Zasady udzielania urlopu bezpłatnego

Jedną z cech odróżniających umowy cywilnoprawne od stosunków pracy jest prawo etatowca do urlopu wypoczynkowego. Gwarancję realnej możliwości korzystania z tego uprawnienia stanowi jednak dopiero zapłata pensji za czas nieobecności. Korzyść związana z urlopem staje się problemem, gdy pracownik potrzebuje więcej wolnego niż przewidują to przepisy. W sukurs takim potrzebom przychodzi instytucja urlopu bezpłatnego.

Wniosek pracownika...

Urlopu bezpłatnego udziela się na wniosek pracownika. Powinien w nim wskazać okres, w jakim chce korzystać z tego urlopu. Wniosek może złożyć w każdej formie. Sąd Najwyższy w wyroku z 1 lutego 2017 r. (I PK 41/16) uznał, że dopuszczalna jest również forma dorozumiana. Dla celów dowodowych warto jednak, aby było to pismo lub dokument.

Teoretycznie wniosek nie wymaga uzasadnienia. W praktyce wskazane jest natomiast, aby etatowiec zamieścił uzasadnienie albo przynajmniej ustnie przedstawił motywy swej prośby. Szczególnie obecnie, w dobie niedoborów kadrowych, pracodawcy niezbyt chętnie godzą się bowiem na długą nieobecność podwładnych.

Ważne! Urlopu bezpłatnego można udzielić wyłącznie pracownikowi. Udzielenie go po rozwiązaniu stosunku pracy jest nieważne. Tak uznał SN w wyroku z 5 maja 2005 r. (III PK 12/05, OSNP 2005, nr 23, poz. 375).

... decyzja pracodawcy

Żaden przepis prawa pracy nie określa warunków, na jakich urlop bezpłatny może zostać udzielony. W związku z tym decyzja pracodawcy w tym przedmiocie ma charakter całkowicie swobodny i zależy wyłącznie od jego woli.

Oznacza to po pierwsze, że przełożony ma prawo odmówić pracownikowi udzielenia urlopu bezpłatnego niezależnie od tego, jak ważna dla zatrudnionego jest przyczyna ubiegania się o ten urlop. Po drugie, pracodawca nie jest związany wnioskiem etatowca również w zakresie uwzględnienia w całości określonego przez niego terminu urlopu. Wniosek wiąże go o tyle, że nie może udzielić pracownikowi zgody na urlop bezpłatny w zupełnie innym terminie, niż domagał się zatrudniony. Dopuszczalne jest natomiast ograniczenie zgody tylko do części okresu, o jaki wnioskował etatowiec. Może się zdarzyć, że w takich okolicznościach pracownik zrezygnuje z zamiaru korzystania z urlopu. Należy więc uzyskać jego stanowisko w tym przedmiocie.

Długość urlopu bezpłatnego nie jest przy tym w żaden sposób limitowana. Zależy wyłącznie od woli etatowca zaakceptowanej przez szefa.

Utrudniony powrót

Udzielając urlopu bezpłatnego pracownikowi na jego wniosek, firma zawiera z nim umowę. Na jej mocy pracodawca zobowiązuje się zwolnić podwładnego z obowiązku wykonywania pracy przez określony czas, a pracownik rezygnuje z korzystania z prawa wykonywania tej pracy i otrzymywania wynagrodzenia w ustalonym okresie. Stosunek pracy przez czas urlopu bezpłatnego pozostaje zawieszony. Żadna ze stron takiej umowy nie może w sposób jednostronny przedłużyć ani skrócić okresu jej obowiązywania.

Etatowiec, którego absencja ma trwać dłuższy czas, powinien mieć świadomość tego, że szef zorganizuje zastępstwo na okres jego nieobecności. Najczęściej sprowadza się to do zatrudnienia nowej osoby. Skutkiem tego korzystający z urlopu bezpłatnego nie może liczyć, że uda mu się skrócić urlop bez zgody szefa, nawet gdy przestał potrzebować wolnego.

Również przedłużenie urlopu bezpłatnego jest możliwe wyłącznie w drodze porozumienia stron.

Przykład:

Pracodawca udzielił podwładnemu urlopu bezpłatnego na 2 lata poczynając od czerwca 2017 r., ponieważ żona pracownika miała dostać intratną posadę za granicą. Ten plan się nie powiódł i małżeństwo nie wyjechało. Szef w międzyczasie zatrudnił na zastępstwo pracownika inną osobę na czas określony. Może odmówić zgody na wcześniejszy powrót etatowca do pracy.

Odwołanie trzeba przewidzieć

W przypadku urlopu bezpłatnego trwającego dłużej niż 3 miesiące, strony umowy mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Te przyczyny są tożsame z przyczynami uprawniającymi do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca nie może więc ich znać ani przewidywać, że wystąpią, w momencie wyrażania zgody na urlop bezpłatny. Najczęściej dotyczą one sytuacji, które zakłóciły normalny tok pracy pracodawcy.

Musi być podanie...

Szef nie ma prawa udzielić urlopu bez wniosku pracownika, a tym bardziej bez jego zgody. Nielegalne jest zatem wysyłanie zatrudnionych osób na urlopy bezpłatne w czasie planowanych przestojów spowodowanych okresowymi trudnościami finansowymi firmy czy na czas remontu.

... oraz zgoda szefa

Z rozpoczęciem urlopu pracownik musi zaczekać na zgodę przełożonego. Jeśli zacznie z niego korzystać po złożeniu wniosku, ale bez uzyskania zgody szefa, dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (por. wyrok SN z  15 marca 2001 r., I PKN 306/00, OSNAPiUS 2002 nr 24, poz. 591).

Uprawnienia podwładnego

W okresie urlopu bezpłatnego pracownik podlega ochronie przed wypowiedzeniem umowy o pracę (art. 41 k.p.) oraz warunków pracy i płacy (art. 42 k.p.). Jednak w przypadku zwolnień grupowych ta ochrona dotyczy wyłącznie urlopów bezpłatnych krótszych niż 3 miesiące. Urlop bezpłatny dłuższy niż miesiąc powoduje natomiast proporcjonalne ograniczenie prawa pracownika do urlopu wypoczynkowego (art.1552 k.p.).

Za czas niezdolności do pracy w okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzyma zasiłku chorobowego.

Po zakończeniu urlopu bezpłatnego etatowiec wraca do pracy i powinna to być praca tego samego rodzaju (chociaż niekoniecznie taka sama), jak ta, którą wykonywał wcześniej (wynikająca z umowy o pracę) za takim samym wynagrodzeniem. Gdyby pracodawca odmawiał zatrudnienia pracownika, służy mu roszczenie o dopuszczenie do pracy. Natomiast nieobecność w pracy po zakończeniu urlopu bezpłatnego może skutkować dyscyplinarnym zwolnieniem.

Urlopu bezpłatnego co do zasady nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia i świadczenia pracownicze. Tego okresu nie zalicza się również do okresu wpływającego na długość wypowiedzenia umowy. Od tej reguły istnieją jednak pewne wyjątki. Dotyczą one np. młodocianych (art. 205 § 4 k.p.), związkowców czy pracowników wypożyczonych innemu pracodawcy na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcami (art. 1741 § 2 k.p.).

Obowiązek udzielenia

Nieograniczone prawa pracodawcy do decydowania o możliwości skorzystania z urlopu bezpłatnego etatowca doznaje czasem poważnych ograniczeń. Liczne przepisy szczególne eliminują bowiem dopuszczalność odmowy udzielenia wolnego osobom przez nie uprzywilejowanym.

Jednym z najczęściej występujących przypadków jest wniosek związkowca, którego powołano do pełnienia funkcji związkowych poza zakładem pracy, zaś konieczność realizowania tej funkcji w czasie urlopu bezpłatnego odbywa się w ramach stosunku pracy nawiązanego na podstawie wyboru lub umowy o pracę. Wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego w celu sprawowania funkcji związkowej nie może złożyć sam pracownik, tylko uprawniony organ tej organizacji związkowej, w której pracownik ma pełnić funkcję. Organ musi to zrobić przynajmniej 14 dni przed przewidywanym terminem rozpoczęcia urlopu. Jeżeli o udzielenie urlopu bezpłatnego wystąpił właściwy organ i zostały spełnione wszystkie wymagane przesłanki, pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek.

Odmowa udzielenia urlopu bezpłatnego nie wchodzi też w grę w przypadku zatrudniania młodocianego pracownika szkoły dla pracujących, który wnosi o udzielenie tego urlopu w okresie ferii.

Inne obligatoryjne urlopy bezpłatne mogą obciążać pracodawców zatrudniających osoby, którym udało się wygrać wybory. Prawo do urlopu uzyskują:

- posłowie i senatorowie na okres sprawowania mandatu oraz 3 miesięcy po jego wygaśnięciu,

- zatrudnieni w urzędzie gminy, w której uzyskali mandat radnego, oraz osoby sprawujące funkcję kierownika lub zastępcy kierownika w jednostce organizacyjnej tej gminy; radny otrzymuje urlop bezpłatny na swój wniosek na okres sprawowania mandatu oraz 3 miesięcy po jego wygaśnięciu.

Urlop bezpłatny dla posła, senatora lub radnego musi zostać udzielony bez względu na rodzaj i okres trwania stosunku pracy. Stosunek pracy posła, senatora czy radnego zawarty na czas określony, który ustałby przed terminem zakończenia urlopu bezpłatnego, przedłuża się do 3 miesięcy po zakończeniu tego urlopu.

Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu