownicy zwykle wykorzystują istotną część przysługujących im dni wolnych.

Aby zapewnić właściwe funkcjonowanie zakładu pracy i móc spokojnie zaplanować letni wypoczynek, większość firm uzgadnia terminy wykorzystania urlopów na długo przed rozpoczęciem sezonu letniego. Jednak okoliczności losowe mogą wymusić konieczność zmiany planu urlopów.

Czytaj także: Zasady zwiększające wymiar urlopu wypoczynkowego

Przesunięcie konieczne...

Polski kodeks pracy wyróżnia dwa rodzaje sytuacji, kiedy ustalony wcześniej termin wypoczynku pracownika ulega przesunięciu.

Zgodnie z art. 165 k.p. urlop pracownika jest obligatoryjnie przesuwany na późniejszy termin, jeżeli nie może on rozpocząć wypoczynku z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Do takich powodów należą w szczególności:

- choroba pracownika,

- powołanie na ćwiczenia wojskowe,

- rozpoczęcie urlopu macierzyńskiego.

Są to zatem przyczyny, które leżą niejako poza kontrolą zarówno podwładnego, jak i pracodawcy.

W takich przypadkach pracownik nie musi składać wniosku o przesunięcie urlopu. Wystarczy, że powiadomi przełożonego o okolicznościach uzasadniających zmianę terminu wypoczynku i uzgodni z nim nową datę wykorzystania urlopu (patrz wyrok Sądu Najwyższego z 7 lutego 2001 r., I PKN 240/00).

Czytaj także: Okres wypowiedzenia a urlop wypoczynkowy

Dzięki temu przepisowi, nieobecność podwładnego w pracy nadal jest usprawiedliwiona, ale nie traci on przez to swoich dni urlopowych na dany rok.

... lub po uzgodnieniu

Ustawodawca przewidział również możliwość występowania z wnioskiem o przesunięcie terminu urlopu z innych przyczyn leżących po stronie pracownika. Odmiennie jednak niż w sytuacji choroby i innych okoliczności wskazanych w art. 165 k.p., zgoda na przesunięcie urlopu zależy od uznania pracodawcy.

Oznacza to, że szef nie jest związany wnioskiem zatrudnionego, przy czym nie można tu zarazem mówić o pełnej dowolności. Jeśli przełożony może zapewnić normalny tok pracy w firmie i obecność pracownika nie jest absolutnie konieczna, a mimo to odmówi przesunięcia urlopu, to dopuści się nadużycia prawa.

Pracownik może złożyć wniosek o przesunięcie urlopu z ważnych przyczyn, które powinien odpowiednio umotywować. Kodeks pracy nie wskazuje nawet przykładowo, jakie okoliczności należy uznać za ważne. W doktrynie przyjmuje się, że jest to np. zmiana terminu urlopu małżonka, konieczność sprawowania opieki nad bliskimi, a także odwołanie albo zmiana terminu wykupionej przez pracownika wycieczki.

Czytaj także: Urlop chroni dopiero po jego rozpoczęciu

Przy czym Sąd Najwyższy w wyroku z 27 listopada 1997 r. (I PKN 393/97) podkreślił, że pracodawca może odmówić przesunięcia urlopu, jeżeli powodem wniosku pracownika jest chęć uczestnictwa przez niego w strajku (proteście) głodowym.

Decyzja szefa

Urlop może też przesunąć pracodawca. Takie prawo przysługuje mu jednak tylko w razie jego szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Oznacza to, że jedynie wystąpienie wyjątkowych okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie planowania urlopu pracownika, pozwala na przesunięcie terminu urlopu bez wniosku podwładnego. Muszą to być sytuacje, które wymagają obecności zatrudnionego, takie jak np.:

- otrzymanie nowego zamówienia (należy tu uwzględnić wszystkie okoliczności – stanowisko i wiążący się z tym zakres obowiązków, strukturę zatrudnienia pracodawcy, rodzaj prowadzonej działalności),

- choroba innego pracownika,

- kontrola obszaru działalności zakładu pracy, za który pracownik odpowiada (np. urzędu skarbowego wymagająca obecności księgowej).

Ustawodawca nie wskazał wprost w przepisach, że w razie zmiany planu urlopowego przez pracodawcę, musi on pokryć koszty poniesione przez podwładnego, takie jak np. koszt zakupu nowych biletów lotniczych, koszty niewykorzystanych i bezzwrotnych rezerwacji hotelowych, zaliczek na wycieczki itp. Jednak mimo braku wyraźnego ustawowego obowiązku oddania tych nakładów, w doktrynie dominuje pogląd, że w tym przypadku – analogicznie jak w razie odwołania podwładnego z urlopu (art. 167 § 2 k.p.) – pracownik może się domagać rekompensaty wydatków urlopowych.

To nie rezygnacja

Wniosek pracownika o przesunięcie urlopu nie jest jednoznaczny z rezygnacją z tej części wypoczynku. Pracownik nie może się bowiem zrzec prawa do urlopu. Pracodawca nadal ma obowiązek udzielić zatrudnionemu urlopu, ale w innej dacie. Co do zasady termin tego wypoczynku powinien przypadać w tym samym roku kalendarzowym lub najpóźniej do 30 września kolejnego roku.

Zdaniem autora

Bartosz Wszeborowski, prawnik, junior associate w zespole prawa pracy kancelarii Bird & Bird

Komentowane regulacje starają się zrównoważyć interes pracownika, który ma zagwarantowane prawo do wypoczynku, z interesem pracodawcy, który musi zapewnić ciągłość pracy także w niespodziewanych sytuacjach. Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem jest możliwie jak najwcześniejsze ustalenie planu urlopów, a zarazem takie ułożenie grafiku urlopowego, aby każdego pracownika mogły zastąpić w trakcie jego nieobecności przynajmniej dwie inne osoby. Tak aby przypadki losowe nie zniweczyły planów urlopowych.

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL