Zgodnie z art. 775 §1 kodeksu pracy (k.p.), podróż służbowa wiąże się z wykonywaniem przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Odrębna definicja podróży służbowej dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowców (art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców). Za podróż służbową kierowcy uważane jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu – na polecenie pracodawcy – przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia przez niego działalności (np. filia, przedstawicielstwo, oddział) albo wyjazdu poza taką miejscowość, w celu wykonania przewozu drogowego.
Na pokrycie wydatków
Pracownik może zostać oddelegowany do odbycia podróży służbowej za granicę kraju. W takiej sytuacji – na pokrycie związanych z taką podróżą kosztów – przysługuje mu zaliczka wypłacana zasadniczo w walucie obcej. Zaliczka – za zgodą pracownika – może być mu również wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.
Uwaga! Kurs ten służy jedynie do rozliczenia między pracodawcą, a pracownikiem. Nie determinuje on natomiast wyceny kosztu podróży, wyrażonego w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest przeprowadzane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej lub w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
Dla celów bilansowych i podatkowych, rozliczenie kosztów zagranicznych podróży służbowych pracowników, wyrażonych w walutach obcych powinno nastąpić przy zastosowaniu średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia (datę ich rozliczenia przez pracownika) (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości; art. 11a ust. 2 ustawy o PIT; art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Potwierdziła to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 11 września 2014 r. (IPPB5/423-560/14-2/IŚ). Część organów podatkowych (por. interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach z: 1 lutego 2016 r., IBPB-2-2/4510-89/15/NG; z 7 stycznia 2014 r., IBPBI/2/423-1236/13/BG) stoi jednak na stanowisku, że dla celów podatkowych, do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej należy zastosować:
? kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku (w sytuacji udokumentowania wydatków fakturą lub rachunkiem),