Akta osobowe pracowników wciąż papierowe

Obowiązki na starcie

- Porzucanie pracy przez świeżo zatrudnianych pracowników restauracji przybrało taki rozmiar, że szef postanowił podpisywać umowy na okres próbny 14 dni, a akta osobowe zakładać dopiero, gdy nowy etatowiec wytrzyma w pracy minimum tydzień. Czy taka praktyka jest zgodna z prawem?

Nie. Jeszcze przed dopuszczeniem do pracy pracodawca musi przedstawić nowozatrudnionemu pisemną umowę o pracę albo pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy w formie innej niż pisemna. Umowa jest najważniejszym dokumentem poświadczającym zatrudnienie. Sporządza się ją w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden otrzymuje pracownik, drugi włącza się do jego akt osobowych wraz z dokumentami, które złożył przy naborze do pracy (najczęściej jest to kwestionariusz osobowy i kopie innych dokumentów).

Każda firma, bez względu na formę, w jakiej działa, ma obowiązek natychmiast po zatrudnieniu etatowca założyć i prowadzić dla niego akta osobowe. Bez znaczenia pozostaje długość trwania umowy o pracę czy przewidywany okres zatrudnienia. Nawet podpisanie umowy terminowej na kilka dni czy dwutygodniowej umowy próbnej nie pozwala pominąć tych obowiązków. Niedopuszczalne jest również prowadzenie wspólnych akt osobowych. Dla każdego pracownika należy założyć odrębną teczkę.

Przed dopuszczeniem etatowca do pracy pracodawca musi ponadto udokumentować na piśmie obowiązki informacyjne:

- przekazania mu informacji o warunkach zatrudnienia,

- zaznajomienia go z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z zatrudnionym rodzaju pracy,

- poinformowania o obwieszczeniu ustalającym systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe – jeżeli nie zostały ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy,

- potwierdzenia zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy; jeżeli firma nie ma obowiązku ustalenia regulaminu – trzeba udokumentować przekazanie zatrudnionemu informacji o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Brak możliwości wyboru

- Kadrowa opracowała znacznie bardziej funkcjonalny wzór akt osobowych niż powszechnie obowiązujący. Czy prezes spółki może zacząć go stosować?

Nie. Akta osobowe w każdej firmie powinny wyglądać identycznie. Wymogi, jakim muszą odpowiadać, zostały bowiem skonkretyzowane – na podstawie ustawowego upoważnienia zawartego w art. 2981 kodeksu pracy – w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Teczka personalna obejmuje trzy części:

- A – znajdują się w niej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

- B – tu są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

- C – w tej części trzeba gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Poszczególne dokumenty znajdujące się w kolejnych częściach akt osobowych należy układać w porządku chronologicznym i ponumerować. Każda z części akt powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

W części akt A gromadzi się wyłącznie dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. Ten zakres zwykle nie budzi wątpliwości. Jedynie w sytuacji, gdy w czasie rekrutacji pracodawca uzyskał od pracownika dokumenty, co do których nie ma prawa, względnie oryginały dozwolonych dokumentów, należy je – nawet bez żądania pracownika – zwrócić (w tym drugim przypadku pozostawiając kopie).

Najbardziej rozbudowana jest część B akt osobowych, gdzie zamieszcza się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz te zgromadzone w trakcie zatrudnienia. Wymienia je rozporządzenie, ale zawarte tam wyliczenie ma charakter wyłącznie przykładowy. Pracodawca ma zatem prawo dołączyć do tej części akt osobowych wszelkie inne pisma, które jego zdaniem dokumentują przebieg zatrudnienia pracownika.

Końcowa część C akt osobowych obejmuje wyłącznie dokumentację związaną z ustaniem stosunku pracy. Dokumenty tam przechowywane to oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę lub rozwiązaniu umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, tudzież porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy, oraz obligatoryjnie kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

Zasady obowiązują wszystkich

- Prowadzę niewielką firmę budowlaną. Zatrudniam księgową, która prowadzi mi również kadry. Twierdzi ona, że nie ma przeszkód, aby wszystkie dokumenty gromadzić w jednej teczce. Najważniejsze, żeby jej zawartość była zgodna z rozporządzeniem. Czy w małych firmach, bez wyspecjalizowanych służb kadrowych, takie uproszczenia jest dopuszczalne?

Nie, to naganna praktyka. Przy prowadzeniu akt często dochodzi do popełniania błędów i to jest jeden z nich. Inne uchybienia natury technicznej przy prowadzeniu akt osobowych polegają na mieszaniu dokumentów, które powinny znaleźć się w różnych częściach akt, braku numeracji dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. Jeszcze większym błędem jest prowadzenie akt osobowych bez dzielenia ich na poszczególne części. Nieprawidłowością jest brak sporządzania wykazu dokumentów umieszczonych w poszczególnych częściach akt osobowych, bądź nieuzupełnianie tych wykazów po założeniu akt, oraz nieprzestrzeganie kolejności chronologicznego ułożenia dokumentów.

Za tego typu błędy o naturze technicznej większość pracodawców nie poniesie jednak żadnych konsekwencji. Nie przewiduje się tu odpowiedzialności wykroczeniowej. Jednocześnie są to błędy zbyt błahe, żeby pracownik mógł domagać się ich naprawienia na drodze sądowej.

To nie miejsce na donosy, wycinki z prasy czy facebooka

- Szef gromadzi w aktach osobowych anonimy przesyłane na temat pracowników oraz wycinki z gazet dotyczące ich aktywności politycznej i społecznej. Drukuje też interesujące w jego opinii posty, zamieszczane przez pracowników na portalach społecznościowych. Czy jest to zgodne z prawem i czy pracownicy mają instrumenty, aby zakwestionować tę praktykę?

Tego typu działania pracodawcy są ewidentnie niezgodne z prawem. Nielegalne jest gromadzenie w aktach osobowych jakichkolwiek dokumentów dotyczących życia rodzinnego pracownika czy innych sfer jego aktywności pozazawodowej, np. hobby, działalności politycznej, społecznej, kulturalnej, itp. Analogicznie pracodawca nie ma prawa umieszczać w aktach wydruków z portali społecznościowych. Teczka etatowca ma bowiem wyłącznie dokumentować zatrudnienie, a nie całą historię życia podwładnego.

Problematyczną kwestią w orzecznictwie jest natomiast zgoda na włączanie do części B akt osobowych notatek służbowych na temat zachowań pracownika. Dopuszczono to w wyroku z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01, OSNAPiUS 2002 r. nr 16). SN uznał wówczas, że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika także z uwagi na otwarty charakter akt osobowych.

Restrykcyjne podejście SN zaprezentował natomiast w wyroku z 23 listopada 2010 r. (I PK 105/10). Uznał wówczas, że wśród dokumentów, które legalnie mogą trafić do akt, nie ma wymienionych „pism ostrzegawczych" czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków. Sporządzanie takich pism czy notatek uznano za niedopuszczalne, ponieważ prowadzą do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych.

Taka interpretacja jest jednak zbyt zachowawcza. Przyjmując ją, pracodawca, aby odnotować niewłaściwe zachowanie podwładnego, zawsze byłby zmuszony do stosowania kar porządkowych.

Niewłaściwe jest natomiast gromadzenie notatek szkalujących pracownika i nieprawdziwych. Nieprawidłowe jest także przechowywanie w aktach osobowych dokumentów, które mogły tam się znajdować przez pewien okres, ale po wymaganym czasie powinny zostać usunięte. Dotyczy to przede wszystkim informacji o zastosowanej wobec pracownika karze porządkowej, po zatarciu tej kary (art. 113 § 1 k.p.) oraz orzeczeń o zastosowaniu wobec pracowników kar dyscyplinarnych, jeśli pracodawca zobowiązany jest do ich usunięcia na podstawie odrębnych przepisów.

Pracownik ma prawo wglądu do swoich akt. Jeśli dojdzie do wniosku, że pracodawca umieścił w nich niewłaściwe dokumenty, może żądać ich usunięcia. Jeżeli to żądanie zostanie zignorowane, ma prawo wystąpić do sądu z powództwem o usunięcie dokumentów z akt osobowych, kierując pozew do sądu rejonowego.

Grzywna za niewłaściwe przechowywanie dokumentów

- Prezes spółki w kłopotach finansowych nakazał podwładnym wyrzucić w lesie wszystkie akta dawniej zatrudnianych pracowników. Czy coś mu za to grozi?

Tak. Takie zachowanie może się dla pracodawcy skończyć grzywną.

Kara za naruszenie obowiązków przy prowadzeniu akt osobowych grozi w dwóch przypadkach. Po pierwsze wtedy, gdy pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dominuje pogląd, że to wykroczenie ma miejsce wówczas, gdy akta osobowe lub inna dokumentacja pracownicza nie jest w ogóle prowadzona, a nie wtedy, gdy pracodawca zaniecha włączenia do akt lub dokumentacji konkretnych dokumentów. Z karą należy się liczyć także za naruszenie obowiązku przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Do poniesienia odpowiedzialności nie jest przy tym konieczne, aby akta osobowe zaginęły lub zostały zniszczone. Kara zostanie wymierzona za samo narażenie tych dokumentów na zniszczenie lub uszkodzenie. W opisanym przypadku do przypisania odpowiedzialności wystarczy zatem samo porzucenie dokumentów w lesie, nawet jeśli następnie zostały odnalezione w stanie kompletnym.