Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej będzie dla pracodawców przywilejem, a nie przymusem. Nie ma zatem żadnych dat, do których należy wdrożyć ten proces. O jego przeprowadzeniu i terminie w praktyce zdecyduje sam pracodawca, uwzględniając z pewnością liczbę zatrudnianych osób, koszty tych operacji oraz przygotowanie personelu do takich czynności.
Gdy pracodawca zechce zmienić sposób prowadzenia i przechowywania papierów pracowniczych, to zgodnie z nowym art. 949 k.p. ma obowiązek poinformować załogę oraz byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia przekazania tej wiadomości.
Kto odbierze
- Czy żegnając się z firmą po rozwiązaniu umowy, etatowiec będzie mógł zabrać swoją teczkę lub jej elektroniczny zapis? Jak to technicznie będzie wyglądało? Ile czasu były pracownik będzie miał na taką decyzję? Kto oprócz niego będzie mógł dostać jego teczkę?
Przy pożegnaniu pracownik nie zabierze swojej teczki personalnej z firmy. Pracodawca musi bowiem ją przetrzymać przez kolejne 10 lat. Dopiero po tym okresie pracownik będzie miał miesiąc na odbiór dokumentacji, a pracodawca 12 miesięcy na jej zniszczenie.
W razie śmierci pracownika lub byłego pracownika, prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentów będzie przysługiwać:
- dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,
- przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- małżonkowi (wdowie i wdowcowi),
- rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.
Zgodnie natomiast z dodanym art. 9410 k.p., gdy pracownik lub wymienione osoby nie odbiorą poprzedniej postaci dokumentacji w ciągu 30 dni, pracodawca może zniszczyć ten zasób we wcześniejszej formie.
Zupełnie odrębnym uprawnieniem pracowników lub byłych pracowników będzie żądanie kopii prowadzonej przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej. W myśl nowego art. 9412 k.p. pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo wskazanych spokrewnionych osób w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Wniosek należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej.
Powinności i kary
- W jaki sposób będzie musiał postępować pracodawca, gdy skończy się okres obowiązkowego przechowywania dokumentów?
Gdy upłyną maksymalne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej, to zgodnie z nowymi przepisami należy je zniszczyć. Dostrzegam, że słowo „zniszczyć" wzbudza powszechny niepokój. Nie pochodzimy bowiem z kultury niszczenia dokumentów, pamiętając, że „lepiej je trzymać na ciężkie czasy". Sam jestem ciekawy, w jaki sposób za 10 czy 11 lat odbywać się będzie takie niszczenie. Dzisiaj mówi się o niszczarkach lub spalarkach. Uważam, że niezbędnym dokumentem towarzyszącym temu procesowi powinien być też protokół zniszczenia. Będzie on swoistym dowodem działania zgodnego z prawem, o ile oczywiście takie regulacje będą w tym czasie jeszcze obowiązywały.
- A co z przepisami przejściowymi? Wobec kogo pracodawca będzie mógł zastosować mniej wymagające terminy?
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy otrzymują przywilej „przechodzenia" na elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji. Od tego dnia przy zatrudnieniu od tej daty dokumentację pracowniczą trzeba będzie przechowywać tylko 10 lat. Po złożeniu raportu do ZUS wobec zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. będzie można skrócić okres trzymania teczek do 10 lat. Dla pozostałych zatrudnionych okresy ich przechowywania pozostaną „po staremu".
- Jakie zmiany w innych przepisach pociągnie za sobą skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz modyfikacja jej formy? Czy nie zagrozi to bezpieczeństwu przyszłych emerytów i możliwości wykazania przez nich zatrudnienia oraz wysokości zarobków w czasie stażu pracy?
Nowe przepisy modyfikują też zasady informowania ubezpieczyciela o danych niezbędnych do ustalenia świadczeń emerytalno-rentowych. System będzie zaopatrzony w dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości przyszłym emerytom i rencistom. Stąd wynika tak odważna decyzja ustawodawcy o prawnej możliwości niszczenia dokumentów. To zresztą pozytywnie przyjęli pracodawcy, zważywszy, że w całości ze swoich budżetów pokrywają koszty przechowywania dokumentów pracowniczych.
- Zmienia się też przepis wykroczeniowy, tj. art. 281 k.p. Czy inspektorzy pracy będą mogli karać za to, że pracodawca nie przechował dokumentacji pracowniczej przez obowiązkowy okres?
Tak.
Zgodnie z dodanym art. 281 pkt 6a k.p. ten, kto nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b (10 lat), art. 945 § 2 (10 lat od ostatniego zatrudnienia) i art. 946 pkt 2 (miesiąc po 10 latach, kiedy pracownik może odebrać dokumentację) albo przez dłuższy okres – jeżeli wynika on z odrębnych przepisów, podlega grzywnie do 30 tys. zł. Zatem usunięcie dokumentacji pracowniczej – gdy nie upłynęły jeszcze obowiązkowe okresy jej przechowywania – będzie zagrożone sankcją wykroczeniową w postępowaniu prowadzonym przez inspektora pracy.
Wynagrodzenie do ręki
- Przy okazji tej nowelizacji kodeksu pracy ustawodawca zmienił zasadę wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika. Czy i kiedy pracownik będzie mógł domagać się wypłaty pieniędzy w kasie, w formie gotówkowej, zapewne coraz rzadszej?
Zgodnie z nowymi przepisami wypłata wynagrodzenia za pracę będzie się odbywała na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Wyjątek dotyczy etatowca, który złoży w formie papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Dlatego zatrudniając, pracodawca będzie mógł żądać numeru rachunku płatniczego pracownika, aby mu je przelać do banku. Przepisy nie wskazują terminu na złożenie przez pracownika wniosku o wypłatę pensji do rąk własnych. Dlatego etatowiec będzie mógł to zrobić w każdym czasie.
rozm. Grażyna Ordak
Teczki pracowników w UE
W państwach europejskich okres przechowywania dokumentacji pracowniczej oscyluje wokół 10 lat. Przykładowo w Niemczech co do zasady teczki trzyma się przez 3 lata – do końca okresu przedawnienia roszczeń, ale dłużej, bo do 10 lat, trzyma się tam dokumentację stanowiącą dowody księgowe, np. listy płac. W Finlandii jest to 10 lat, w Danii już tylko 5, a w Holandii – 7 lat.