Wniosek o urlop bywa wiążący

Odmowa wolnego na żądanie

- W firmie doszło do poważnej awarii. Jeden z mechaników, który ma usuwać jej skutki, zadzwonił rano i zgłosił chęć skorzystania z urlopu na żądanie. Czy nawet w takiej sytuacji jesteśmy pozbawieni pola manewru i musimy pogodzić się z nieobecnością etatowca?

Nie. Termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego na żądanie określa sam pracownik. Nie jest on określony planem urlopów, gdyż do tego sprowadza się istota tej instytucji. Jeśli zatem pracownik nabył już prawo do urlopu wypoczynkowego, pracodawca co do zasady nie może sprzeciwić się chęci wykorzystania przez niego urlopu na żądanie. Zgodnie z art. 1672 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Etatowiec zgłasza żądanie udzielenia tego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Etatowiec sam może podjąć decyzję nie tylko o tym, czy w ogóle chce wykorzystać urlop w takiej formie, ale i o tym, czy nastąpi to w całości czy w częściach. Składając wniosek o udzielenie urlopu na żądanie pracownik nie musi w jakikolwiek sposób go uzasadniać, a wyraźna zgoda pracodawcy na jego wykorzystanie nie jest wymagana.

Forma zgłoszenia pracodawcy przez pracownika woli skorzystania z urlopu na podstawie art. 1672 k.p. może być dowolna. W orzecznictwie przyjmuje się, że takie żądanie może być zgłoszone także faksem skierowanym do pracodawcy. Za dopuszczalne należy też uznać mailowe poinformowanie szefa o chęci udania się na urlop. W praktyce w przeważającej liczbie przypadków brak wyrażenia przez pracodawcę sprzeciwu na skorzystanie z urlopu na żądanie może być uznany za dorozumiane udzielenie na niego zgody.

Jednak całkowicie bezwzględne stosowanie tej instytucji ubezwłasnowalniałoby szefa w sytuacji, w której musi ona doznać wyłomu ze względu na nadzwyczajne potrzeby firmy. Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuściło przypadki, gdy pracownik – mimo zgłoszenia wniosku – nie może skorzystać z urlopu. W wyroku z 7 listopada 2013 r. (SNO 29/13) SN uznał, że pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na podstawie art. 1672 k.p. ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymaga obecności danego pracownika w pracy w czasie określonym w żądaniu udzielenia urlopu. Wcześniej SN wyjaśniał, że możliwość sprzeciwienia się wnioskowi pracownika wiąże się przede wszystkim z zaistnieniem okoliczności uzasadniających odwołanie pracownika z urlopu z powodu zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności, które skutkują potrzebą stawienia się pracownika do pracy (por. uzasadnienie wyroku SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08). Bez wątpienia taką okoliczność stanowi nagła awaria, której usunięcie wymaga obecności danej osoby.

Bardzo istotne jest to, iż pracownik powinien zgłosić żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy według obowiązującego go czasu pracy w zakładzie. Co do zasady pracownik nie ma prawa zgłosić wniosku o ten urlop w dniu jego rozpoczęcia już po godzinie, w której powinien podjąć pracę, co mogłoby służyć usprawiedliwieniu nieobecności w pracy. Powinien to zrobić przed chwilą przewidywanego rozpoczęcia pracy, chyba że uniemożliwiają to nadzwyczajne okoliczności. Regulamin pracy lub przyjęta praktyka pracodawcy mogą jednak dopuszczać także późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie.

Zwolnienie na ślub pracownika

- Etatowiec wstępuje w związek małżeński. Żąda udzielenia 3 dni urlopu wypoczynkowego. Czy mam obowiązek się na to zgodzić?

Nie. Mimo że to wydarzenie ma niezwykle istotny dla pracownika charakter, przepisy nie obligują szefa do udzielenia urlopu wypoczynkowego. Podwładny może natomiast skorzystać z alternatywnych opcji. Pierwsza to wybranie urlopu na żądanie. Druga to tzw. urlop okolicznościowy, który – wbrew potocznej nazwie – nie jest urlopem, tylko zwolnieniem ze świadczenia pracy. Pracownikowi przysługują:

1) 2 dni zwolnienia w przypadku ślubu, urodzenia się dziecka, śmierci i pogrzebu dziecka, małżonka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,

2) 1 dzień w przypadku ślubu dziecka, śmierci i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego opieką.

Co do zasady pracodawca nie ma prawa odmówić zwolnienia i to w konkretnym terminie, ponieważ jest ono związane z uprawniającymi do niego zdarzeniami w życiu pracownika. Odmowę mogłyby uzasadnić jedynie nadzwyczajne okoliczności.

Zaległy wypoczynek za zgodą

- Pracownik ma jeszcze 20 dni zaległego urlopu za rok 2014. Czy w sytuacji, gdy szef ciągle odmawia jego prośbom o urlop, może skorzystać z niego samodzielnie, tylko informując firmę?

Nie. Takie zachowanie może się skończyć dyscyplinarką. W kompetencjach etatowca nie leży prawo do samodzielnego udzielenia sobie urlopu wypoczynkowego, nawet gdy szef – ewidentnie łamiąc przepisy prawa pracy – nie pozwala wykorzystać urlopu za wcześniejsze lata. Prawo do urlopu i jego wykorzystanie w danym roku kalendarzowym nie może być bowiem realizowane w sposób dowolny, bez uzgodnienia z pracodawcą.

Brak uprawnienia pracownika do samodzielnego określenia terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego jest jednolicie akceptowany w orzecznictwie (por. np. wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08, M.P.Pr. 2009/4/196). Zdaniem SN każdy urlop wypoczynkowy, bieżący i zaległy, a także urlop na żądanie, jest udzielany przez pracodawcę. Dlatego nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie określonym przez kodeks pracy nie uprawnia go do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody przełożonego. Tym samym samo złożenie wniosku urlopowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy.

Sąd Najwyższy zwraca uwagę, że również w przypadku urlopu zaległego pracodawca bierze wniosek urlopowy pracownika pod uwagę, ale nie jest on dla niego wiążący (poza przypadkami określonymi w art. 163 § 3 i art. 205 § 3 k.p.). Pracodawca może go uwzględnić, ale nie musi. Brak uwzględnienia wniosku wiąże się najczęściej z niemożnością zapewnienia normalnego toku pracy podczas nieobecności pracownika wnioskującego o urlop. Z uwagi na charakter decyzji o udzieleniu urlopu, pracownik powinien złożyć wniosek w tej sprawie odpowiednio wcześniej, aby pracodawca mógł należycie przygotować się do jego nieobecności. Dlatego według SN etatowiec, który samowolnie opuszcza pracę, nie czekając na rozpoznanie swojego wniosku urlopowego, dopuszcza się ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Daje to firmie prawo do niezwłocznego rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy podwładnego.

Od tej zasady istnieje wskazane przez SN odstępstwo. U niektórych pracodawców funkcjonują bowiem praktyki polegające na panowaniu utrwalonego zwyczaju zakładowego przewidującego uwzględnianie wszelkich wniosków urlopowych zgłaszanych przez pracowników z ewentualnym polecaniem powrotu do pracy dopiero po wyrażeniu sprzeciwu przez pracodawcę. W takiej sytuacji – zgodnie z poglądem wyrażonym w wyroku SN z 26 czerwca 1998 r. (I PKN 211/98, OSNAPiUS Nr 14/1999, poz. 457) – mimo naruszenia reguł dotyczących korzystania z urlopu wypoczynkowego, z reguły nie można przypisać pracownikowi udającemu się samowolnie na urlop znacznego stopnia winy. Brak jest więc podstaw do rozwiązania z podwładnym umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Wakacje dla młodocianych

- W restauracji zatrudniamy 5 młodocianych w kuchni. W okresie wakacyjnym zapotrzebowanie na pracę jest największe, tymczasem 4 z nich chce urlopu w tym czasie. Czy potrzeby pracodawcy związane z tym, że wolne tych osób zdezorganizuje pracę, mogą uzasadniać odmowę udzielenia urlopu w proponowanym terminie?

Nie. Młodzi pracownicy mają wiele preferencji, a prawo do korzystania z urlopu w okresie ferii jest jedną z nich. Z uwagi na przepisy ochronne, żądania młodocianych dotyczące urlopu należy bezwzględnie uwzględnić.

Obligatoryjne związanie pracodawcy wnioskiem młodocianego etatowca wymaga spełnienia kilku warunków. Pierwszym z nich jest nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego przez młodocianego. Uzyskuje je z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy, w wymiarze 12 dni roboczych (z upływem roku ma prawo do 26 dni urlopu). Jeżeli pracownik młodociany nie zdążył nabyć prawa do urlopu, pracodawca może udzielić mu urlopu zaliczkowo, ale nie musi. Taka sytuacja występuje najczęściej w czasie pierwszych ferii zimowych po podjęciu nauki przez młodocianego. Po drugie młodociany musi uczęszczać do szkoły. Kolejny warunek to wnioskowanie o udzielenie urlopu w okresie ferii szkolnych. W przypadku ferii letnich pracodawca nie powinien mieć wątpliwości co do czasu ich obowiązywania. Pewne dylematy mogą się pojawić co do ferii zimowych, których termin jest inny w różnych województwach. Pracodawca ma obowiązek udzielić młodocianemu urlopu wyłącznie w czasie przewidzianym na ferie w szkole, do której uczęszcza. Zatem wniosek młodocianego o urlop w innym terminie należy potraktować identycznie jak żądanie każdego innego etatowca.

Na pracodawcy zatrudniającym młodocianego ucznia szkoły dla pracujących ciąży ponadto obowiązek udzielenia mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy. Do udzielenia urlopu bezpłatnego wymagany jest wniosek pracownika. Fakultatywnie pracodawca może udzielić zatrudnionemu urlopu w wymiarze wyższym niż obowiązkowy.

Bezpośrednio po macierzyńskim

- Świeżo „upieczona" matka właśnie skończyła urlop macierzyński. Wnioskuje o udzielenie bezpośrednio po nim urlopu wypoczynkowego. Jest to niezgodne z planem urlopów, a do tego dezorganizuje pracę całego działu. Czy mogę odmówić uwzględnienia wniosku?

Nie. Prawo młodych matek do korzystania z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po macierzyńskim ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Szef jest zatem związany wnioskiem pracownicy (por. wyrok SN z 9 marca 2011 r., II PK 240/10 OSNP 2012/9-10/113). Warunkiem jest domaganie się go bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 k.p.). Takie uprawnienie ma na celu umożliwienie pracownicy kontynuowania opieki nad dzieckiem przez okres dłuższy niż ustawowy termin urlopu macierzyńskiego. Jeśli koliduje to z planem urlopów, to tego planu nie można realizować w odniesieniu do pracownicy. Ustalone w firmie terminy udzielenia urlopów określone w planie przestają wobec niej obowiązywać. Szef nie może zatem zasłaniać się tym planem. Obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego pracownicy kończącej urlop macierzyński oznacza, że podstawą do odmowy uwzględnienia jej wniosku nie mogą być także jakiekolwiek potrzeby pracodawcy. Na identycznych zasadach pracodawcę obciąża obowiązek udzielenia urlopu ojcu, który korzystał z urlopu macierzyńskiego.