Czas pracy: wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy

Przedsiębiorcy często muszą się zmierzyć z zagadnieniem zmiennego zapotrzebowania na pracę w ciągu roku. Receptą na ten problem może być wydłużenie okresu rozliczeniowego – nawet do 12 miesięcy. Jest to dopuszczalne w każdym systemie czasu pracy.

Publikacja: 04.05.2017 11:40

Czas pracy: wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy

Foto: 123RF

Okres rozliczeniowy to odcinek czasu, w którym – jak sama nazwa wskazuje – rozlicza się pewne aspekty czasu pracy zatrudnionych. Im dłuższy taki okres, tym większa możliwość nierównomiernego rozplanowania zadań w poszczególnych miesiącach i tym mniejsze ryzyko wystąpienia kosztownych nadgodzin średniotygodniowych (czyli powstałych z ponadprogramowej pracy w tzw. szóstym dniu tygodnia). O co tak naprawdę chodzi, pokażę na przykładach i w opisie zasad.

Przykład

PUŁAP GODZIN DO ROZPLANOWANIA

U pracodawcy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy, odpowiadający poszczególnym kwartałom. Przed rozpoczęciem każdego okresu, szef ustala standardowy wymiar pracy do zaplanowania. W przypadku II kwartału 2017 r. przedstawia się to następująco:

- kwiecień 2017 r.: 19 dni roboczych x 8 godzin = 152 godziny

- maj 2017 r.: 21 dni roboczych x 8 godzin = 168 godzin

- czerwiec 2017 r.: 21 dni roboczych x 8 godzin = 168 godzin;

razem: 488 godzin.

Otrzymany wynik oznacza, że w ramach tego kwartału nie można podwładnym zaplanować (w grafiku) pracy na więcej niż 488 godzin. Oczywiście, liczba godzin zaprojektowanych w harmonogramie czasu pracy na poszczególne miesiące może być różna od (wskazanej wyżej) liczby standardowej – ważne, aby zgadzała się suma.

Ograniczenia w nierównomiernym planowaniu

Skoro wiemy już, że liczba godzin w poszczególnych miesiącach może być niestandardowa, trzeba ustalić, w jakich granicach dopuszczalne są takie wariacje.

- Po pierwsze, trzeba przestrzegać dziennej normy (wydłużonego dobowego wymiaru) czasu pracy – żonglować można tylko wyznaczaniem zadań na tzw. szósty dzień tygodnia.

- Po drugie, trzeba postępować zgodnie z zasadą średnio 5-dniowego tygodnia pracy w zakresie danego okresu rozliczeniowego. Zakładając, że w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowych jest dokładnie 14 tygodni (i brak świąt), oznacza to, np. że:

- w pierwszych 7 tygodniach można pracownikowi zaplanować pracę na 6 dni (od poniedziałku do soboty), a w kolejnych 7 tygodniach – tylko na 4 dni (np. od poniedziałku do czwartku) albo

- w pierwszych 10 tygodniach można przewidzieć, że pracownik przepracuje 6 dni (od poniedziałku do soboty), w dwóch kolejnych – 5 dni, a w dwóch ostatnich nie będzie w ogóle pracować, itd.

W tych przykładach nie dojdzie do kosztownych nadgodzin średniotygodniowych, gdyż na koniec okresu rozliczeniowego okaże się, że nie wystąpiła ponadprogramowa praca w tzw. szóstym dniu tygodnia. W związku z tym pracownik nie będzie uprawniony do dodatkowych benefitów, mimo że w niektóre tygodnie musiał pracować po 6 dni (za każdy miesiąc otrzyma stałe miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, a jeżeli pracuje po stawkach godzinowych – dostanie wynagrodzenie za liczbę godzin rzeczywiście przepracowaną w danym miesiącu, lecz nie mniej niż krajowa pensja minimalna).

- Po trzecie, wewnętrzne zasady pracy w firmie (choćby wyrażone w regulaminie pracy) muszą pozwalać na aktywność zawodową w weekendy, a nie tylko od poniedziałku do piątku.

- Po czwarte, planując pracę trzeba pamiętać o ogólnych ograniczeniach dotyczących czasu pracy, np. o tym, że raz na tydzień trzeba zagwarantować nieprzerwany 35-godzinny wypoczynek, który (co do zasady) powinien przypadać na niedzielę.

- Po piąte, szef musi być w stanie odpowiednio zaplanować dni pracy (a więc przewidzieć swoje zapotrzebowanie w przekazywanych zatrudnionym grafikach) na co najmniej jeden nadchodzący miesiąc (art. 129 § 3 k.p.).

Pracodawca, który wydłuży okres rozliczeniowy do 12 miesięcy będzie mógł – bez dodatkowych kosztów – planować pracę na 6 dni nawet przez wiele miesięcy w okresie spiętrzenia zadań (tzw. busy season), a następnie dawać zatrudnionym wolne w czasie spowolnienia.

Warunki wprowadzenia

Przede wszystkim, wydłużenie okresu rozliczeniowego ponad wymiar standardowy (np. w podstawowym systemie czasu pracy – zasadniczo powyżej 4 miesięcy) maksymalnie do 12 miesięcy, wymaga zgody związków zawodowych – jeżeli takie funkcjonują w firmie. Zgoda musi wynikać z układu zbiorowego pracy albo z osobnego porozumienia ze związkowcami. Jeżeli w firmie nie działa żadna organizacja, trzeba przeprowadzić wybory przedstawicieli pracowników i z nimi uzgodnić niestandardowy okres rozliczeniowy.

Poza tym, tego typu zasady powinny znaleźć uzasadnienie w przyczynach obiektywnych, technicznych lub dotyczących organizacji pracy. Do przyczyn obiektywnych (czyli niezależnych od stron stosunku pracy) można zaliczyć np. warunki atmosferyczne, wpływające na sezonowość pewnych aktywności. Do przyczyn technicznych zalicza się metody produkcji, a do przyczyn organizacyjnych – charakter działalności danego pracodawcy i spektrum oferowanych przez niego towarów czy usług.

Kolejnym warunkiem wprowadzenia wydłużonego okresu rozliczeniowego jest zachowanie ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Może się okazać, że maksymalne wydłużenie będzie niedopuszczalne z uwagi na środowisko pracy, w którym występują czynniki szczególnie szkodliwe dla zdrowia.

Zdaniem autorki

dr Patrycja Zawirska, radca prawny, partner w Zawirska Gąsior – radcowie prawni i adwokaci

Pracodawca, który zdecydował się na wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego, może bardziej swobodnie ustalać grafiki – tak, aby (bez dodatkowych kosztów) dopasować je do cyklicznie zmieniającego się zapotrzebowania na pracę. Tego typu niestandardowa organizacja pracy jest szczególnie opłacalna dla firm, w których w dłuższych odcinkach czasu powstaje potrzeba wykonywania zadań w dodatkowym (szóstym) dniu tygodnia, podczas gdy w innych okresach panuje zastój w interesie.

Okres rozliczeniowy to odcinek czasu, w którym – jak sama nazwa wskazuje – rozlicza się pewne aspekty czasu pracy zatrudnionych. Im dłuższy taki okres, tym większa możliwość nierównomiernego rozplanowania zadań w poszczególnych miesiącach i tym mniejsze ryzyko wystąpienia kosztownych nadgodzin średniotygodniowych (czyli powstałych z ponadprogramowej pracy w tzw. szóstym dniu tygodnia). O co tak naprawdę chodzi, pokażę na przykładach i w opisie zasad.

Przykład

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona