Firma zwraca 100 proc. wartości okularów korekcyjnych pracownika

- Zatrudniamy wiele osób pracujących przy komputerach. Co jakiś czas powstaje konieczność refundacji niektórym z nich okularów korekcyjnych. Pracownicy przedstawiają rachunki na różne kwoty. Czy w przepisach wewnętrznych możemy to ograniczyć poprzez wskazanie, że pracodawca zwraca 50 proc. kosztów okularów? Okulary nie są przecież używane tylko do celów związanych z pracą. – pyta czytelnik.

Po spełnieniu warunków wskazanych w przepisach pracodawca ma zapewnić okulary, co należy odczytywać jako obowiązek pokrycia pełnych koszów ich nabycia. Ograniczenie swobody pracowników może zaś nastąpić poprzez ustalenie kwoty granicznej, do której od pracodawcy będzie należny zwrot. Ta kwota musi jednak realnie pozwalać na zakup okularów.

Trzy warunki

Rozporządzenie MPiPS z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973) zobowiązuje pracodawców do zapewnienia zatrudnionym okularów korygujących wzrok wówczas, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

- pracownik (a także praktykant lub stażysta) używa w pracy monitora ekranowego,

- praca z użyciem monitora odbywa się co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,

- lekarz wskazał na potrzebę stosowania okularów podczas pracy przy obsłudze monitora.

Monitor ekranowy to urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Przekładając to na stronę praktyczną, będą to przede wszystkim monitory komputerów, tablety >patrz wyjaśnienia GIP.

>Wyjaśnienia Głównego Inspektora Pracy z 21 grudnia 2012 r. (Rzeczposp. PiP 2013/9445/7) w sprawie monitorów ekranowych

Rozporządzenie nie uzależnia obowiązku zapewnienia okularów od rodzaju monitora, wymienia bowiem ogólnie monitory ekranowe, jakimi są również monitory ciekłokrystaliczne, co wynika wprost z § 2 pkt 1: „ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: monitorze ekranowym – należy przez to rozumieć urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu". Zatem z § 8 cytowanego rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. nie wynika, że obowiązek refundowania kosztów okularów korygujących wzrok dla pracowników dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych przy komputerach stacjonarnych. Warunkiem jednak jest, aby monitor ekranowy stanowił stałe wyposażenie stanowiska pracy danego pracownika, w tym sensie, że jego stanowisko pracy może zostać zaliczone do grupy stanowisk pracy objętych przepisami rozporządzenia. Wyłączenie pracowników zatrudnionych przy przenośnych komputerach (laptopach) spod działania tego rozporządzenia może mieć miejsce wtedy, gdy ich czas pracy jest mniejszy niż połowa dobowego wymiaru czas pracy lub laptop nie jest przeznaczony do użytkowania na danym stanowisku pracy, co wynika z § 3 pkt 4 rozporządzenia.

Połowa pełnego etatu

Używanie monitora przez połowę wymiaru czasu pracy oznacza wykonywanie takiej pracy przez co najmniej połowę pełnego wymiaru czasu pracy. Nie odnosimy się tutaj do wymiaru etatu, w jakim zatrudniony jest pracownik.

Przykład

Pracownik zatrudniony na pół etatu, aby był pracownikiem pracującym przy monitorze w rozumieniu rozporządzenia, musi wykonywać tę pracę przez co najmniej połowę pełnego wymiaru czasu pracy, a nie przez 1/4 pełnego wymiaru.

Jak podkreślił Wojewódzki Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 18 maja 2011 r. (IV SA/Po 196/11, orzeczenia.nsa.gov.pl), nie mają znaczenia założenia, jakie przyjął pracodawca odnośnie ilości czasu pracy przy komputerze na przedmiotowym stanowisku, lecz faktyczny wymiar czasu, jaki pracownik musi poświęcić na pracę przy komputerze. Nie jest także istotna okoliczność, że przekroczenie połowy dobowego czasu pracy przy komputerze może nie mieć miejsca każdego dnia. Przyjęcie bowiem interpretacji, że tylko powołany przepis wymaga, aby pracownik codziennie pracował przy komputerze więcej niż połowę dobowego czasu pracy, prowadziłoby do obejścia prawa. Pracodawca zawsze miałby bowiem możliwość takiej organizacji pracy, aby przynajmniej raz w tygodniu pracownik tej normy nie przekraczał, niezależnie od ilości czasu pracy spędzonego przy komputerze w pozostałe dni.

PIP w swoich wyjaśnieniach (www.pip.gov.pl) wskazuje, że: z § 2 pkt 4 rozporządzenia wynika, że przepisy rozporządzenia stosuje się do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Należy zatem stwierdzić, że okulary korygujące wzrok przysługują pracownikowi, który:

- po pierwsze – jest zatrudniony w wymiarze przekraczającym połowę całego etatu (z reguły cały etat to 8 godzin dziennie)

- po drugie – użytkuje komputer przynajmniej w takim rozmiarze (z reguły przez więcej niż 4 godz. dziennie).

Rozporządzenie wskazuje, że w razie spełnienia tych warunków oraz przy wskazaniach wydanych przez lekarza w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, pracodawca „jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok", zgodne z zaleceniami lekarskimi.

Pełny koszt

„Zapewnienia" nie można w tym zakresie odczytywać jako dofinansowania. Z pewnością pracodawca nie może ograniczyć swojego zobowiązania jedynie do części kosztów poniesionych na nabycie okularów (szkieł kontaktowych) o parametrach wskazanych przez lekarza. Nie ma znaczenia, że pracownik będzie użytkował okulary także do celów prywatnych.