Błędne wypowiedzenie też jest skuteczne

Nieprawidłowe wypowiedzenie to takie, które albo narusza przepisy o wypowiadaniu umów albo jest nieuzasadnione. Uprawnia ono pracownika do wystąpienia do sądu. Dotyczy to umów o pracę na czas nieokreślony lub wypowiadanych na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych. Z uwagi na odpowiednie stosowanie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę do wypowiedzenia zmieniającego, powyższy podział kodeksowy dotyczy także wypowiedzenia zmieniającego.

Oznacza to jednocześnie, że kodeks pracy nie przewiduje w żadnym przypadku nieważności wypowiedzenia umowy o pracę czy wypowiedzenia zmieniającego. Przeciwnie, z orzecznictwa oraz wypowiedzi ekspertów wynika, że naruszające przepisy czy nieuzasadnione wypowiedzenie umowy o pracę prowadzi do rozwiązania umowy. Jeżeli pracownik odwoła się do sądu pracy, ten może orzec o przywróceniu do pracy albo o odszkodowaniu.

Kodeks pracy przewiduje też możliwość uznania wypowiedzenia za bezskuteczne w sytuacji, gdy sąd zdąży wydać wyrok jeszcze w czasie trwania okresu wypowiedzenia, co zdarza się zupełnie wyjątkowo. Orzeczenie sądu przerywa wówczas bieg okresu wypowiedzenia niezgodnego z przepisami.

Jednocześnie może mieć miejsce sytuacja, gdy wskutek błędów doręczenia nieobecnemu pracownikowi w ogóle nie można mówić, że miało miejsce wypowiedzenie umowy, np. nie zostało wysłane na właściwy adres czy pracownik obalił domniemanie doręczenia. Także wówczas nie można stwierdzić, że jest ono nieważne, lecz nieistniejące.

Rodzaje nieprawidłowości

Błędy popełniane przy wypowiadaniu umów o pracę można podzielić na 5 kategorii:

1) wynikające z niewłaściwej reprezentacji pracodawcy przy składaniu oświadczenia o wypowiedzeniu. Są to przypadki naruszenia przepisów kodeksu cywilnego, art. 3 k.p. oraz regulacji kodeksu spółek handlowych (zwalnianie członków zarządu spółek handlowych),

2) polegające na naruszeniu przepisów kodeksu pracy, o którym mowa w art. 45,

3) niewłaściwe wskazanie przyczyny wypowiedzenia – dotyczy umów o pracę na czas nieokreślony oraz wszystkich umów w sytuacji zwolnienia indywidualnego i grupowego na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych,

4) błędy, które wymagają jedynie sprostowania w formie np. pisemnego wyjaśnienia czy notatki służbowej; ewentualnie poprawna treść wypowiedzenia znajduje odzwierciedlenie w prawidłowo sporządzonym świadectwie pracy,

5) dotyczące okoliczności towarzyszących wręczaniu oświadczeń woli pracodawcy o wypowiedzeniu – nie powodują, że zachodzi niezgodność z przepisami prawa pracy o wypowiadaniu umów, ale mogą skutkować naruszeniem ochrony danych osobowych czy dóbr osobistych z k.c.

Ad. 1) Zła reprezentacja

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę / warunków pracy jest tzw. oświadczeniem woli według przepisów kodeksu cywilnego. Art. 300 k.p. przewiduje pomocnicze stosowanie przepisów k.c. w sprawach nieuregulowanych przepisami kodeksu pracy pod warunkiem braku sprzeczności z zasadami prawa pracy. Oświadczenie powinno być złożone przez osobę wskazaną w przepisach lub posiadającą odpowiednie upoważnienie.

Błędy związane z niewłaściwą reprezentacją pracodawcy przy składaniu oświadczeń woli powodują, że mamy do czynienia z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów o pracę (art. 45 § 1 k.p.). Powstają one, gdy wypowiedzenie podpisze osoba, która nie ma uprawnień do reprezentowania pracodawcy na podstawie art. 3 k.p. Nie ma przy tym znaczenia, kto wręcza podpisane wypowiedzenie.

W praktyce sporo nieprawidłowości pojawia się przy wypowiadaniu umów o pracę członkom zarządu. Takie osoby wiąże ze spółką podwójna więź: powołanie w skład organu na podstawie przepisów k.s.h. oraz umowa o pracę. W stosunkach z zarządem spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że rada nadzorcza może podpisać się pod wypowiedzeniem umowy o pracę, jeżeli uchwała rady zawiera jednocześnie postanowienie o odwołaniu z członkostwa w zarządzie i o wypowiedzeniu umowy o pracę. Rada traci natomiast swoje uprawnienia do wypowiedzenia umowy w sytuacji, gdy podejmie uchwałę jedynie o odwołaniu z funkcji w zarządzie. Były członek zarządu staje się wówczas zwykłym pracownikiem i wypowiedzenie podpisuje się wtedy zgodnie z regułami dotyczącymi ogółu podwładnych. Wymówienie podpisane przez radę byłoby niezgodne z przepisami.

Ad. 2) Z naruszeniem przepisów

Chodzi o naruszenia przepisów: art. 30 § 3 i 4, art. 38, art. 39, art. 41, art. 177 § 1 i 5, art. 1821g, art. 1823 § 3, art. 183 § 2, art. 1868 k.p. oraz ustaw przewidujących szczególną ochronę określonych kategorii pracowników, czyli:

- brak pisemnej formy wypowiedzenia (np. mail, sms, kserokopia),

- brak konsultacji z zakładową/międzyzakładową organizacją związkową – oczywiście jeżeli u pracodawcy działają związki,

- wypowiedzenie umowy pracownikom chronionym,

- nieprzestrzeganie przepisów dotyczących zwolnienia indywidualnego i grupowego.

Ad. 3) Niewłaściwa przyczyna

Przyczyna wypowiedzenia musi być konkretna i zgodna z rzeczywistością. W przeciwnym razie wypowiedzenie jest nieuzasadnione.

Ad. 4) Do sprostowania

Często zdarza się, że w wypowiedzeniach pojawiają się literówki czy błędnie wskazane daty oznaczające rozwiązywaną umowę, np. umowa z 1.5.2015 r. zamiast umowa z 15.3.2016 r. albo dzień upływu okresu wypowiedzenia. Kadry niekiedy mylą się także co do imion i nazwisk pracowników i oznaczeń pracodawcy. Zdarzają się również błędne tytuły: wypowiedzenie bez wypowiedzenia zamiast „wypowiedzenie".

Tego rodzaju omyłki nie oznaczają naruszenia przepisów. Jak już bowiem wspomniano, wypowiedzenie jest oświadczeniem woli pracodawcy, do którego stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 65 § 1 k.c. oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają – ze względu na okoliczności, w których zostało złożone – zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje. Sprostowanie ww. błędów nie wymaga składania nowego wypowiedzenia. W zależności od sytuacji można wysłać pismo wyjaśniające do pracownika czy sporządzić notatkę służbową dołączaną do akt osobowych.

Są też błędy, w wyniku których treść wypowiedzenia nie odpowiada wymogom prawa, ale nie uznaje się ich za naruszenie przepisów w rozumieniu art. 45 k.p., czyli uzasadniające roszczenie pracownika o przywrócenie do pracy albo o odszkodowanie. Chodzi tu o:

- brak pouczenia podwładnego o prawie odwołania się do sądu (wbrew art. 30 § 5 k.p.),

- błędne oznaczenie sądu, albo

- wskazanie krótszego okresu wypowiedzenia.

Brak pouczenia nie powoduje nieważności lub nieskuteczności oświadczenia woli pracodawcy, a jedynie możliwość złożenia przez pracownika wniosku o przywrócenie terminu (wyrok Sądu Najwyższego z 23 listopada 2000 r., I PKN 117/00, OSNAPiUS 2002, Nr 13, poz. 304).

Z kolei zgodnie z art. 49 k.p. w razie zastosowania okresu wypowiedzenia krótszego niż wymagany, np. miesięcznego zamiast 3-miesięcznego, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem wymaganego okresu, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do czasu rozwiązania umowy. Zastosowanie krótszego okresu wypowiedzenia jest możliwe w dwóch przypadkach, tj. jego skrócenia na mocy:

- art. 361 k.p. albo

- porozumienia z pracownikiem.

Art. 361 k.p. przewiduje skrócenie okresu wypowiedzenia, gdy jego przyczyną jest ogłoszenie upadłości lub likwidacji pracodawcy albo inne przyczyny niedotyczące pracowników. Uprawnienie to przysługuje zarówno pracodawcom stosującym ustawę o zwolnieniach grupowych, czyli zatrudniającym co najmniej 20 pracowników, jak i mniejszym firmom. Ta możliwość dotyczy jedynie okresu trzymiesięcznego, który można skrócić maksymalnie do miesiąca. Pracownikowi przysługuje wtedy odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Na mocy art. 42 § 4 k.p. można w ten sposób skrócić okres wypowiedzenia zmieniającego warunki płacy, aby nowy system wynagradzania zastartował u wszystkich w tym samym czasie. Jednak za skrócony okres podwładnym należy się wyrównanie do dotychczasowej pensji. Dla pracodawcy korzystniej jest zawrzeć z pracownikami porozumienie o skróceniu tego okresu, ale oczywiście konieczna jest zgoda podwładnych.

Ad. 5) Okoliczności towarzyszące

W trosce o ochronę danych osobowych oraz dóbr osobistych pracodawca nie powinien rozgłaszać w zakładzie informacji o dokonanym wypowiedzeniu. Należy też unikać stosowania słów krytyki w niewłaściwej formie przy wyjaśnianiu motywów zwolnienia. ?