Art. 1401 k.p. daje możliwość tworzenia rozkładów czasu pracy przewidujących:
- różne godziny rozpoczynania pracy (tutaj rozkłady narzuca pracodawca), oraz
- przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy
w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy
W obu tych przypadkach – gdy rozkład ustala pracodawca i gdy pracownik decyduje o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy – ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Warunkiem jest jednak to, aby nie zostało naruszone prawo do minimalnych odpoczynków.
Miejsce uregulowania
Zmienne (ruchome) rozkłady czasu pracy zgodnie ustala się:
1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p., albo
2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
Niezależnie od zawarcia porozumienia można jednak stosować rozkłady czasu pracy z art. 1401 k.p. na indywidualny wniosek pracownika.
Przykład
Pracownik miał zaplanowaną pracę we wtorek od 8 do 18. Zaplanowanie najwcześniejszej godziny rozpoczęcia pracy w środę możliwe jest:
- na godz. 8 (w razie niestosowania możliwości wynikających z art. 1401 k.p.) bądź
- na godz. 5 – czyli po 11-godzinnym odpoczynku dobowym, jeżeli pracodawca ma możliwość stosowania zmiennych rozkładów czasu pracy z art. 1401 k.p.
W odniesieniu do pojęcia doby istotne jest to, że nie „zamyka" jej koniec okresu rozliczeniowego.
Przykład
Pracownik pracuje w miesięcznych okresach rozliczeniowych na podstawie harmonogramów. 31 maja zgodnie z rozkładem czasu miał zaplanowaną pracę od 8. W harmonogramie tworzonym na czerwiec przełożony musi zwrócić uwagę na plan pracy majowy – 1 czerwca nie może zaplanować pracy tej osoby od godziny wcześniejszej niż 8. Zakończenie okresu rozliczeniowego nic bowiem nie zmienia w odniesieniu do pojęcia doby, jako 24 godzin liczonych od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem.
Aktywność w niedziele i święta
Planowanie pracy w niedziele i święta dozwolone jest tylko w przypadkach wskazanych w art. 15110 k.p. (m.in. przy pracy zmianowej, w hotelarstwie i gastronomii). Musimy pamiętać przy tym o następujących zasadach:
- planując pracę na niedziele lub święto, należy zaplanować od razu dzień wolny od pracy w zamian za tę pracę,
- przy pracy w niedziele pracownik musi mieć zapewnioną co najmniej jedną niedzielę wolną w ciągu 4 tygodni (nie dotyczy to systemu pracy weekendowej oraz pracowników instytucji kultury).
Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele pracodawca ma obowiązek zapewnić inny dzień wolny od pracy:
- w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających taką niedzielę lub następujących po niej,
- jeżeli jest to niemożliwe – do końca okresu rozliczeniowego.
Do końca okresu rozliczeniowego wyznaczany jest również dzień wolny za pracę w święto.
Niedziela wolna od pracy oznacza wolne w całym przedziale oznaczającym pracę w niedzielę. Kodeksowo jest to przedział od 6 w niedzielę do 6 w poniedziałek, jednak w przepisach wewnętrznych można ustalić inne godziny >patrz pismo GIP.
Pismo GIP z 4 sierpnia 2009 r. (GPP-459-4560-49/09/PE/RP)
(...) art. 15112 k.p. nie precyzuje, jak liczyć te cztery tygodnie. Można więc przyjąć, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Natomiast z uwagi na to, że ten przepis nie określa początku czterotygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela, pracodawca wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy.
Przykład
Pracownik pracował w niedzielę 22 maja. W harmonogramie tworzonym na czerwiec osoba ta musi mieć wolną niedzielę najpóźniej 19 czerwca. Inaczej nie zostanie zachowana zasada: „w każdym okresie 4-tygodniowym musi być zawsze co najmniej 1 niedziela wolna od pracy".
Prawidłowa liczba dni wolnych
W okresie rozliczeniowym niezbędne jest zapewnienie odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy. Musi być ona co najmniej równa liczbie niedziel, świat przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Minimalną liczbę dni wolnych ustala się w następujący sposób:
Krok 1.
obliczamy maksymalną liczbę dni pracy
W tym celu dzielimy wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego przez dobową normę czasu pracy (czyli zasadniczo przez 8)
Krok 2.
od liczby dni kalendarzowych w okresie rozliczeniowym odejmujemy maksymalną liczbę dni pracy,
Krok 3.
odejmujemy po 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.
Przykład
W czerwcu jest 176 godzin pracy, co dzielone przez 8 daje 22 dni. 30 – 22 = 8 dni. Jest to minimalna liczba dni, jakie muszą zostać oznaczone jako wolne w grafiku. Przy czym może ich być oczywiście więcej, co standardowo będzie występowało w systemie równoważnym.
Oznaczając dni wolne, trzeba je również scharakteryzować poprzez przypisanie odpowiedniego skrótu do dni wolnego przysługującego z tytułu:
- niedzieli lub święta,
- dnia wolnego wynikającego z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
- dni wolnych harmonogramowo (wynikających z rekompensaty nadpracowanego czasu w związku ze stosowaniem równoważnego czasu pracy).
Bardzo istotne staje się przy tym znaczenie określenia „dzień wolny" – czy to 24 godziny liczone od:
- zakończenia doby pracowniczej,
- zakończenia minimalnego dobowego odpoczynku po zakończeniu pracy,
- zakończenia pracy.
Przyjęcie jednej z nich rodzi bardzo istotne konsekwencje w zakresie planowania czasu pracy.
Przykład
Pracownik pracował w czwartek zgodnie z rozkładem od 8 do 18. Przyjęcie pierwszej koncepcji oznacza, że aby zapewnić mu dzień wolny, kolejne rozpoczęcie pracy mogłoby nastąpić w sobotę o godz. 8. Z drugiego sposobu wynikałoby, że w sobotę o 5. Najbardziej zaś liberalne podejście – trzecie – dawałoby możliwość wyznaczenia godziny rozpoczęcia pracy już na piątek na godz. 18 i (co ważne) byłby zapewniony dzień wolny (np. wynikający z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy).
W tym zakresie wypowiedziała się Komisja Prawna GIP, przyjmując trzecie ze wskazanych wyżej podejść >patrz ramka.
> Stanowisko Komisji Prawnej GIP z 12 września 2013 r. w sprawie pojęcia dnia wolnego wynikającego z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy
(...) aktualnie nie ma podstaw prawnych, aby twierdzić, iż dzień wolny wynikający z 5-dniowego tygodnia pracy w odróżnieniu od niedzieli lub święta (albo dni wolnych udzielonych za takie dni) mógł się zgodnie z przyjętym rozkładem rozpocząć dopiero po zakończeniu ostatniej doby (pracowniczej) lub co najmniej po upływie 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Oznacza to, że w powyższym przykładzie zaplanowanie rozpoczęcia kolejnej pracy nie wcześniej niż w piątek na godz. 18 skutkuje zapewnieniem pracownikowi dnia wolnego od pracy.
Nadliczbówki w wyjątkowych okolicznościach
Praca w godzinach nadliczbowych jest zaś dopuszczalna w razie:
– konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
– szczególnych potrzeb pracodawcy.
Pierwsza grupa obejmuje sytuacje, o których siłą rzeczy nie wiadomo z wyprzedzeniem. W konsekwencji można mówić w tym kontekście jedynie o przesłankach z drugiej grupy. Dotyczą one potrzeb nieperiodycznych, specjalnych, nieregularnych, powiązanych z określoną sytuacją. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 26 maja 2000 r. (I PKN 667/99), są to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością. Można oczywiście znać te potrzeby z wyprzedzeniem i przekazać o tym informację pracownikowi wcześniej. Niemniej nie obejmują one sytuacji, w których w harmonogramie przewiduje się po prostu większą liczbę godzin do przepracowania, co jest wynikiem błędnego ustalenia czasu pracy lub – często – regularnych potrzeb pracodawcy związanych ze stosowaniem w systemie równoważnym stałej dziennej liczby godzin pracy (np. w razie zmian 10- czy 12-godzinnych).
