Pracodawcy, chcąc dokonać dobrego wyboru podczas rekrutacji nowych pracowników, często domagają się udzielenia wielu informacji. Tymczasem katalog danych osobowych, których mogą się domagać w procesie rekrutacji, jest zamknięty, a każde odstępstwa muszą mieć poparcie w prawie. Należy zatem być czujnym i zastanowić się, czy mamy podstawę prawną do żądania takich informacji, zwłaszcza jeżeli mają one charakter bardzo osobisty. Takim przykładem może być zaświadczenie o niekaralności.
Podstawa w ustawie
Szukając odpowiedzi na pytanie, którzy pracodawcy mogą uzyskiwać zaświadczenia o niekaralności swoich pracowników lub kandydatów do pracy, należy zajrzeć do art. 6 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 678 ze zm.). W myśl tego przepisu prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w KRK, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także w zakresie ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
W związku z powyższym żądając przedłożenia zaświadczenia o niekaralności trzeba się powołać się na podstawę prawną wynikającą z przepisów szczególnych. Przykładami sytuacji, kiedy pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności, może być zatrudnianie nauczyciela, pracownika służby cywilnej, policjanta, pracownika kontroli skarbowej, agenta ubezpieczeniowego czy członka zarządu banku. Wynika to z odpowiednich przepisów szczególnych. Do tej grupy wraz z nadchodzącą ustawą o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (projekt ustawy został już zaakceptowany przez Radę Ministrów) mają dołączyć m.in. pracownicy banków.
Jeśli nie istnieje przepis szczególny, który uprawniałby pracodawcę do uzyskania informacji o karalności, nie ma on prawa wymagać dostarczenia takiego zaświadczenia.
Z inicjatywy pracownika
Pracownik może, nie mając takiego obowiązku, sam wystąpić do Krajowego Rejestru Karnego o wydanie zaświadczenia o niekaralności, jeżeli sądzi, że zwiększy to jego szanse w procesie rekrutacji. W takiej sytuacji pracodawca musi pamiętać, aby do zaświadczenia dołączona była zgoda na przetwarzanie danych osobowych osoby, której ta informacja dotyczy. W przeciwnym wypadku może mieć problem, gdyż przetwarzanie danych z zaświadczenia bez takiej zgody narusza ustawę o ochronie danych osobowych.
