Brak należytej sumienności i staranności w zakresie przestrzegania szeroko rozumianej organizacji pracy, w tym bezpiecznego jej wykonywania, może się dla pracownika skończyć nie tylko nieformalnym zwróceniem uwagi, ale i nałożeniem kary porządkowej, w tym pieniężnej. Często decyzja o tym zapada już w momencie powzięcia informacji przez przełożonego o popełnieniu przez pracownika przewinienia porządkowego. Nie ma w tym nic złego, jeżeli pracodawca nie zakomunikuje mu tej decyzji oficjalnie, zanim go wysłucha. Ma bowiem obowiązek umożliwić pracownikowi przedstawienie okoliczności przewinienia, co może się przyczynić do złagodzenia, a nawet odstąpienia od ukarania. Problem w tym, że przepisy nie regulują kwestii technicznych, jak to wysłuchanie pracownika powinno przebiegać i czy tylko pracodawca może taką czynność skutecznie przeprowadzić.
Nakładanie kar porządkowych musi się odbywać zgodnie z obowiązującą procedurą. W przeciwnym razie pracodawca powinien się liczyć z możliwością uchylenia sankcji przez sąd pracy. Częścią tej procedury jest wysłuchanie pracownika. Czy cedując na kogoś ten obowiązek, pracodawca narusza przepisy o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej?
Wysłuchanie to nie to samo co „ustosunkowanie się" pracownika do stawianych mu zarzutów. Przyjmuje się, co wynika z dosłownego brzmienia słowa „wysłuchanie", że należy stworzyć podwładnemu warunki, w których będzie mógł ustnie wypowiedzieć się co do okoliczności sprawy. Wykluczone jest zatem „wysłuchanie" w formie e-mailowej czy papierowej, chyba że podwładny uzna, że będzie to dla niego rozwiązanie bardziej komfortowe niż osobiste spotkanie z pracodawcą.
Przepisy nie wskazują, kto powinien być obecny przy wysłuchaniu. Uwzględniając fakt, że formalnie to do pracodawcy należy stosowanie kar porządkowych i zawiadomienie pracownika o ukaraniu, może powstać wątpliwość, czy jego bezpośredni udział w czynności wysłuchania należy uznać za niezbędny. Ma to bowiem na celu wyjaśnienie stosującemu karę pracodawcy wszelkich wątpliwości o kluczowym znaczeniu dla sprawy.
W przeciwieństwie do przepisu zawierającego katalog kar porządkowych czy regulującego zawiadomienie pracownika o zastosowanej karze brak jednoznacznego wskazania osoby wysłuchującej nie jest przypadkowe. Można zatem przyjąć, że skutecznego wysłuchania może dokonać zarówno pracodawca, jak też ktoś inny upoważniony przez niego, co jest typowym zjawiskiem w firmach o większej strukturze organizacyjnej.
