Zaświadczenie o zarobkach: ZUS Rp-7 pracodawcy wystawiają bez opłat

Tylko prywatne archiwa mają prawo pobierać opłaty za wydanie kopii lub odpisów zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach. Maksymalna nie może jednak przekroczyć 200 zł.

Publikacja: 18.03.2016 05:30

Zaświadczenie o zarobkach: ZUS Rp-7 pracodawcy wystawiają bez opłat

Foto: 123RF

- Od pięciu lat jesteśmy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, która przed przekształceniem była przedsiębiorstwem państwowym, istniejącym od 1945 r. Na przestrzeni 55 lat pracowało w nim kilkadziesiąt tysięcy osób. Obecnie zatrudniamy 150-osobową załogę obsługiwaną kadrowo-płacowo przez pięciu etatowców. Są oni zasypywani wnioskami od byłych pracowników o wystawienie zaświadczeń ZUS Rp-7. Jednocześnie powoduje to dodatkowe koszty dla spółki, bo pracownikom trzeba zapłacić za ekstrapracę (kserowanie pełnej dokumentacji osobowej i płacowej z archiwalnych akt pracowniczych). To też jest dla firmy wielki problem organizacyjno-finansowy. Czy kosztów związanych ze świadczeniem usług na rzecz osób, które mają w tym osobisty interes (ponowne przeliczanie pobieranego świadczenia), nie powinni ponosić sami zainteresowani, jeżeli nie są aktualnie pracownikami spółki? – pyta czytelnik.

Problem poruszony przez czytelnika zgłaszają szczególnie duże zakłady. Wielu byłym pracownikom muszą one wystawiać zaświadczenia o zarobkach, mając do dyspozycji tę samą obsadę kadrową.

Obowiązek ten nakłada na nich ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 748 ze zm.; dalej: ustawa emerytalna). Przewiduje ona:

- wskazanie do podstawy wymiaru przeliczanej emerytury według dotychczasowych zasad zarobków z 20 dowolnych lat kalendarzowych przypadających przed rokiem zgłoszenia wniosku, wybranych z całego okresu podlegania ubezpieczeniu,

- ustalenie przez ZUS kapitału początkowego dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r., które przed 1 stycznia 1999 r. opłacały składki na ubezpieczenie społeczne lub za które składki przed tą datą opłacali płatnicy składek. Przy wyborze zarobków do ustalenia podstawy wymiaru kapitału początkowego stosuje się te same zasady, jakie obowiązują przy obliczaniu i przeliczaniu emerytur i rent według dotychczasowych zasad. Wiele osób chce więc skorzystać z jednej lub obu metod podwyższenia pobieranego świadczenia.

Według resortu

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej 11 lipca 2005 r. zajęło stanowisko w sprawie zasadności opłat pobieranych przez archiwa za wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla potrzeb emerytalno-rentowych. Uznało, że art. 121 ustawy emerytalnej o zwolnieniu z opłat odnosi się wyłącznie do wyciągów i zaświadczeń wydawanych przez urzędy stanu cywilnego oraz dokumentów o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wydawanych przez pracodawców i ich następców prawnych. Dlatego pracodawcy i ich następcy prawni nie mogą pobierać pieniędzy za wydanie pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla potrzeb emerytalno-rentowych.

U prywatnych przechowawców

Natomiast gdy jest to archiwum prowadzone na zasadach określonych w art. 51a i następnych ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 1446 ze zm.), czyli prywatne, ma ono prawo pobierać opłaty za wydawane kopie i odpisy zgromadzonych dokumentów.

Należy jednocześnie podkreślić, że archiwa nie są uprawnione do wydawania zaświadczeń o okresach zatrudnienia oraz o wysokości zarobków na formularzu ZUS Rp-7. Mogą jedynie udostępnić uwierzytelnione wyciągi lub odpisy przechowywanych druków osobowych i płacowych.

Przykład

Pracownica urodzona w 1948 r. chce złożyć do ZUS wniosek o przyznanie emerytury i dlatego rozpoczęła kompletowanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu z trzech poprzednich zakładów pracy. Dwaj byli istniejący pracodawcy przesłali zaświadczenia nieodpłatnie. Natomiast trzeci zakład, w którym kobieta była zatrudniona w latach 1975–1980, już nie istnieje. Akta osobowe załogi przejęło prywatne archiwum. W odpowiedzi na prośbę o przesłanie kopii dokumentacji osobowej i płacowej pracownica otrzymała pismo: „W związku z pani prośbą z 25 września 2015 r. uprzejmie prosimy o wpłatę w tytułu usługi 250 zł na nasze konto". Czy to nie zbyt wysoka opłata za sporządzenie kopii kilku stron dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra kultury z 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (DzU nr 28, poz. 240; dalej: rozporządzenie) opłata za sporządzenie kopii:

- innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia wynosi 4 zł,

- każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac wynosi 4 zł.

Opłata od jednorazowo złożonego zamówienia na sporządzenie odpisu lub kopii całej dokumentacji pracowniczej nie może przekroczyć 200 zł.

Natomiast maksymalną wysokość opłat pobieranych przez prywatnych przechowawców dokumentacji określa § 1 rozporządzenia.

Nawet 35 zł za stronę

Opłaty za poświadczenie niektórych dokumentów są nie wyższe niż:

- 17 zł za sporządzenie kopii świadectwa pracy,

- 35 zł za sporządzenie odpisu świadectwa pracy za każdą rozpoczętą stronę,

- 8 zł za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia za każdą rozpoczętą stronę,

- 4 zł za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku).

- Od pięciu lat jesteśmy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, która przed przekształceniem była przedsiębiorstwem państwowym, istniejącym od 1945 r. Na przestrzeni 55 lat pracowało w nim kilkadziesiąt tysięcy osób. Obecnie zatrudniamy 150-osobową załogę obsługiwaną kadrowo-płacowo przez pięciu etatowców. Są oni zasypywani wnioskami od byłych pracowników o wystawienie zaświadczeń ZUS Rp-7. Jednocześnie powoduje to dodatkowe koszty dla spółki, bo pracownikom trzeba zapłacić za ekstrapracę (kserowanie pełnej dokumentacji osobowej i płacowej z archiwalnych akt pracowniczych). To też jest dla firmy wielki problem organizacyjno-finansowy. Czy kosztów związanych ze świadczeniem usług na rzecz osób, które mają w tym osobisty interes (ponowne przeliczanie pobieranego świadczenia), nie powinni ponosić sami zainteresowani, jeżeli nie są aktualnie pracownikami spółki? – pyta czytelnik.

Pozostało 84% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe