Przywołane w nich przepisy mają zastosowanie jeszcze przez kilka miesięcy – do 25 maja 2018 r., kiedy to zacznie być stosowane ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Niemniej jako obowiązujące powinny być obecnie brane pod uwagę przy przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do pracy.
1. NIC POZA OKREŚLONY KATALOG DANYCH
Pozyskiwanie danych osobowych potencjalnych pracowników musi odbywać się w sposób zgodny z prawem (zasada legalizmu – art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych), a więc z zachowaniem jednej z przesłanek określonych w art. 23 tej ustawy. Zakres danych osobowych, jakich może żądać zatrudniający w procesie rekrutacji, jest wyraźnie wskazany w art. 22
1
ustawy – Kodeks pracy. Pracodawca może zatem domagać się informacji o: imieniu (imionach) i nazwisku, imionach rodziców, dacie urodzenia, miejscu zamieszkania (adres do korespondencji), wykształceniu, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Wskazany katalog jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że co do zasady pracodawca nie ma prawa pozyskiwać innych informacji, np. dotyczących stanu cywilnego (szerszy katalog mogą ewentualnie przewidywać przepisy szczególne).
2. ADEKWATNOŚĆ GROMADZONYCH DANYCH
Pozyskiwanie danych osobowych musi odbywać się zgodnie z zasadą adekwatności (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych) – administrator powinien przetwarzać tylko takiego rodzaju dane i tylko o takiej treści, które są niezbędne ze względu na cel zbierania danych. Dane osobowe nie mogą być zbierane na zapas, „na wszelki wypadek", tj. bez wykazania celowości ich pozyskania i niezbędności dla realizacji zadań administratora danych. Pracodawca nie może przetwarzać danych w zakresie szerszym niż niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu, jak również danych o większym, niż uzasadniony tym celem, stopniu szczegółowości. Żądanie przez pracodawcę informacji wykraczających poza przepisy może być uznane jako dyskryminujące.