Nie ma wymogu prawnego, aby okres trwania umowy na czas określony dokładnie odpowiadał długości danego przedsięwzięcia. Uwzględniając brak szczególnych regulacji należy uznać, że pracodawca nie ma obowiązku zawierania umowy na czas określony, obejmującej cały przedział czasu trwania danego projektu. Istotne jest jedynie to, aby ostatnia umowa terminowa nie wykraczała poza okres realizacji danego przedsięwzięcia – jeżeli ma być traktowana w kategoriach umowy na czas określony niezaliczanej do limitów tego rodzaju umów przewidzianych w kodeksie pracy.
Jeśli obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy ulegną przedłużeniu, mimo właściwych szacunków w zakresie ich trwania, należy uznać, że pracodawca ma prawo zawrzeć dodatkową pozalimitową umowę terminową. Umowa ta nie powinna jednak wykraczać poza przewidywany okres trwania potrzeb kontraktowych, które w ocenie pracodawcy mieszczą się w pojęciu przyczyn obiektywnych.
Umowa na czas określony zawarta w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn musi wskazywać te przyczyny. Wynika to z przepisów k.p., jak również z treści wzoru umowy o pracę załączonego do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894).
Nie ma jednak żadnych wytycznych, z których wynikałoby, jaki kształt czy poziom szczegółowości musi mieć umowny zapis dotyczący przyczyn obiektywnych. Z pewnością za niewystarczający należy uznać krótkie i zdawkowe sformułowanie „umowa o pracę została zawarta w związku z obiektywnymi przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy". Można przyjąć, że wystarczy krótka adnotacja, która koresponduje z konkretną przyczyną uznaną przez strony w kategoriach przyczyn obiektywnych.
Informacja do PIP
Pracodawca ma obowiązek zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy – w formie pisemnej lub elektronicznej – o zawarciu umowy o pracę związanej z istnieniem obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie.