Jak rozliczyć koszty zagranicznej podróży pracowniczej

Na potrzeby bilansowe firma może w ramach przyjętej polityki rachunkowości posłużyć się przy rozliczaniu kosztów zagranicznej podróży służbowej kursem, po jakim wyceniła zaliczkę wypłaconą w walucie obcej.

Publikacja: 20.06.2018 17:00

Jak rozliczyć koszty zagranicznej podróży pracowniczej

Foto: 123rf

Zgodnie z art. 775 §1 kodeksu pracy (k.p.), podróż służbowa wiąże się z wykonywaniem przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Odrębna definicja podróży służbowej dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowców (art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców). Za podróż służbową kierowcy uważane jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu – na polecenie pracodawcy – przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia przez niego działalności (np. filia, przedstawicielstwo, oddział) albo wyjazdu poza taką miejscowość, w celu wykonania przewozu drogowego.

Na pokrycie wydatków

Pracownik może zostać oddelegowany do odbycia podróży służbowej za granicę kraju. W takiej sytuacji – na pokrycie związanych z taką podróżą kosztów – przysługuje mu zaliczka wypłacana zasadniczo w walucie obcej. Zaliczka – za zgodą pracownika – może być mu również wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Uwaga! Kurs ten służy jedynie do rozliczenia między pracodawcą, a pracownikiem. Nie determinuje on natomiast wyceny kosztu podróży, wyrażonego w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest przeprowadzane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej lub w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Dla celów bilansowych i podatkowych, rozliczenie kosztów zagranicznych podróży służbowych pracowników, wyrażonych w walutach obcych powinno nastąpić przy zastosowaniu średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia (datę ich rozliczenia przez pracownika) (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości; art. 11a ust. 2 ustawy o PIT; art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Potwierdziła to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 11 września 2014 r. (IPPB5/423-560/14-2/IŚ). Część organów podatkowych (por. interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach z: 1 lutego 2016 r., IBPB-2-2/4510-89/15/NG; z 7 stycznia 2014 r., IBPBI/2/423-1236/13/BG) stoi jednak na stanowisku, że dla celów podatkowych, do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej należy zastosować:

? kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku (w sytuacji udokumentowania wydatków fakturą lub rachunkiem),

? kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego rozliczenie delegacji (w przypadku wydatków nieudokumentowanych fakturą lub rachunkiem – np. diet oraz ryczałtów za noclegi i dojazdy).

Wolno skorzystać z uproszczeń

Uwzględnienia przy tym wymaga, że na potrzeby bilansowe firma może również w ramach przyjętej polityki rachunkowości, dopuszczającej stosowanie uproszczeń (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości) posłużyć się przy rozliczaniu kosztów zagranicznej podróży służbowej kursem, po jakim wyceniła zaliczkę wypłaconą w walucie obcej (tj. po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty zaliczki lub po kursie historycznym, a jeżeli przedsiębiorca nie posiada kasy zagranicznych środków pieniężnych i własnego rachunku walutowego – po kursie faktycznie zastosowanym w dniu wypłaty zaliczki, czyli według kursu sprzedaży banku lub kantoru, innymi słowy – po kursie, po którym nabyto walutę w banku lub w kantorze). Wycena dla celów bilansowych zwróconej przez pracownika, niewykorzystanej części zaliczki, wypłaconej mu uprzednio w walucie obcej (nadpłaty zaliczki), powinna nastąpić:

- według kursu, po jakim wyceniono wypłatę zaliczki – gdy zwrot następuje w walucie obcej, wypłaconej wcześniej pracownikowi, a przedsiębiorca dysponuje kasą zagranicznych środków pieniężnych lub/i własnym rachunkiem walutowym,

- według kursu faktycznie zastosowanego w dniu zwrotu nadpłaty, czyli po kursie odkupienia waluty przez bank lub kantor – jeżeli zwrot następuje w walucie obcej, wypłaconej wcześniej pracownikowi, a przedsiębiorca nie posiada ani kasy, ani własnego rachunku walutowego,

- według kursu średniego NBP, określonego w dniu wypłaty zaliczki – gdy zwrot następuje w walucie polskiej.

Z kolei, wycena zwróconej pracownikowi nadwyżki poniesionych kosztów podróży służbowej ponad wypłaconą mu uprzednio w walucie obcej kwotę zaliczki (niedopłata zaliczki), powinna nastąpić:

- według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty nadwyżki (datę rozliczenia delegacji) – gdy zwrot następuje w walucie obcej, a przedsiębiorca dysponuje kasą zagranicznych środków pieniężnych lub/i własnym rachunkiem walutowym,

- według kursu faktycznie zastosowanego w dniu zwrotu pracownikowi nadwyżki, czyli po kursie nabycia waluty w banku lub w kantorze – jeżeli zwrot następuje w walucie obcej, a przedsiębiorca nie posiada kasy i rachunku walutowego,

- według kursu średniego NBP, określonego w dniu wypłaty zaliczki – gdy zwrot następuje w walucie polskiej.

Zagraniczne podróże pracownicze wymagają w ewidencji księgowej dekretacji związanych z powstaniem różnic kursowych.

Zgodnie z art. 775 §1 kodeksu pracy (k.p.), podróż służbowa wiąże się z wykonywaniem przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Odrębna definicja podróży służbowej dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowców (art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców). Za podróż służbową kierowcy uważane jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu – na polecenie pracodawcy – przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia przez niego działalności (np. filia, przedstawicielstwo, oddział) albo wyjazdu poza taką miejscowość, w celu wykonania przewozu drogowego.

Pozostało 86% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe