Wglądu w akta pracownicze nie uzasadnia dobra intencja związku zawodowego

Organizacja związkowa nie może żądać udostępnienia pełnej teczki personalnej, nawet jeśli uzasadnia to ochroną swojego działacza. Pracodawca może je wydać, gdy zgodzi się na to zainteresowany.

Publikacja: 12.07.2018 06:20

Wglądu w akta pracownicze nie uzasadnia dobra intencja związku zawodowego

Foto: Fotolia.com

- Przewodniczący zakładowej organizacji związkowej zgłosił się do prezesa spółki i zażądał udostępnienia mu do wglądu akt osobowych trzech pracowników. Powołuje się na uprawnienia konsultacyjne zakładowej organizacji związkowej i uprawnienia związków zawodowych w zakresie kontrolowania przestrzegania prawa pracy przez pracodawcę. Związek żąda ponadto udzielenia informacji o wysokości pensji pracowników proponowanej po zmianie warunków płacy. Czy pracodawca może bez obaw udostępnić akta związkowcom oraz udzielić informacji o wynagrodzeniu bez pytania się o zgodę zainteresowanych pracowników? – pyta czytelnik.

Nie.

Wydanie akt osobowych mogłoby naruszać prawa pracownika.

Czytaj także: Związki zawodowe także dla zleceniobiorców i samozatrudnionych

Związki zawodowe nie mają tak szerokich uprawnień do zapoznawania się ze zgromadzonymi w aktach osobowych danymi osobowymi pracowników. Wynika to nie tylko z obowiązującego od 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), ale też uchwalonej już nowelizacji przepisów dotyczącej akt osobowych pracowników, która wejdzie w życie w 2019 r. Ograniczenie uprawnień związkowców w zakresie pozyskiwania informacji o pracownikach wywodzono już wcześniej z dotychczas obowiązujących przepisów.

Zakres uprawnień

Bezsporne jest, że zakładowa organizacja związkowa ma szereg uprawnień konsultacyjnych w zakresie kadrowych decyzji pracodawcy wobec zatrudnionych osób. Ma prawo zajmować stanowisko w sprawach dotyczących poszczególnych pracowników – przede wszystkim wyrażać stanowisko, opinię lub zastrzeżenia w przedmiocie rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, wypowiedzenia warunków pracy, oceny sprzeciwu od kary porządkowej oraz zgody na rozwiązanie stosunku pracy w niektórych przypadkach. Jednak jeszcze przed wejściem w życie RODO powszechnie akceptowany był pogląd, że ze względu na potrzebę ochrony danych osobowych pracowników zakładowa organizacja związkowa nie powinna mieć wglądu do całości akt osobowych etatowców, a wyłącznie do tych konkretnych dokumentów (lub ich odpisów), które ściśle wiążą się z przedmiotem propozycji pracodawcy, na temat której związek ma wyrazić opinię, stanowisko lub zgodę.

Tylko za zgodą

W aktualnej wciąż uchwale Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2) przyjęto, iż zawarte w art. 8, art. 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych uprawnienie do kontrolowania przez związki przestrzegania prawa pracy oznacza także prawo do kontrolowania wysokości wynagrodzenia zatrudnionych. Nie oznacza ono natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

Najistotniejsze jest jednak konkluzja, że ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 kodeksu cywilnego. Analogicznie do naruszenia dóbr osobistych pracownika mogłoby dojść także w wyniku ujawnienia innych dokumentów znajdujących się w aktach osobowych podwładnego, jeżeli nie wyraził on na to zgody.

Przy propozycji zmiany

W późniejszym orzecznictwie na tle konsultacji wypowiedzeń zmieniających SN wyraził stanowisko zwalniające pracodawcę z zachowania tajemnicy wobec związku zawodowego o proponowanym pracownikowi wypowiedzeniu. SN wskazał przy tym wyrok z 30 listopada 2012 r. (I PK 134/12, OSNP 2013/19-20/224), w którym uznał, iż obowiązek konsultacji związkowej zamiaru wypowiedzenia zmieniającego (art. 38 § 1 w związku z art. 42 § 1 k.p.) obejmuje także wskazanie nowych warunków pracy i płacy, na jakich pracodawca zamierza zatrudniać etatowca po upływie okresu wypowiedzenia. Przekazanie tych informacji zakładowej organizacji związkowej nie narusza dóbr osobistych pracownika ani ochrony jego danych osobowych (art. 111 k.p. w związku z art. 23 i 24 k.c. oraz art.  23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Czas pokaże, czy ta interpretacja pozostanie aktualna po wejściu w życie RODO. Tym niemniej nawet na podstawie obecnie obowiązujących przepisów za wykluczone należy uznać udostępnienie przy okazji takich konsultacji związkowcom pełnych akt osobowych pracownika.

RODO w art. 5 ust. 1 pkt f powołuje się poufność i  integralność jako zasadę bezpieczeństwa w przetwarzaniu danych osobowych. Do poufności odwołuje się także w art. 32, nakładającym obowiązki na administratorów danych osobowych.

Należy wreszcie wspomnieć, iż do zasady poufności przy prowadzeniu akt osobowych będzie się również odwoływał podlegający nowelizacji z 1 stycznia 2019 r. art. 94 pkt 9b kodeksu pracy. Będzie on stanowił, iż pracodawca, poza przechowywaniem dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, obowiązany jest również do zapewnienia ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.

Jako zasadę należy zatem przyjąć, że dostęp do akt osobowych poza pracodawcą może mieć sam zainteresowany pracownik. Nie jest dopuszczalne umożliwianie przeglądania akt innym pracownikom ani tym bardziej osobom postronnym spoza zakładu pracy.

Pracownik ma jednak prawo udzielić zgody na udostępnienie swoich akt osobowych lub pozostałej dotyczącej go dokumentacji pracowniczej innym osobom.

podstawa prawna: art. 8, art. 23 ust. 1, art. 26 pkt 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.)

Autor jest sędzią Sądu Okręgowego w Toruniu

podstawa prawna: art. 8, art. 23 ust. 1, art. 26 pkt 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.)

Wysokość pensji nie zawsze tabu

Przepisy szczególne nakładają na pracodawcę obowiązek udostępniania akt oraz pozostałej dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia pracownika niektórym instytucjom. Nie jest do tego potrzebna zgoda zainteresowanego etatowca. Akta należy udostępniać:

- sądom na potrzeby prowadzonych postępowań pracowniczych, cywilnych i karnych,

- prokuraturze,

- funkcjonariuszom Policji i innych agencji,

- funkcjonariuszom Centralnego Biura Antykorupcyjnego,

- inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy,

- upoważnionemu pracownikowi urzędu pracy,

- inspektorowi uprawnionemu przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych,

- upoważnionemu inspektorowi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Najczęściej pracodawca spotka się z żądaniem udostępnienia akt osobowych pracownika na potrzeby sądu pracy w procesie toczącym się z powództwa etatowca lub samego pracodawcy. Przekazując akta osobowe należy zadbać o pisemne potwierdzenie ich odbioru, a następnie monitorować, czy zostały zwrócone po zakończeniu sprawy.

- Przewodniczący zakładowej organizacji związkowej zgłosił się do prezesa spółki i zażądał udostępnienia mu do wglądu akt osobowych trzech pracowników. Powołuje się na uprawnienia konsultacyjne zakładowej organizacji związkowej i uprawnienia związków zawodowych w zakresie kontrolowania przestrzegania prawa pracy przez pracodawcę. Związek żąda ponadto udzielenia informacji o wysokości pensji pracowników proponowanej po zmianie warunków płacy. Czy pracodawca może bez obaw udostępnić akta związkowcom oraz udzielić informacji o wynagrodzeniu bez pytania się o zgodę zainteresowanych pracowników? – pyta czytelnik.

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe