Aby w ogóle można było mówić o oddelegowaniu, przez cały czas trwania wyjazdu musi zostać zachowany stosunek pracy pomiędzy delegującym pracodawcą a osobami świadczącymi pracę w Niemczech. W praktyce pracodawca wysyłający swoich pracowników i ten, na którego rzecz ma być świadczona praca, podpisują umowę w zakresie świadczenia usług przez oddelegowywane osoby. Regulują także warunki współpracy.
Istotne jest przy tym, aby między pracownikami oddelegowanymi a polskim pracodawcą zostały zachowane podstawowe cechy stosunku pracy, o których mowa w art. 22 § 1 kodeksu pracy, w tym aby istniało podporządkowanie zatrudnionego. Gdy nie można potwierdzić istnienia tego stosunku zależności, niemieckie organy kontroli mogą uznać, że między pracownikiem oddelegowanym a niemieckim podmiotem, na rzecz którego wykonywane są usługi, nawiązał się stosunek pracy. W związku z tym to ta niemiecka spółka będzie uważana za pracodawcę i to ona będzie musiała ponosić wszelkie konsekwencje związane z ubezpieczeniem społecznym, odprowadzeniem zaliczek na podatek dochodowy, a nawet równym traktowaniem pracowników niemieckich i polskich w zakresie wynagrodzenia.
Porozumienie stron
Polskim pracodawcom zaleca się zawieranie z osobami wysyłanymi do Niemiec porozumień na okres delegowania. Należy nim przede wszystkim wprowadzić czasową zmianę miejsca świadczenia pracy, ale można też zmienić inne warunki pracy czy płacy, np. określić zasady zwrotu kosztów podróży przez pracodawcę, czy ustalić obowiązek wypłaty dodatkowego wynagrodzenia w okresie oddelegowania.
Jeżeli w czasie oddelegowania miałby ulec zmianie zakres obowiązków, to tę kwestię także należy uregulować na mocy podpisywanego aneksu.
Z uwagi na ewentualne kontrole niemieckich organów administracji celnej dotyczące przestrzegania niemieckiej ustawy o płacy minimalnej, rekomenduje się sporządzanie tego dokumentu w dwóch wersjach językowych.