Zakres uprawnień
Bezsporne jest, że zakładowa organizacja związkowa ma szereg uprawnień konsultacyjnych w zakresie kadrowych decyzji pracodawcy wobec zatrudnionych osób. Ma prawo zajmować stanowisko w sprawach dotyczących poszczególnych pracowników – przede wszystkim wyrażać stanowisko, opinię lub zastrzeżenia w przedmiocie rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, wypowiedzenia warunków pracy, oceny sprzeciwu od kary porządkowej oraz zgody na rozwiązanie stosunku pracy w niektórych przypadkach. Jednak jeszcze przed wejściem w życie RODO powszechnie akceptowany był pogląd, że ze względu na potrzebę ochrony danych osobowych pracowników zakładowa organizacja związkowa nie powinna mieć wglądu do całości akt osobowych etatowców, a wyłącznie do tych konkretnych dokumentów (lub ich odpisów), które ściśle wiążą się z przedmiotem propozycji pracodawcy, na temat której związek ma wyrazić opinię, stanowisko lub zgodę.
Tylko za zgodą
W aktualnej wciąż uchwale Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2) przyjęto, iż zawarte w art. 8, art. 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych uprawnienie do kontrolowania przez związki przestrzegania prawa pracy oznacza także prawo do kontrolowania wysokości wynagrodzenia zatrudnionych. Nie oznacza ono natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.
Najistotniejsze jest jednak konkluzja, że ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 kodeksu cywilnego. Analogicznie do naruszenia dóbr osobistych pracownika mogłoby dojść także w wyniku ujawnienia innych dokumentów znajdujących się w aktach osobowych podwładnego, jeżeli nie wyraził on na to zgody.
Przy propozycji zmiany
W późniejszym orzecznictwie na tle konsultacji wypowiedzeń zmieniających SN wyraził stanowisko zwalniające pracodawcę z zachowania tajemnicy wobec związku zawodowego o proponowanym pracownikowi wypowiedzeniu. SN wskazał przy tym wyrok z 30 listopada 2012 r. (I PK 134/12, OSNP 2013/19-20/224), w którym uznał, iż obowiązek konsultacji związkowej zamiaru wypowiedzenia zmieniającego (art. 38 § 1 w związku z art. 42 § 1 k.p.) obejmuje także wskazanie nowych warunków pracy i płacy, na jakich pracodawca zamierza zatrudniać etatowca po upływie okresu wypowiedzenia. Przekazanie tych informacji zakładowej organizacji związkowej nie narusza dóbr osobistych pracownika ani ochrony jego danych osobowych (art. 111 k.p. w związku z art. 23 i 24 k.c. oraz art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).
Czas pokaże, czy ta interpretacja pozostanie aktualna po wejściu w życie RODO. Tym niemniej nawet na podstawie obecnie obowiązujących przepisów za wykluczone należy uznać udostępnienie przy okazji takich konsultacji związkowcom pełnych akt osobowych pracownika.
RODO w art. 5 ust. 1 pkt f powołuje się poufność i integralność jako zasadę bezpieczeństwa w przetwarzaniu danych osobowych. Do poufności odwołuje się także w art. 32, nakładającym obowiązki na administratorów danych osobowych.