Papierowe zwolnienia lekarskie o rok dłużej

Kontrola krótkoterminowych zwolnień lekarskich wciąż jest utrudniona, ponieważ lekarze i płatnicy nie są przygotowani do przejścia na ich elektroniczną wersję. Przedłużenie możliwości wystawiania papierowych zaświadczeń odroczy możliwość czerpania korzyści z e-zwolnień.

Aktualizacja: 19.02.2017 12:50 Publikacja: 19.02.2017 12:18

Papierowe zwolnienia lekarskie o rok dłużej

Foto: Fotorzepa, Sławomir Mielnik

W sezonie jesienno-zimowym jeszcze wyraźniej widać dwie niepokojące tendencje w zakresie korzystania ze zwolnień lekarskich wśród zatrudnionych.

Z jednej strony mamy do czynienia z tzw. prezenteizmem. Nazwa pochodzi od angielskiego słowa „present", czyli obecny, i dobrze oddaje naturę tego zjawiska – to przychodzenie do pracy, mimo złego samopoczucia i wyraźnych symptomów choroby. Nierzadko zdarza się, że w obawie przed rozwiązaniem umowy pracownik ukrywa przed przełożonym fakt posiadania zwolnienia, decydując się na skorzystanie z możliwości wzięcia wolnego dopiero, gdy schorzenie uniemożliwia mu jakąkolwiek pracę.

Trzeba w tym miejscu przypomnieć, że pracodawca właściwie nie dysponuje środkami, aby wysłać nawet ewidentnie chorego pracownika na badania lekarskie, poza przypadkami obowiązkowych badań profilaktycznych medycyny pracy. Takie stanowisko prezentuje również Główny Inspektor Pracy (pismo nr GPP-249-4560-10-1/11/PE/RP). W praktyce oznacza to, że jeżeli przełożony nie wie o posiadanym przez podwładnego zaświadczeniu lekarskim, nie ma możliwości zwolnić go z obowiązków służbowych i wysłać do domu z powodu choroby.

Z drugiej strony powszechnym zjawiskiem są fikcyjne zwolnienia lekarskie lub wykorzystywanie ich w innym celu niż rekonwalescencja. Często wynika to z odmowy udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w pożądanym terminie lub próby uniknięcia otrzymania wypowiedzenia.

Remedium na obydwa zjawiska miały być wprowadzone 1 stycznia 2016 r. elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-zwolnienia).

ZLA nie do ukrycia

Założeniem ustawodawcy było usprawnienie procesu wystawiania zwolnień lekarskich i informowania o zaświadczeniu zarówno ZUS, jak i pracodawcy. Wypełnione przez lekarza w systemie elektronicznym zwolnienie ma się pojawiać w systemie ZUS z chwilą jego wystawienia, a najpóźniej w dniu następnym – na elektronicznym profilu płatnika składek.

Tym samym pracownik nie musiałby już dochować 7-dniowego terminu na przekazanie papierowego zwolnienia płatnikowi. Pracodawca natomiast – dzięki szybkiej informacji o nieobecności podwładnego – mógłby nie tylko niezwłocznie zorganizować zastępstwo za chorego, ale przede wszystkim zyskałby możliwość kontroli krótkoterminowych zwolnień.

Praktyka pokazała bowiem, że ani pracodawcy samodzielnie, ani ZUS nie są w stanie przeprowadzić kontroli wątpliwych zwolnień, jeżeli trwają one krócej niż 14 dni. Pracownicy mają bowiem aż 7 dni od otrzymania zwolnienia lekarskiego na jego przekazanie pracodawcy (jeżeli wysyłają zwolnienie lekarskie drogą pocztową, dociera ono do zakładu pracy nawet po dwóch tygodniach od wydania). ZUS z kolei odmawia przeprowadzenia badań lekarskich rzekomo chorego pracownika, jeżeli obiektywnie nie ma możliwości wezwania go na nie przed upływem okresu zwolnienia.

Wobec wpływu zwolnień lekarskich drogą elektroniczną bezpośrednio od ZUS, bez pośrednictwa pracownika, podwładny ma także stracić możliwość zatajenia zwolnienia przed przełożonym. Pracodawca zaś nie będzie mógł zasłaniać się niewiedzą o jego wystawieniu i dopuścić chorego do pracy.

Tyle teorii. Praktyka pokazała, że e-zwolnienia nie spełniły w pełni pokładanych w nich dużych oczekiwań.

Problemy na łączach

Na przeszkodzie wdrożenia e-zwolnień stanęły w szczególności kwestie techniczne.

Mimo upływu ustawowego terminu na założenie przez pracodawców e-profilów i zbliżającego się terminu wycofania zwolnień papierowych, nie wszystkie firmy oraz lekarze dostosowali swoje systemy do nowych rozwiązań technicznych wymaganych do obsługi e-zwolnień. Nie założenie e-profilu nie jest przy tym obwarowane żadnymi sankcjami, a jedynie uniemożliwia korzystanie z e-zwolnień.

Inną kwestią jest brak odpowiedniego sprzętu i oprogramowania w gabinetach lekarskich oraz niekompatybilności systemu elektronicznego ZUS i aplikacji używanych dotychczas przez lekarzy. Od początku funkcjonowania e-zwolnień lekarze sygnalizowali, że z uwagi na problemy techniczne wypełnienie e-zwolnień jest bardziej czasochłonne niż wystawienie tradycyjnego papierowego zaświadczenia. Skutkowało to tym, że lekarze otwarcie bojkotowali nową formę zwolnień lekarskich (według danych ZUS w 2016 r. e-zwolnienia stanowiły niespełna 3 proc. wszystkich zwolnień).

Więcej czasu na wdrożenie

Powyższe trudności stanowią m.in. powód planowanego przedłużenia o kolejny rok okresu przejściowego, w którym lekarze będą nadal mogli wystawiać zwolnienia papierowe. Zgodnie z przygotowywanym projektem nowelizacji (numer projektu MRPiPS – UD 137), okres przejściowy ma obowiązywać do 31 grudnia 2018 r. Mając na uwadze tempo wdrażania rozwiązań technicznych w polskiej służbie zdrowia czas pokaże, czy nowy termin pożegnania zwolnień papierowych nie zostanie ponownie odłożony w czasie.

Wciąż na papierze

E-zwolnienia nie rozwiązują jednak wszystkich problemów związanych z pracowniczymi zwolnieniami lekarskimi.

Przede wszystkim, obowiązek założenia e-profilu mają jedynie pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia powyżej 5 ubezpieczonych. To oznacza, że wprowadzone zmiany przyniosą praktyczne korzyści jedynie większym firmom, które w Polsce nadal są w mniejszości.

Ponadto, e-zwolnienia nie zdejmują z pracowników wszystkich dotychczasowych obowiązków związanych z nieobecnością w pracy z powodu choroby. Choć płatnik będzie niezwłocznie otrzymywać informację o wystawieniu danej osobie zwolnienia lekarskiego, pracownik nadal będzie musiał usprawiedliwić swoją nieobecność w ciągu jej pierwszych 2 dni. Przepisy rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1632), nakładające na zatrudnionego obowiązek poinformowania zakładu o chorobie, nie zostały bowiem zmienione w tej części. Innymi słowy, informacja o zwolnieniu lekarskim na e-profilu płatnika składek służy jedynie do celów wynikających z ubezpieczenia społecznego. Nie wpływa natomiast na obowiązki organizacyjne pracownika – jest jedynie dowodem, że jego nieobecność jest (przynajmniej w teorii) spowodowana chorobą.

Komentarz eksperta

Katarzyna Magnuska, radca prawny w praktyce prawa pracy Kancelarii Bird & Bird

Wbrew pozorom, utrzymanie obowiązku pracownika usprawiedliwiania nieobecności przed upływem jej drugiego dnia, należy ocenić pozytywnie. Pomijając ewentualne problemy techniczne związane z przekazywaniem e-zwolnień na profil informatyczny pracodawcy, w praktyce dostęp do e-profilu firmy ma ograniczony krąg osób. Najczęściej jest to pracownik działu kadr lub główny księgowy. Przełożeni zwykle nie mają do niego wglądu. Zupełne zniesienie obowiązku pracownika informowania o nieobecności spowodowanej chorobą mogłoby prowadzić do sytuacji, gdy – w razie nieefektywnej komunikacji między pracownikiem z dostępem do e-profilu a przełożonym chorego – ten ostatni zbyt późno uzyskiwałby informację o konieczności organizacji zastępstwa. To zaś mogłoby się negatywnie odbić na zachowaniu ciągłości pracy w firmie. Z drugiej strony sprawna komunikacja między kadrami a przełożonym okaże się nie do przecenienia w przypadku zamiaru wręczenia pracownikowi wypowiedzenia. Aby pracodawca uniknął przykrej niespodzianki, rekomendowanym rozwiązaniem jest wcześniejsze potwierdzenie, czy w dniu spotkania z podwładnym nie korzysta on ze zwolnienia lekarskiego i zarazem szczególnej ochrony przed rozwiązaniem umowy.

Mimo wielu krytycznych uwag pod adresem e-zwolnień, ich wprowadzenie jest pożądaną zmianą. Oprócz wspomnianego ukrócenia nagannej praktyki niewłaściwego korzystania przez pracowników ze zwolnień, wystawiania fikcyjnych zwolnień przez lekarzy, ale także zmuszania chorych osób do pracy, e-zwolnienie to krok w kierunku postulowanej od dawna możliwości digitalizacji dokumentów pracowniczych. Pozostaje życzyć sobie, aby zmiany te postępowały jak najszybciej i były przemyślane.

W sezonie jesienno-zimowym jeszcze wyraźniej widać dwie niepokojące tendencje w zakresie korzystania ze zwolnień lekarskich wśród zatrudnionych.

Z jednej strony mamy do czynienia z tzw. prezenteizmem. Nazwa pochodzi od angielskiego słowa „present", czyli obecny, i dobrze oddaje naturę tego zjawiska – to przychodzenie do pracy, mimo złego samopoczucia i wyraźnych symptomów choroby. Nierzadko zdarza się, że w obawie przed rozwiązaniem umowy pracownik ukrywa przed przełożonym fakt posiadania zwolnienia, decydując się na skorzystanie z możliwości wzięcia wolnego dopiero, gdy schorzenie uniemożliwia mu jakąkolwiek pracę.

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona