Prenumerata 2018 ju˜ż w sprzedża˜y - SPRAWD˜!

Kadry

Rejestracja utworów pracowniczych

Fotolia.com
Ewidencjonowanie utworów pracowniczych minimalizuje ryzyko sporów zwišzanych z przejęciem majštkowych praw autorskich przez pracodawcę. To tylko jedna z korzyœci prowadzenia takiego rejestru.

W zwišzku z dynamicznym rozwojem sektora usług i przeobrażeniami w procesie pracy coraz częœciej jej rezultatami sš dobra niematerialne – utwory posiadajšce okreœlonš wartoœć ekonomicznš. Tymczasem wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z doniosłoœci kwestii zwišzanej z własnoœciš intelektualnš pracowników i nie reguluje jej w zawieranych umowach o pracę. W sytuacji, gdy przedmiot działalnoœci gospodarczej immanentnie wišże się z powstawaniem utworów, umiejętne zarzšdzanie rezultatami twórczej działalnoœci pracowników œwiadczy o profesjonalizmie pracodawcy i œwiadomym budowaniu przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Rejestr utworów pracowniczych jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiajšcych osišgnięcie tego celu.

Z chwilš przyjęcia

Podstawowš zasadę dotyczšcš kwestii pracowniczych praw autorskich reguluje art. 12 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 666 ze zm.; dalej: u.p.a.). Zgodnie z tym przepisem pracodawca nabywa majštkowe prawa autorskie do utworów stworzonych przez pracownika w zwišzku z wykonywaniem obowišzków ze stosunku pracy z chwilš przyjęcia utworu w granicach wynikajšcych z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron.

Własny wzór

Ustawa nie wprowadza pojęcia rejestru utworów pracowniczych, a tym bardziej nie kreuje obowišzku ich ewidencjowania. Brak wyraŸnej podstawy prawnej nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca zdecydował się na prowadzenie rejestru utworów pracowniczych. Będzie on stanowił usystematyzowanš bazę danych zawierajšcš utwory stworzone przez pracowników w ramach wykonywania przez nich obowišzków pracowniczych.

Korzyœć 1. Wiedza, że utwór powstał

Pozornie pierwsza z korzyœci wynikajšcych ze stworzenia i prowadzenia rejestru utworów pracowniczych może się wydawać nieistotna, a nawet nieco trywialna. Niemniej jednak ustalenie, czy dany przejaw twórczoœci pracownika wykazuje cechy utworu w rozumieniu art. 1 ust. 1 u.p.a. jest kluczowe dla okreœlenia zakresu uprawnień pracodawcy oraz ochrony pracownika jako twórcy.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 u.p.a. utworem jest każdy przejaw działalnoœci twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartoœci, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Sšd Najwyższy doprecyzował ustawowe cechy utworu wskazujšc, że jest to „kreacyjny, subiektywnie nowy, oryginalny wytwór intelektu" (por. wyroki SN: z 5 lipca 2002 r., III CKN 1096/00; z 22 czerwca 2010 r., IV CSK 359/09).

Praktyczne trudnoœci w zakwalifikowaniu danego przejawu aktywnoœci twórczej pracowników jako utworu mogš dotyczyć sytuacji, w których pracownik wykonywał zadanie według œcisłych wytycznych pracodawcy albo gdy wykonanie danego zadania i uzyskanie okreœlonego rezultatu jest powtarzalne. Rejestr utworów pracowniczych pozwala na wyeliminowanie tych dylematów, ponieważ jest konsensualnš formš uznania powstałego przejawu działalnoœci twórczej pracownika za utwór w rozumieniu ustawy.

Korzyœć 2. Potwierdzenie przyjęcia

Powstanie utworu i przyjęcie go przez pracodawcę zazwyczaj nie następujš w tym samym momencie. Z regulacji zawartej w art. 12 u.p.a. wynika, że prawodawca wišże większš doniosłoœć prawnš z momentem przyjęcia utworu, który jest jednoczeœnie momentem nabycia majštkowych praw autorskich. Powstaje zatem pytanie, w jaki sposób pracodawca powinien przyjšć utwór?

Formę przyjęcia utworu pracowniczego można okreœlić w treœci umowy o pracę. Jednak w przypadku braku takich postanowień należy uznać, iż można go wskazać w dowolnej formie, również dorozumianej. Przykładowo za przyjęcie utworu zostanie uznane rozpoczęcie korzystania z niego przez pracodawcę.

Wpisanie utworu do rejestru może pełnić tożsamš rolę i być traktowane jako forma jego przyjęcia. Jednak bioršc pod uwagę dynamizm pracy, częstokroć poœpiech towarzyszšcy wykonywaniu zadań i ich rozliczaniu, uzależnienie możliwoœci wykonywania majštkowych praw autorskich od wpisu utworu do rejestru mogłoby okazać się dla pracodawcy niekorzystne. W takiej sytuacji przystšpienie do korzystania z utworu stworzonego przez pracownika przed wpisaniem go do rejestru byłoby uznane za korzystanie z utworu bez tytułu prawnego. Z tego względu zaleca się, aby wpis do rejestru miał charakter deklaratoryjny, a nie konstytutywny. Wpisanie utworu do rejestru będzie wówczas wyłšcznie potwierdzeniem jego wczeœniejszego przyjęcia i sposobem na wyeliminowanie jakichkolwiek wštpliwoœci prawnych co do powstania skutku prawnego zwišzanego z przejœciem majštkowych praw autorskich pracownika – twórcy na pracodawcę.

Korzyœć 3. Ograniczenie ryzyka prawnego

Ochrona prawnoautorska obejmuje zarówno niezbywalne prawa osobiste zwišzane bezpoœrednio z osobš twórcy, jak i prawa majštkowe, którymi może on swobodnie rozporzšdzać. Z punktu widzenia relacji pracodawca – pracownik to właœnie ta druga grupa praw jest szczególnie istotna.

Chociaż zasada ustanowiona w art. 12 u.p.a. uprzywilejowuje pracodawcę poprzez przyznanie mu prawa do nabycia majštkowych praw autorskich do utworów powstałych w zwišzku z wykonywaniem pracy przez pracownika, to jednoczeœnie konstrukcja tego przepisu tworzy ryzyko prawne zwišzane z możliwoœciš niewłaœciwego zakwalifikowania danego utworu jako utworu pracowniczego. Bazowanie na regulacji ustawowej wymaga każdorazowego ustalenia, czy pracownikowi można uczynić zarzut w przypadku niewykonania utworu, czy w trakcie tworzenia utworu kierował się on wskazówkami pracodawcy albo bezpoœredniego przełożonego, a także odwołania się do praktyki działania danego przedsiębiorstwa.

Błšd w kwalifikacji może być przyczynš sporu z pracownikiem, któremu jako twórcy przysługujš cywilnoprawne instrumenty ochrony jego praw, tj. wezwanie do zaniechania naruszenia, wezwanie do usunięcia skutków naruszenia, naprawienie wyrzšdzonej szkody oraz wydanie uzyskanych korzyœci.

Poprzez wpisanie utworu do rejestru utworów pracowniczych zarówno pracodawca jak i pracownik składajš zgodne oœwiadczenia wiedzy co do tego, że dany utwór powstał w zwišzku z wykonywaniem obowišzków pracowniczych, a w konsekwencji – pozwala na przyjęcie, iż pracodawca nabył do niego majštkowe prawa autorskie. Ewidencjonowanie utworów pracowniczych pozwala zatem na znaczne wyeliminowanie niepewnoœci prawnej zwišzanej z możliwoœciš wykonywania majštkowych praw autorskich do utworu. Należy jednak pamiętać, że prowadzenie ewidencji utworów pracowniczych jest wyłšcznie czynnoœciš technicznš, majšcš charakter dokumentacyjny (por. wyrok Sšdu Apelacyjnego w Katowicach z 17 lutego 2010 r., V ACa 637/09), a dzieło wykazujšce cechy utworu korzysta z prawnoautorskiej ochrony z mocy prawa.

Korzyœć 4. Pomoc w ustaleniu kosztów uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.; dalej: updof) koszty uzyskania przychodu pracowników ustala się poprzez odliczenie jednej pełnej miesięcznej normy kosztów uzyskania przychodów niezależnie od wymiaru czasu pracy. Zasada ta jest jednak zmodyfikowana względem pracowników – twórców, gdyż ich koszty uzyskania przychodu zwišzanego z działalnoœciš twórczš, w myœl art. 22 ust. 9 pkt 3 updof, wynoszš 50 proc. przy ustawowym, rocznym limicie ustanowionym na poziomie 42 764 zł. Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszego o potršcone przez płatnika w danym miesišcu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe finansowane przez pracownika, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Niewštpliwie wynagrodzenie twórcze pracowników jest skutecznym instrumentem optymalizacji podatkowej, jednak pracodawcy powinni z niego korzystać w sposób œwiadomy i roztropny. Zastosowanie 50-proc. kosztów uzyskania przychodu jest możliwe wyłšcznie względem wynagrodzenia za wykonanie utworu będšcego przedmiotem prawa autorskiego, które twórca uzyskał w zwišzku z rozporzšdzeniem przysługujšcym mu prawem majštkowym (por. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 24 czerwca 2013 r., IPPB2/415-320/13-4/EL).

Co więcej, istotne sš także odpowiednie postanowienia zawarte w umowie o pracę. W postanowieniu dotyczšcym wynagrodzenia pracownika należy wyróżnić częœć zwišzanš z wykonywaniem „zwykłych" obowišzków pracowniczych oraz częœć honoracyjnš zwišzanš z wykonywaniem majštkowych praw autorskich do utworu (por. wyrok Wojewódzkiego Sšdu Administracyjnego z 6 listopada 2012 r., I Sa/Rz 723/12).

Jednym z najpowszechniejszych błędów popełnianych przez pracodawców jest szacunkowe wyodrębnienie w treœci umowy czasu pracy przeznaczanego na pracowniczš działalnoœć twórczš oraz czasu przeznaczonego na wykonywanie pozostałych obowišzków. Blankietowoœć takich postanowień uniemożliwia prawidłowe ustalenie kosztów uzyskania przychodu, bowiem nie pozwala na stwierdzenie, czy w trakcie wykonywania obowišzków pracowniczych faktycznie doszło do stworzenia utworu, który został przekazany pracodawcy. Chociaż prowadzenie rejestru utworów pracowniczych nie jest wymagane przez organy skarbowe, to jednak wpisanie utworu stworzonego przez pracownika stanowi potwierdzenie realizacji przesłanki umożliwiajšcej zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu zwišzanej z powstaniem utworu w ramach wykonywania obowišzków pracowniczych, a także jego przyjęciem przez pracodawcę.

Dane w rejestrze

Stopień szczegółowoœci informacji zawartych w rejestrze utworów pracowniczych powinien okreœlić sam pracodawca z uwzględnieniem specyfiki prowadzonej działalnoœci. Warto jednak, aby pojawiły się w nim informacje takie jak:

1) imię i nazwisko pracownika-twórcy

2) data powstania utworu

3) data przyjęcia utworu

4) data wpisania utworu do rejestru

5) oznaczenie utworu (opis i nadanie numeru porzšdkowego)

6) informacja, czy utwór został przyjęty bez zastrzeżeń

7) podpis pracownika albo inna forma potwierdzenia przez pracownika

Zdaniem autorki

Paula Koczara, prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch

Rejestr utworów pracowniczych jest skutecznym instrumentem ułatwiajšcym zarzšdzaniem pracowniczš własnoœciš intelektualnš, zarówno w aspekcie organizacyjnym, jak i finansowym. Niewštpliwie prowadzenie ewidencji utworów pracowniczych wišże się z pewnymi obcišżeniami. Jednak wobec korzyœci, jakie wišżš się z tym rozwišzaniem, stworzenie rejestru nie powinno być postrzegane przez pracodawców jako zbędna formalnoœć. Pracodawcy powinni przy tym pamiętać, że warunkiem czerpania optymalnych korzyœci z rejestru jest regularnoœć i skrupulatnoœć w jego prowadzeniu.

ródło: Rzeczpospolita

WIDEO KOMENTARZ

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL