Pracodawcy przetwarzają liczne dane osobowe pracowników w związku z ich zatrudnieniem. Takie uprawnienie wynika co do zasady z właściwych przepisów prawa, w tym przede wszystkim z kodeksu pracy.
Zdarza się jednak, że pracodawca decyduje się na pozyskanie dodatkowych informacji o załodze, np. danych biometrycznych, do czego nie uprawniają go wprost przepisy prawa. Wówczas pojawia się wątpliwość, czy szef może skutecznie uzyskać zgodę pracownika na przetwarzanie takich dodatkowych danych, a jeżeli tak – czy taką zgodę można uznać za udzieloną dobrowolnie.
W praktyce ta kwestia budzi duże kontrowersje. Zwykle sądy oceniają ją na niekorzyść pracodawców. Sytuacja ta może ulec zmianie po 25 maja 2018 r. Wówczas zaczną obowiązywać przepisy RODO, tj. ogólnego unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z 2016 r. Modyfikują one dotychczasowe zasady przetwarzania danych osób fizycznych, w tym na podstawie zgody. Te zmiany wpłyną również na stosunki pracownicze. Dodatkowo, planowane są zmiany k.p. w tym zakresie.
Kodeksowy katalog
Przepisy kodeksu pracy uprawniają pracodawcę do pozyskania od kandydata do pracy oraz osoby już zatrudnionej określonych danych osobowych. Osoby te mają obowiązek przekazać te dane.
Katalog danych, których firma może żądać, jest zamknięty. Oznacza to, że szef może domagać się podania od ww. osób jedynie danych wskazanych w k.p. Przepisy kodeksowe nie rozstrzygają natomiast, czy pracodawca może przetwarzać inne, dodatkowe informacje o podwładnym, bazując na jego zgodzie udzielonej na podstawie aktualnie obowiązującej ustawie o ochronie danych. W praktyce ta kwestia budzi pewne wątpliwości. Bardzo pomocne przy ich ocenie są wytyczne tzw. Grupy Roboczej art. 29.
